Netykieta, czyli jak zachowywać się w sieci, by wyjść na fajnego człowieka | Szkoła biznesu Laba
should_authorize_via_email
email.input_code tel.input_code
email.code_actual_for tel.code_actual_for
apply_exit_text
session_ended
to_homepage
Blog

Wyszukiwarka

Spis treści:

Netykieta, czyli jak zachowywać się w sieci, by wyjść na fajnego człowieka

7 wskazówek przydatnych w pracy i poza nią.

blog-cover-netykieta-61c357c1af7bf994228659-min-64dcaa4cc9b34313158747.jpg

Kiedy na przełomie XVII i XVIII wieku we francuskim Wersalu dworzanie zbyt często pozwalali sobie na deptanie pieczołowicie pielęgnowanej zieleni, królewski ogrodnik sięgnął po znaki – etykiety (fr. etiquette) – by powstrzymać ich z dala od kwietników, rabat i klombów. „Postępować w zgodzie z etykietą” oznaczało wtedy nic innego, jak „trzymać się z dala od trawy”, a dopiero z czasem określenie ewoluowało do innych zasad, których należy przestrzegać. „Etykiety” nie wymyślił jednak ogrodnik Króla Słońce, i choć określenie to prawdopodobnie zapisało się na kartach historii dzięki wersalskim trawnikom, współczesna etykieta pisana jest w dużej mierze na kartach… przeglądarek. W czasach, gdy w internecie nasze życie prywatne przenika się z edukacją i życiem zawodowym, bardziej niż kiedykolwiek potrzebujemy uporządkować to, co w sieci przystoi, a co nie. Proszę za mną – zaczynamy lekcję netykiety. Temat zajęć: savoir-web!

#1. Stosuj narzędzia komunikacji odpowiednie do sytuacji

Nawet w nieograniczonej przestrzeni cyfrowej trzeba wyznaczyć pewne granice. Portugalia przyjęła w listopadzie zmiany w prawie, które m.in. zabraniają pracodawcom kontaktować się z pracownikami poza godzinami pracy. To, co w niektórych miejscach choć częściowo uregulowane jest już przepisami, w innych nie podlega jeszcze dyskusji – a powinno. Pracujemy, odpoczywamy (a przynajmniej spędzamy w jakiś sposób czas wolny) i komunikujemy się w sieci. Postawienie wyraźnych granic pomiędzy tymi obszarami, a także wewnątrz nich, jest więc konieczne. 

W praktyce oznacza to respektowanie godzin pracy naszych współpracowników, a także korzystanie z przyjętych narzędzi komunikacji – najczęściej e-maila, firmowego komunikatora i telefonu. Dla komfortu członków zespołu, warto korzystać z nich w określonym porządku. Mailem wysyłamy wiadomości w sprawach, w których nie potrzebujemy natychmiastowej odpowiedzi, i w których zarówno nadawca może (i powinien) pozwolić sobie na starannie przygotowaną treść, jak i odbiorca na przemyślaną i wnikliwą odpowiedź. Komunikator umożliwia rozmowę w czasie rzeczywistym lub niedużych odstępach, co czyni go idealnym medium do uzyskiwania odpowiedzi i decyzji, które muszą zapaść dzisiaj. Ale nie „natychmiast” – to teren, którego królem jest telefon. O ile wiadomości na czacie nie znikają i będą dla naszego interlokutora dostępne również po spotkaniu, na którym właśnie jest, lub po tym jak odwiezie dzieci do szkoły, o tyle połączenie telefoniczne istnieje tylko tu i teraz. Dlatego warto zarezerwować je na sprawy niecierpiące zwłoki, kiedy dzieje się coś, czego nie przewidzieliśmy, albo pomoc i opinia naszego współpracownika jest niezbędna do zrobienia kolejnego kroku w tym, nad czym właśnie pracujemy. Rozumienie i stosowanie tego podziału przez cały zespół pozwala zdefiniować oczekiwania dotyczące czasu na odpowiedź i daje naszym kolegom możliwość zarządzania presją związaną z byciem na bieżąco ze skrzynką wiadomości.

