Według badań przeprowadzonych przez Uniwersytet Kalifornijski pracownicy, którzy przerywają swoją pracę, aby odebrać telefon albo odpisać na maila, potrzebują średnio 23 minuty, aby wrócić do wykonywania zadania.
Aby zrozumieć, w jaki sposób możemy zapobiec utracie koncentracji w pracy, przeczytaliśmy artykuły „Inc”, „Fast Company” i „Huff Post”. Oto 6 najczęściej spotykanych powodów, dlaczego nasza produktywność nie osiąga szczytu.
#1. Ciągłe sięganie po komórkę
Według badania Reviews.org 66% Amerykanów sprawdza swoje smartfony do 160 razy dziennie, a 75% uważa się za uzależnionych od gadżetów.
„Jednym z głównych błędów popełnianych przez moich klientów jest zabieranie się do pracy z telefonem położonym na biurku obok. Jeśli strona internetowa ładuje się zbyt długo, albo po prostu wypada wolna chwila, od razu chwytają telefon. Zazwyczaj to się kończy co najmniej 15 minutami spędzonymi z gadżetem w ręku” – podkreśla amerykańska trenerka z zarządzania czasem i autorka podcastu It’s About Time, Anna Dearmon Kornick.
Co możesz z tym zrobić:
- wyłącz powiadomienia w komunikatorach i mediach społecznościowych;
- trzymaj telefon z daleka od siebie lub wyłącz go na czas, kiedy praca wymaga skupienia;
- korzystaj z telefonu w trakcie planowanych przerw.
#2. Podejmowanie się niezwiązanych z pracą zadań, które „zajmą tylko chwilę”
Jeszcze przed chwilą sumiennie pracowałeś nad raportem, aż nagle przygotowujesz listę zakupową lub sprzątasz biurko, zapominając o tym, co tak naprawdę miałeś zrobić?
Podejmowanie się wykonania dodatkowego zadania w momencie, jak tylko sobie o nim przypomnisz, to nawyk, który stopniowo może przerodzić się w problem. Mówisz sobie, że to zajmie tylko chwilę, ale jedna sprawa ciągnie za sobą kolejną, i w efekcie tracisz na to za dużo czasu.
Według trenerki kariery Anyelis Cordero pogodzenie pracy z obowiązkami domowymi to częste wyzwanie w czasach pracy zdalnej, które powoduje znaczną utratę energii.
Co możesz z tym zrobić:
- przygotuj listę spraw prywatnych i wyznacz, kiedy się nimi zajmiesz;
- zdecyduj, co możesz delegować, a co – przełożyć lub zrobić później;
- pracuj w zaplanowanych kilkugodzinnych sprintach (dostosuj ich długość do swoich potrzeb), i nie trać czasu na bezmyślną wielozadaniowość.
#3. Otwieranie zbyt wielu kart w przeglądarce
Według badania przeprowadzonego przez amerykański Carnegie Mellon University 55% respondentów ma problem z zamykaniem kart przeglądarki dlatego, że karty te zawierają informacje, które mogą im się przydać. Z kolei 30% uczestników badania zaznacza, że ma trudność z nagromadzeniem otwartych kart przeglądarki i odczuwa z tego powodu silny stres.
Informatyk Adam Stiles, który stworzył funkcję kart przeglądarki w 1995 roku, zwrócił uwagę na to, że ich nadużywanie może być związane z psychologią niechęci do straty: „Dlaczego trzymamy tak dużo otwartych kart? Powodem ku temu jest fakt, że często nie możemy znaleźć informacji, których szukamy – i obawiamy się, że utracimy interesujące nas treści na zawsze”.
Co możesz z tym zrobić:
- trzymaj otwarte tylko te karty, których potrzebujesz w tym momencie do pracy;
- korzystaj z menedżerów kart – takich jak One Tab, który zbierze je w listę, lub AutoClose czy Tab Wrangler, które automatycznie je zamkną po określonym czasie.
#4. Impulsywne sprawdzanie komunikatorów i maila
Zaglądanie do czatów służbowych w ciągu dnia jest zupełnie normalne. Ale jeśli w kółko je sprawdzasz i natychmiast bierzesz się za wszystkie prośby, które dostajesz od kolegów z pracy, łatwo możesz utknąć w natłoku małych zadań i nie rozpocząć tych, które są dla ciebie ważne.
