Około 100 lat temu, psycholożka Bluma Zeigarnik zauważyła obsesję ludzkiego mózgu na punkcie pilnych zadań. Doszła do wniosku, że lepiej pamiętamy to, czego jeszcze nie zrobiliśmy, niż to, co już wykonaliśmy i opisała efekt, który nazwano jej imieniem.
Później, naukowcy odkryli, że nawet samo zapisywanie zadań sprawia, że stajemy się bardziej efektywni. To znaczy, że nawet jeśli zadanie nie jest jeszcze ukończone, ale mamy ułożony konkretny plan, praca nad nim idzie znacznie lepiej.
Listy zadań są bardzo przydatnym wynalazkiem. Zmniejszają niepokój, dają nam plan działania i służą jako dowód tego, co osiągnęliśmy w ciągu dnia, tygodnia lub miesiąca. Jednak aby czerpać korzyści z takich list, trzeba umieć je tworzyć.
Oto 9 list, które pomogą uporządkować życie i poprawią naszą produktywność.
9 typów list, które uporządkują chaos w życiu i w pracy
#1. Lista „zadań do niezrobienia”
Metoda ta została opisana w książce Donalda Rossa „Nie czytaj tej książki. Zarządzanie czasem dla ludzi kreatywnych". Pomaga ona skupić się na najważniejszych zadaniach w planie pracy i zrozumieć, które z nich są naprawdę ważne, a które można odłożyć na później.
Wszystkie zadania należy podzielić na trzy listy: zadania do zrobienia, ukończone zadania i zadania do niezrobienia.
Na pierwszej liście możesz umieścić tylko trzy pozycje. Pozostałe zadania trafiają na listę zadań do niezrobienia. Kiedy wykonasz zadanie, odpowiednia pozycja przechodzi do listy ukończonych zadań, dając ci przyjemne uczucie wykonania zadania. Na jego miejsce możesz przenieść nowe zadanie z listy zadań do niezrobienia.
Na przykład, na dany dzień masz zaplanowane wysłanie miesięcznego raportu, odebranie rodziców z pociągu i opłacenie internetu. Są to pilne zadania, których nie można przełożyć na inny dzień i które muszą być dziś zakończone. W związku z tym trafiają na listę zadań do zrobienia. Opłacenie pozostałych rachunków, odpowiedź na e-maile i dokończenie reszty zadań roboczych nie są priorytetowe na dziś, więc trafiają na listę zadań do niezrobienia. Jeśli na przykład rano opłaciłeś już Internet, to to zadanie przenosimy na listę ukończonych zadań, a na jego miejsce z listy zadań do niezrobienia wchodzi odpowiedź na maile.
Lifehack: jeśli lubisz pomagać sobie technologią, istnieje aplikacja na iOS, która działa zgodnie z tą metodą – ToDon't. W momencie publikacji kosztuje ona $0,99.
#2. Lista celów na 90 dni
Niektórzy specjaliści od efektywności uważają, że cele należy sobie stawiać na następne trzy miesiące, a nie na rok, jak robi to wiele osób. W ten sposób masz większe szanse na utrzymanie motywacji i osiągnięcie zamierzonych rezultatów.
Szczegółowo zaplanuj zadania na najbliższe 90 dni i trzymaj tę listę pod ręką, aby nie zapominać, co jest dla ciebie ważne, dokąd zmierzasz i co chcesz osiągnąć.
#3. Indywidualny planer – lista bieżących zadań
Ta metoda będzie przydatna dla tych, którzy lubią tworzyć listy zadań ręcznie. Lista bieżących zadań pozwala na jednej rozkładówce planera zobaczyć wszystkie zadania, plany i cele, które wyznaczyłeś sobie na tydzień. System jest bardzo elastyczny.
Jak stworzyć indywidualny planer:
- Weź kartkę i w orientacji poziomej podziel stronę na dwie kolumny. W pierwszej będą dni tygodnia, w drugiej – zadania. Na przecięciu zadania i dnia tygodnia, w którym ma być wykonane to zadanie, narysuj pusty kwadrat. Jeśli zadanie zostało wykonane, pokoloruj kwadrat.
- Jeśli zadanie zostaje przeniesione – narysuj strzałkę w kwadracie i narysuj nowy kwadrat w dniu, w którym zadanie ma być wykonane.
- Jeśli zadanie stało się nieaktualne, oznacz je krzyżykiem.
- W przypadku, gdy zadanie jest wykonane tylko częściowo, pokoloruj połowę kwadratu.
