Współcześni „ludzie sukcesu” mają jeden nieosiągalny ideał – wieloręki bóg Shiva z indyjskiej mitologii. Nie jesteśmy specami od mitologii, ale na pewno wiemy jak robić więcej – bez magii, rejestracji i SMS-ów. Dzielimy się trickami na produktywny dzień w naszym artykule.
#1. Planowanie
Zasady zarządzania czasem pomagają, kiedy są poprawnie stosowane. Jeśli po prostu stworzysz ze swoich zadań jedną długą listę, i nawet posortujesz je zaczynając od tych najpilniejszych, możesz się zmęczyć jeszcze w trakcie pisania.
By tego uniknąć, łącz zadania w osobne listy według obszarów, których dotyczą (praca, dom, warsztat), według pory dnia, kiedy mają być zrobione (poranek, dzień, wieczór) lub według innych zrozumiałych i wygodnych dla Ciebie kryteriów.
Ważne, abyś w każdym momencie miał przed oczami konkretną listę. Ta psychologiczna sztuczka pomoże Ci nie martwić się ilością spiętrzonych zadań, a skupić się na tym, co powinieneś robić w tej chwili.
Laura Martin, ekspertka z produktywności Google, mówi:
„Nawet jeśli spędziłeś cały dzień oglądając Netflix'a, ten dzień może być produktywny – pod warunkiem, że planowałeś zrobić właśnie to”.
#2. Grywalizacja
Amerykański psycholog Eric Bern uważa, że w każdym człowieku drzemie dziecko.
By ułatwić sobie pracę, spróbuj do niej dodać elementy gry. Możesz to zrobić za pomocą aplikacji mobilnych, takich jak Flora. W miarę postępu, aplikacja będzie uprawiać roślinę. Na koniec produktywnego dnia możesz mieć piękny wirtualny ogród – wizualny efekt Twojego wysiłku. Taki Tamagotchi, ale na odwrót – zamiast dbać o niego, wystarczy po prostu nie przeszkadzać. Taka zabawa na pewno przypadnie do gustu dzieciakom z lat 90.
#3. Wyczucie czasu
Nasze ciało nie jest w stanie poświęcać dużo czasu na wykonywanie jednej czynności. Dlatego każdy z nas, po kilku godzinach pisania pracy dyplomowej, odnajdywał się na Wikipedii, czytając artykuły o australijskich koalach.
Planując zadania na dzień, oceń, ile czasu będzie wymagało każde z nich, i spróbuj zmieścić je w przedziale 20, 30, 60 lub 90 minut. Ustaw budzik na wybraną godzinę, nie rozpraszaj się i skup się tylko na tym zadaniu. Po jego zakończeniu koniecznie zrób krótką przerwę.
#4. Wygoda
Twoja wydajność w dużym stopniu zależy od tego, jak wygodnie Ci się pracuje. Jeśli boli Cię kręgosłup lub ciągle zawodzi Internet – nie będziesz produktywny.
Zainwestuj w wygodne krzesło i dobre naświetlenie miejsca pracy. Zorganizuj przestrzeń na biurku w taki sposób, by wszystko, czego potrzebujesz, było pod ręką, a reszta rzeczy – schowana, ale szybko dostępna.
Naukowcy z Uniwersytetu Kalifornijskiego odkryli, że człowiek traci około sześciu godzin dziennie na różnego rodzaju rozpraszacze: hałas, niewygodne krzesło, powiadomienia w sieciach społecznościowych. Powrót do pracy po jednym takim roztargnieniu zazwyczaj zajmuje około 23 minut.
#5. Chronotyp
„To, w jakim czasie coś się dzieje, jest tak samo ważne, jak to, co się dzieje” – Daniel Pink
Daniel Pink – amerykański dziennikarz i autor książki Kiedy twierdzi: chronotyp człowieka jest bezpośrednio związany z jego produktywnością. Chronotyp – to wpływ Twojego rytmu dobowego na aktywność w ciągu dnia.