#2. Nie wymuszaj ciągłej dostępności i natychmiastowych odpowiedzi

„Nie mogę teraz rozmawiać, mam czas dla siebie”. Nie tylko w pracy to, jak komunikujemy się z innymi, wymaga uważności. Dla wielu czas „poza zasięgiem” jest kluczowy dla zachowania dobrostanu psychicznego. Social media i stały dostęp do komunikatorów w telefonie stwarzają pozór ciągłej dostępności. Tymczasem zielone kółeczko nie równa się gotowości i chęci do rozmowy, nie powinniśmy więc spodziewać się natychmiastowej odpowiedzi na naszą wiadomość na jego podstawie. Niektóre komunikatory – np. iMessage w systemie IOS – umożliwiają wyświetlenie komunikatu o wyłączonych powiadomieniach w odpowiedzi na wiadomość, kiedy odbiorca korzysta z trybu skupienia, np. „Czas dla mnie” lub „Nie przeszkadzać”. Warto wziąć taką możliwość pod uwagę niezależnie od medium kontaktu, i nie brać do siebie opóźnionej odpowiedzi, a nawet jej braku. „Wyświetlone” nie znaczy „zignorowane”. 

#3. Zadbaj o jakość treści w e-mailach, wiadomościach i komentarzach

Fine dining w komunikacji? Słowami Dietera Ramsa – „mniej, ale lepiej”. Mniej wiadomości, maili czy komentarzy, za to takie, które trafiają w punkt i precyzyjnie wyrażają to, czym chcemy się podzielić. Jak zwykle w takich sytuacjach, komunikacyjny fine dining kosztuje więcej – naszego czasu i uwagi – ale nasyci na długo i zrobi wrażenie. 

Pisanie maili to sztuka, której można byłoby poświęcić cały artykuł. Stosując się do zasady „mniej, ale lepiej” wybrałam te wskazówki, które robią w pisaniu elektronicznych listów największą różnicę. Po pierwsze, nie traktuj maila jak komunikatora. Uporządkowane wiadomości z logicznym układem i podziałem na akapity oraz czytanie ze zrozumieniem i adekwatne odpowiedzi, które nie pozostawiają nic bez komentarza – to klucz do porozumienia. Po drugie, pamiętaj o odpowiednim adresowaniu wiadomości. W polu „Do” powinny znaleźć się adresy osób, od których oczekujesz reakcji po otrzymaniu wiadomości, za to pole „DW” – „Do Wiadomości” – to przestrzeń dla osób, które powinny pozostać na bieżąco z tym tematem. Obie listy powinny być tak krótkie, jak to możliwe. Po trzecie, jeśli zależy ci na odpowiedzi lub reakcji w określonym terminie, umieść tę informację w wiadomości, a nawet w samym tytule – prawdopodobieństwo, że adresat zareaguje na czas bez konieczności przypominania jest dużo wyższe.

Powiecie wreszcie, że najważniejsze jest to, by rozmówca nas zrozumiał. Tak, ale gdy zbyt często serwujemy komuś odpowiedź niechlujną, tylko połowicznie na temat i bez znaków przestankowych, pozostawiamy go z frustrującym poczuciem braku porozumienia. Nawet jeśli lubimy fast food, to nie znaczy, że chcemy żywić się nim na co dzień. 

#4. Dostosuj się do medium

Każde miejsce w sieci rządzi się swoimi prawami. Demokratyczna możliwość wyrażenia swojej opinii na różne tematy to jedna z podstawowych zalet internetu, ale czasem również jego zguba. Dlatego w wielu miejscach w internecie obowiązują zasady, które porządkują cyfrową rzeczywistość. W formułowaniu postów i komentarzy w sieci, poza higieną i zwięzłością wypowiedzi, ważne jest dopasowanie do medium i respektowanie jego reguł. Kiedy wysyłasz zaproszenie do swojej sieci na LinkedInie, warto, by towarzyszyła mu krótka wiadomość. Kiedy chcesz zapytać ulubionego instagramowego twórcę o radę lub polecenie, sprawdź, czy na swoim profilu informuje o preferowanej formie kontaktu. Zanim zareklamujesz coś w sąsiedzkiej grupie na Facebooku, upewnij się, że to nie wbrew regulaminowi. To tylko kilka przykładów, które sprowadzają się do jednego wniosku – postaraj się poznać zasady konkretnego medium, a później do nich stosować. 

#5. Kiedy planujesz spotkanie online, zadbaj o to, by każdy wiedział jaką rolę na nim pełni, jak powinien się przygotować, oraz że zostanie wysłuchany

Zoom i Meet, czyli zbliżenie na spotkania. Kiedy spodziewasz się gości w swoim domu, prawdopodobnie nie siedzisz przy stole, czekając aż wejdą, poczęstują się napojem i rozpoczną rozmowę. Zamiast tego witasz ich w progu, upewniasz się, że wszyscy się znają i zachęcasz do zajęcia miejsca i opowiedzenia, co słychać. Wbrew pozorom, niewiele różni się to od organizacji spotkań online.