#4. Lista zrobionych rzeczy
Zazwyczaj wykreślamy ukończone zadania i zapominamy o nich. Zbierając je w osobnej liście, zobaczysz, jak wiele naprawdę robisz, co da ci motywację do dalszych działań.
Możesz też prowadzić listę przeczytanych książek, obejrzanych filmów, odwiedzonych wydarzeń, zwiedzonych krajów itp.
#5. Piramida produktywności Benjamina Franklina
W wieku 20 lat przyszły prezydent USA opracował system zarządzania czasem, którego używał przez całe życie. Współcześnie nazywamy go „piramidą Franklina”.
U podstawy piramidy leżą wartości życiowe. Są to moralne wskazówki przy rozwiązywaniu wszelkich zadań, które Franklin nazywał cnotami. Dla siebie określił ich 13: umiarkowanie, milczenie, zamiłowanie do porządku, zdecydowanie, oszczędność, pracowitość, szczerość, sprawiedliwość, umiar, czystość, spokój, czystość i łagodność.
Następny poziom piramidy Franklina to cel globalny. Opiera się on na życiowych zasadach i odpowiada na pytanie: „Co chcę osiągnąć do X lat?”. Na przykład uruchomienie własnego startupu.
Franklin zawsze trzymał się harmonogramu i dosłownie rozpisywał każdy krok. Dlatego dalej w jego piramidzie są:
- plan generalny – instrukcja krok po kroku dotycząca osiągnięcia celu globalnego
- plan długoterminowy – cele na najbliższe 3-5 lat
- plan krótkoterminowy – zadania na najbliższy rok i miesiąc
- planowanie tygodniowe i dzienne
Wszystkie poziomy piramidy ułożone są w określonej kolejności – każdy następny opiera się na poprzednim. Metoda Franklina to nie typowa lista produktywności, ale raczej ogólna wizja własnego życia z maksymalnym poziomem szczegółowości.
#6. Lista deadline'ów
Zazwyczaj, kiedy zapisujemy cele lub zadania, określamy termin ich wykonania – deadline. Można jednak dodatkowo stworzyć listę wszystkich spraw z deadline'ami w porządku chronologicznym. Dzięki temu będzie łatwiej orientować się, które zadania zbliżają się do końcowego terminu, niczego nie zapomnieć i odpowiednio rozdzielić obciążenie.
Taka lista przyda się głównie tym, którzy prowadzą notatniki i dzienniki w formie papierowej. Oczywiście, miłośnicy elektronicznych planerów mogą liczyć na to, że kalendarz przypomni im o wszystkich ważnych sprawach. Jednak widok pełnej listy nadchodzących deadline'ów, zarówno dzień po dniu, jak i z wyprzedzeniem, jest wciąż wygodniejszy.
#7. Lista rzeczy, które sprawiają, że jesteś szczęśliwy…
…a także pomagają odzyskać siły i radzić sobie ze stresem. Taka lista może być używana, aby zadbać o zdrowie psychiczne w trudnych momentach. Może obejmować aktywności takie jak sport, odpoczynek, masaż, medytacja, smaczne jedzenie, książki i seriale, praktyki pisarskie, zabiegi spa i cokolwiek, co naprawdę sprawia ci radość.
Trzymaj tę listę pod ręką i w trudne dni łatwo wybierz aktywność, która pomoże ci się zrelaksować i poczuć lepiej.
#8. Metoda Tima Ferrissa
Sposób planowania od guru produktywności, Timothy'ego Ferrissa, pasuje tym, którym trudno trzymać się ścisłego harmonogramu i listy zadań.
Buduj swój dzień tak, aby 20% czasu zajmowały najtrudniejsze i najważniejsze sprawy. Resztę dnia poświęć na bieżące zadania. Na przykład, jeśli musisz przeprowadzić spotkanie biznesowe, wybierz dzień, czas, długość spotkania i ściśle się tego trzymaj. Resztę dnia poświęć na dowolne bieżące prace.
Jego metoda opiera się na dwóch zasadach:
- Prawo Pareto: 20% wysiłku daje 80% rezultatu, a pozostałe 80% wysiłku tylko 20% rezultatu. Oznacza to, że należy skupić się na działaniach, które są naprawdę ważne.
- Prawo Parkinsona: praca wypełnia cały czas na nią przeznaczony. Oznacza to, że na zadanie należy przeznaczyć dokładnie tyle czasu, ile naprawdę potrzebne jest na jego wykonanie.
Aby osiągnąć więcej, nie trzeba wydłużać dnia pracy. Przeciwnie – skracaj go, skupiając się tylko na naprawdę ważnych rzeczach. Resztę pomijaj lub deleguj.
