Jak skutecznie prezentować dane finansowe? Jaką rolę odgrywają storytelling i liczby w raportowaniu? Czym jest zbilansowana karta wyników, która coraz bardziej zyskuje na popularności? W naszym artykule opowiadamy o tym, jak prezentować dane finansowe w sposób interesujący, zrozumiały i łatwy do zapamiętania przez odbiorców – na konkretnych przykładach w MS Excel.
Jak skutecznie wizualizować dane finansowe?
Dane i analizy finansowe najczęściej mają na celu wspieranie podejmowania biznesowych. Oto przykłady sytuacji, w których będziemy prezentować dane finansowe:
- prezentacja budżetów i prognoz;
- prezentacja wyników i analiza odchyleń;
- decyzja o podjęciu inwestycji (projekty inwestycyjne);
- przygotowywanie do fuzji i przejęć;
- prezentacja rekomendacji.
Przygotowując dane do prezentacji należy się zastanowić, co jest najważniejszym elementem tej prezentacji, po to, aby później można było podkreślić właśnie te elementy, które ma zapamiętać odbiorca. Nierzadko przecież wyniki analizy finansowej mogą być skomplikowane i mało zrozumiałe. Oto kilka kroków do stworzenia efektywnej prezentacji finansowej.
#1. Rozłóż skomplikowane zagadnienia na czynniki pierwsze
Kilka wskazówek:
- odpowiedz sobie na pytania: po co przygotowujesz prezentację, jaka jest główna myśl, którą chcesz przekazać;
- wyselekcjonuj kluczowe dane, które pozwolą wyjaśnić najważniejsze zagadnienia prezentacji;
- znajdź złoty środek pomiędzy ilością a szczegółowością danych;
- pamiętaj, że większość odbiorców skupi się na maksymalnie 2-3 zagadnieniach.
Ćwiczenie → Poczytaj prezentacje wynikowe różnych firm, które raportują na giełdzie swoje wyniki, a także oglądnij nagrania z takich prezentacji kwartalnych lub rocznych (np. ciekawe i profesjonalne prezentacje przygotowuje CCC Group).
#2. Dostosuj przekaz do odbiorcy
Kilka wskazówek:
- przygotowując prezentację danych finansowych, dostosuj jej treść do odbiorcy;
- weź pod uwagę zakres wiedzy finansowej odbiorcy (prezentacja dla dyrektora finansowego będzie skrojona inaczej niż prezentacja dla kierownika działu marketingu);
- weź pod uwagę stopień formalności i kontekst (formalna prezentacja dla klienta będzie skrojona inaczej, niż szybka odpowiedz dla szefa, a prezentacja na żywo będzie skrojona inaczej niż informacja wysłana mailem).
Ćwiczenie → Sprawdź przygotowane przez siebie materiały pod względem: poziomu formalności, poziomu szczegółowości, stosowania technicznego żargonu i skrótów, stosunku danych ilościowych do jakościowych, celu prezentacji (informacyjnego, przekonania do podjęcia decyzji lub działania).
#3. Zaprezentuj wyniki analiz w przejrzysty i zrozumiały sposób
Kilka wskazówek:
- przemyśl wszystkie elementy prezentacji i stwórz spójną całość pod kątem wizualnym;
- korzystaj z narzędzi wizualnych, takich jak wykresy, diagramy i grafy;
- unikaj krzykliwych elementów, kolorów, czcionek, i nieczytelnych wykresów.
Ćwiczenie → Podczas wizualizacji danych sprawdź, czy masz odpowiednio sformatowane dane (skróć długie liczby i nie zostawiaj więcej niż 2 liczb po przecinku), usuń linie siatki w programie Excel, stosuj mało kolorów i staraj się utrzymać stonowaną paletę barw, sprawdź, czy wykresy są czytelne (w niektóry przypadkach mniej znaczy więcej, więc nie bój się zrezygnować z jakichś danych, które nic nie wnoszą do analizy w danym przypadku).
Przykład jak nie wizualizować danych:
Przydatne typy wykresów
Na samym początku warto ustalić z osobami decyzyjnymi, z którymi pracujesz tzw. standardowy widok, czyli to, jakie dane chcą oni zobaczyć. Jak już raz ustawisz sobie w Excelu Panel Menadżerski, zmieniając liczby będzie można generować aktualizacje.