By były udane, spotkania w sieci również potrzebują gospodarza, czyli osoby prowadzącej, a do tego agendy oraz osoby sporządzającej notatki. Idealnie, gdy każdy z tych elementów jest określony jeszcze przed spotkaniem. Osoba prowadząca powinna dbać o dynamikę spotkania, nawigować pomiędzy kolejnymi punktami do omówienia i upewniać się, że każdy z zebranych ma szansę się wypowiedzieć. Dzięki agendzie, każdy z uczestników może przygotować się do spotkania, przebiega ono w uporządkowany sposób i ma początek oraz koniec. Notatki natomiast pozostawiają zebranych z jasnym podsumowaniem, które można obrócić w listę rzeczy do zrobienia. 

Jeśli któregoś z elementów zabraknie, wiele może pójść „nie tak”: przedłużająca się cisza, w której nikt nie czuje się odpowiedzialny za koordynację spotkania; harmider i dyskusje niezwiązane z tematem; albo wyczerpujące, kilkugodzinne rozmowy bez żadnych wniosków. Dlatego jeśli organizujesz spotkanie, upewnij się, że każdy wie, jak powinien się przygotować, i zadbaj o zastępstwo pod swoją nieobecność. Wisienką na torcie efektywnego spotkania w sieci będzie możliwość zobaczenia wszystkich rozmówców – nie naciskaj jednak i nie nakazuj nikomu włączania kamery, zamiast tego, jeśli to możliwe, zadbaj o komfort i atmosferę, w której rozmówcy czują się dobrze.

#6. Rozważ uczucia innych, zanim opublikujesz coś w sieci

Cokolwiek publikujesz, włącz empatię. Aplikacje i edytory tekstu wykonują za nas korektę składni i ortografii, jednak to do nas należy „kontrola empatyczna”. Przed naciśnięciem „opublikuj”, zastanów się, jakie emocje wywoła to, co napiszesz, w odbiorcy twoich słów i całej publiczności – oraz czy to pożyteczne lub konieczne. Przed publikacją warto również upewnić się, czy żart lub sarkazm zostanie zrozumiany – w świecie wirtualnym, w którym nie widzimy autora słów, ma to znaczenie jeszcze większe niż w rzeczywistości.

W bezkresie internetu możemy mieć poczucie, że miejsca (oraz bitów i bajtów) starczy na wszystko, co aktualnie najbardziej zajmuje każdego z milionów użytkowników. Są jednak takie sytuacje, kiedy wydarzenia na świecie, w kraju lub w mieście przeważają to, co dzieje się w sieci – i należy to uszanować. Gdy na ulicach i w internecie wrze od protestów, nie warto podejmować próby reklamy słodyczy na Instagramie. To skrajny przykład, który odbił się szerokim echem, jednak nawet gdy nie masz zasięgów liczonych w dziesiątkach tysięcy, weź pod rozwagę bieżące wydarzenia, bo ignorancja nie tylko zostawi plamę na wizerunku, ale przede wszystkim może kogoś zranić.

#7. Nie korzystaj bezprawnie z cudzej własności

„Udostępnij i podpisz” to nowe „kopiuj – wklej”. Niezależnie od tego, czy chcesz podzielić się grafiką początkującej artystki na swoim Instagramie, czy wykorzystujesz statystyki z badań w prezentacji dla zespołu – nie zapominaj o prawie autorskim. Jeśli to możliwe, zapytaj autora o zgodę na wykorzystanie jego pracy. Prawo cytatu umożliwi ci skorzystanie z całości lub fragmentu utworu bez zgody autora, ale tylko jeśli jest to uzasadnione – np. jest częścią analizy – nie zapomnij wtedy o oznaczeniu autora i źródła. Możesz również skorzystać z utworów na licencji Creative Commons – różne typy licencji określają dozwolony zakres wykorzystania utworu, do którego należy się stosować. It’s as simple as that!

Chcesz otrzymać podsumowanie artykułów?

Jeden list z najlepszymi materiałami miesięcznie. Subskrybuj, aby niczego nie przegapić.
Dziękujemy za subskrypcję!