Metodzie Ferrissa odpowiada technika planowania 1-3-5. Jej cel jest prosty: na listę zadań wpisuje się jedno ważne zadanie, trzy średnie i pięć małych. Razem: dziewięć. Są one z góry rozłożone według pilności, co pomaga pozbyć się poczucia przytłoczenia.
#9. Elastyczne planowanie według Stephena Guise'a
Bloger i autor książki „Mininawyki. Małymi krokami do sukcesu” Stephen Guise radzi, aby samemu tworzyć zasady. Jego podejście do planowania łączy prostotę, swobodę, produktywność i elastyczność. Składa się z dwóch elementów: dużego kalendarza na miesiąc i tablicy suchościeralnej.
Za pomocą kalendarza śledzimy postępy w nawykach. Na przykład, chcesz codziennie czytać 10 stron książki i medytować. Po wykonaniu tych czynności zaznaczaj to w kalendarzu. Dzięki temu łatwiej będzie śledzić postępy i motywować się do kontynuowania.
Obok na tablicy zapisujemy pozostałe zadania oraz pożądane nawyki: od jednorazowych spraw po zadania powtarzające się. Guise proponuje podzielić je na cztery kategorie:
- Często powtarzające się zadania. Przydatne rzeczy, które warto wykonywać często, ale niekoniecznie codziennie. Na przykład: ćwiczyć, odpowiadać na e-maile.
- Zadania na dziś. Jednorazowe zadania, które należy wykonać w ciągu dnia. Na przykład: wysłać paczkę, zadzwonić do kogoś. Guise nie zalicza do nich zadań z konkretnym czasem wykonania, takich jak spotkania czy wizyty u lekarza. Te zapisuje w kalendarzu na telefonie.
- Do zrobienia wkrótce. Zadania na najbliższy miesiąc, które nie wymagają natychmiastowej uwagi. Na przykład: zaktualizować design strony internetowej, zrobić zdjęcie do paszportu.
- Do zrobienia kiedyś. Rzeczy, które chcesz zrobić w ciągu 5 lat. Na przykład: odwiedzić jakiś kraj.
Twój lista zadań może wyglądać mniej więcej tak:
Co Stephen Guise radzi robić codziennie, oprócz zaplanowanych pilnych zadań na „dziś”:
- Dwa lub trzy mini nawyki. Powinny być proste. Wtedy nie odłożysz ich nawet wtedy, gdy jesteś zmęczony lub masz mało czasu.
- Dwa podpunkty z listy zadań powtarzających się – kolumna „często”. Na przykład, ćwiczenia fizyczne. Dodatkowo lub zamiast nich, w dowolny dzień, możesz pracować nad zadaniami z list „wkrótce” i „kiedyś”. Takie podejście uwzględnia twoje główne cele, ale daje ci swobodę w zmianie planów.
- Obowiązkowe jednorazowe zadania, jeśli takie są – na przykład, odebranie płaszcza z pralni chemicznej.
- Ocena siebie na koniec dnia.
W dowolny dzień możesz pominąć zadania z list na tablicy. Guise nazywa to „rozpieszczeniem się”, ponieważ nie każdego dnia będziesz w stanie być równie produktywny.
Trzy ogólne zasady, o których należy pamiętać, tworząc listy zadań
Więcej szczegółów
Jaki jest cel zadania? Jakie konkretne kroki należy podjąć, aby je pomyślnie zakończyć?
Jeśli twoja lista zadań jest niejasna i chaotyczna, prawdopodobnie nie będziesz w stanie określić priorytetów i w rezultacie nic nie zrobisz.
Realistyczne terminy
Oceń, ile czasu zajmie każde zadanie, aby stworzyć wykonalny plan dnia. Uwzględnij również czynniki rozpraszające i czas na przerwy.
Jeśli trudno ci określić czas potrzebny na wykonanie zadania, spróbuj przez kilka dni wyznaczać i obserwować czas wykonania każdej czynności. Problem może nie leżeć w twojej efektywności, ale w tym, że nie masz poczucia czasu. Podczas pracy może się wydawać, że zadanie jest szybkie, ale na koniec tygodnia okaże się, że zajęło pół dnia.
Dzielenie dużych zadań na małe kroki
Często boimy się dużych projektów i odkładamy je w nieskończoność. Najlepszym sposobem na to jest podzielenie ich na mniejsze, łatwiejsze do wykonania bloki. Zadanie „napisać strategię” brzmi przerażająco, podczas gdy „określić kluczowe wskaźniki efektywności” jest bardziej przystępne i ma większe szanse na realizację.