Pink ilustruje swoją ideę krzywą aktywności człowieka w kształcie litery U. Dla skowronków (idą spać o 23:00 i budzą się w godzinach 7:00-9:00) wygląda ona następująco:
Sowy, z reguły, idą spać kilka godzin później (chyba, że żyją w okrutnym dla nich świecie skowronków), więc zamiast szczytu aktywności rano mają kilka godzin na dojście do siebie.
Daniel Pink zaleca brać pod uwagę swój rytm dobowy planować najważniejsze zadania na ten czas, kiedy przypada Twój szczyt aktywności.
#6. Temperatura
Naukowcy z Uniwersytetu Cornella odkryli, że temperatura w pomieszczeniu bezpośrednio wpływa na wydajność i jakość pracy. Pracownicy, którym jest zimno, popełniają tyle błędów, że aby je naprawić, muszą pracować o 10% dłużej. Z kolei pracownicy, którym jest zbyt gorąco, mylą się o 44% częściej podczas wprowadzenia danych i robią 2.5 razy więcej literówek, niż kiedy przebywają w komfortowej dla ciała temperaturze pokojowej.
#7. Zasada dwóch minut
Zasada dwóch minut to świetny sposób na poradzenie sobie z długą listą zadań.
Jeśli masz na swojej liście zadanie, które możesz wykonać w ciągu dwóch minut lub szybciej – zrób to od razu. Szybkie odhaczenie kolejnego zadania to zastrzyk motywacji i dodatkowa zachęta. Natychmiastowe ich wykonanie sprawi, że nie będziesz musiał tracić na nie czasu wtedy, jak już nie da się ich przełożyć na później i ich wykonanie będzie wymagało więcej czasu.
Jak tylko coś ze „strefy dwuminutowej” wpadnie Ci w oko – rób to, deleguj, albo usuwaj z listy.
#8. Porządek na biurku – i w głowie
Neurolodzy z Uniwersytetu Princeton udowodnili, że bałagan w miejscu pracy prowadzi do bałaganu w głowie i obniża produktywność. Chaos dookoła ogranicza zdolność mózgu do przetwarzania informacji i mocno nas rozprasza.
Staraj się trzymać miejsce pracy w czystości – to pomoże lepiej się skupić na zadaniu. Jeśli przez większość czasu wykonujesz czynności z konkretnych kategorii, podziel dokumenty i inne materiały według nich. Jeśli masz kilku klientów lub projektów – przydziel każdemu z nich osobne miejsce i użyj kodów kolorystycznych.
#9. Tyrania rzeczy pilnych
To sytuacja, w której ciąg małych pilnych zadań zabiera czas, który warto poświęcić zadaniom ważne. Postaraj się zwrócić uwagę na to, w jakim momencie „palące się” zadania stają na przeszkodzie produktywności – i znajdź możliwość je przełożyć albo delegować.
#10. Powiedz „nie”
Naukowcy z Uniwersytetu Kalifornijskiego w San Francisco udowodnili, że ludzie, którym odmawiania sprawia trudność, są bardziej wrażliwi na stres, oraz są narażeni na ryzyko wypalenia zawodowego i nawet depresji.
Mówienie „nie” we właściwym momencie oszczędzi Ci nerwy. Zgadzając się, po raz kolejny, na cudze lub niekorzystne dla Ciebie zadanie, tracisz szansę lepiej popracować nad zadaniami, które są dla Ciebie ważne. Odmawiając nowemu zobowiązaniu, szanujesz już podjęte.
#11. Odpoczynek
Stan zdrowia i odpowiedni wypoczynek mają znaczący wpływ na produktywność, ogólne poczucie szczęścia i jakość życia.
Regularnie rób przerwy między zadaniami, ćwicz, pij dużo wody, spędzaj czas na świeżym powietrzu, dbaj o jakość i ilość snu, spędzaj czas z bliskimi. Te proste rzeczy pomogą Ci utrzymywać wysoki poziom energii i lepiej sobie radzić z codziennymi zadaniami.