Natychmiastowe odpowiedzi na wiadomości i bycie zawsze dostępnym na Slacku sygnalizuje, że jesteś gotowy rzucić wszystko, aby zabrać się za czyjeś żądanie i wziąć na siebie więcej obowiązków. Według coacha i prelegentki TEDx Shanity Liu stanowi to precedens dla członków zespołu. Oni będą czekać na twoją natychmiastową odpowiedź, zamiast wysłać ci maila czy stworzyć zadanie za pośrednictwem Asany czy Trello i pozwolić tobie samodzielnie decydować o tym, kiedy się nim zajmiesz.
Badanie przeprowadzone przez naukowców z The University of British Columbia wykazało, że kiedy ludzie ograniczają się do sprawdzania poczty tylko 3 razy dziennie, ich poziom stresu znacznie się zmniejsza.
Co możesz z tym zrobić:
- wyłącz powiadomienia o nowych wiadomościach e-mail;
- określ ramy czasowe, kiedy przeglądasz czat służbowy lub maile;
- zakomunikuj swoją dostępność współpracownikom, aby wiedzieli, kiedy nie powinni ci przeszkadzać;
- w razie potrzeby zmień swój status na czacie służbowym na „Nieobecny” lub „Nie przeszkadzać”.
#5. Natychmiastowe reagowanie na problemy i prośby, które do ciebie wpadają
Według Tanyi Menon, profesorki zarządzania na Uniwersytecie Ohio, często się zdarza, że pracownicy o wysokim poziomie wiedzy eksperckiej impulsywnie podejmują się natychmiastowego rozwiązywania problemów. Wolą zrobić to szybko i samodzielnie, ale nie analizują, czy na pewno te konkretne zadania są warte zasobów poświęconych w tej chwili.
Menon podkreśla, że podążając za impulsem znajdowania szybkich rozwiązań, ignorujemy inne (być może bardziej skuteczne) sposoby radzenia sobie z problemem.
Co możesz z tym zrobić:
- nie podejmuj się wpadających zadań od razu i samodzielnie;
- przeanalizuj, czy ten problem należy do strefy twojej odpowiedzialności;
- zadawaj doprecyzowujące pytania i angażuj współpracowników;
- przeprowadzaj burzę mózgów wraz z zespołem – tak, aby inni też brali udział w procesie, a nie spodziewali się gotowych rozwiązań.
#6. Branie udziału w nieproduktywnych spotkaniach
Czy zdarzało ci się kiedyś po zakończeniu spotkania na Zoomie zastanawiać się, po co poświęciłeś godzinę swojego życia na coś, co można było omówić mailowo? Jednorazowe akcje tego typu da się przeżyć, ale jeśli takie spotkania regularnie trafiają do twojego kalendarza, stanowią one poważne zagrożenie dla twojej produktywności.
Warto zaznaczyć, że 47% pracowników ankietowanych przez Salary.com stwierdziło, że „zbyt wiele spotkań” jest główną przyczyną rozpraszania uwagi w miejscu pracy. „Kiedy spotkania odbywają się głównie w celu podzielenia się jakąś informacją, lepiej skorzystać z innych formatów do komunikacji” — mówi konsultant ds. spotkań Steven J. Rogelberg.
Często regularne spotkania organizuje się po to, aby monitorować, co robi każdy pracownik i omawiać bieżące zadania. Jeśli twoja produktywność cierpi z powodu tego rodzaju niepotrzebnych aktywności, masz prawo zasugerować zmianę formatu komunikacji.
Co możesz z tym zrobić:
- nie zgadzaj się na udział w spotkaniu, jeśli osoba go organizująca nie podała agendy i nie wskazała, ile czasu trzeba będzie na nie poświęcić;
- planuj wszystkie spotkania z konkretną agendą i listą pytań do omówienia oraz zaopiekuj się moderacją takiego spotkania;
- zbieraj informacje zwrotne od uczestników na temat długości organizowanych spotkań i korzyści, jakie one przynoszą.