#1. Wykres słupkowy tzw. Kombi
Aktualne dane zostały zaznaczone na szaro, a prognozy – na niebiesko. Żółte romby sygnalizują budżet. Przygotowany w ten sposób wykres jest miły dla oka, a także w jasny i przejrzysty sposób komunikuje relację budżetu do wyniku. W Excelu można w bardzo prosty sposób przygotować taki wykres. Zaznaczamy serię danych, klikamy Wstaw, a następnie Polecane Wykresy, a potem Wszystkie Wykresy i właśnie tam znajduje się wykres Kombi.
Jak można dopracować wykres Kombi?
- Możesz pozbyć się tytułu wykresu lub nadać mu spersonalizowaną nazwę.
- W Pulpicie Menedżerskim możesz kliknąć Wykres i np. pozbyć się obramowania i wypełnienia wykresu.
- W opcjach Serii możesz pogrubić serie (słupki wykresu), aby były bardziej czytelne.
- Klikając jeden ze słupków możesz zmienić ich kolor i wybrać taki, aby oddawał to, co chcesz zakomunikować np. kontrast między aktualnymi danymi, a prognozami.
- Linie w tle można usunąć (klikając na jedną z linii).
- Zamiast linii tzw. progressu można zaproponować znacznik (w opcjach znaczników, a następnie wybrać kształt, rozmiar i kolor).
#2. Wykres KOMBI z dwoma seriami danych
Tu też będziemy robić wykres Kombi, pokazując trick, z dwoma seriami oddzielnych danych (dla wyników i dla prognoz). Jeśli pokazalibyśmy naszym odbiorcom tylko tabelę z liczbami, mało kto mógłby szybko wyciągnąć z niej wnioski. Zupełnie inaczej będzie przyswajać się dane, jeśli zostaną one zaprezentowane w postaci wykresu, z jasnym zaznaczeniem, na co odbiorca ma zwrócić uwagę.
#3. Wykres liniowy (polecany przy pokazywaniu marży)
Możemy mieć budżet założony na poziomie 15% dla marży i pokazać jak wygląda marża netto w tym przypadku (czy np. jesteśmy poniżej budżetu czy powyżej). Widać tu wyraźnie, że w drugiej połowie roku pojawił się jakiś problem. Jak stworzyć taki wykres? Klikamy w Wstawianie → Wykresy → Polecane Wykresy, wybieramy wykres liniowy i decydujemy się na jedną z wielu opcji.
Jak można dopracować wykres liniowy?
- Nie potrzebujesz pustej przestrzeni na dole wykresu, możesz ustawić więc minimum danych procentowych na poziomie 12% (formatowanie wykonujemy po kliknięciu w dane procentowe na wykresie).
- Dla zachowania przejrzystości możesz zrezygnować z tytułu wykresu, linii w tle oraz obramowania wykresu.
- Linie na wykresie można również sformatować (jedna z nich może być np. przerywana).
#4. Wykres słupkowy
Na wykresach słupkowych możemy w jasny i czytelny sposób przedstawić różnego rodzaju składowe (odróżniające je od siebie innymi kolorami).
#5. Wykres kaskadowy
Stosuje się go do wyjaśniania różnic lub części składowych jakiegoś zjawiska, a także odchyleń od założeń.
#6. Wykres pod przepływy pieniężnie
Wykres kombi łączy słupki z linami. Na słupkach mamy przepływy operacyjne – na niebiesko, na pomarańczowo przepływy z działalności inwestycyjnej oraz środki pieniężne z działalności finansowej. Żółta linia pokazuje środki pieniężne na koniec okresu. Widać wyraźnie, że to środki się cały czas zwiększają.
#7. Formatowanie warunkowe
Dzięki formatowaniu warunkowemu można dodać do analizy „strzałeczki”, które będą sygnalizować wzrost lub spadek. W narzędziach głównych mamy opcję Formatowanie Warunkowe. Możemy w tym miejscu wybrać kształty i kolory znaczników. Pokazują one w przejrzysty sposób czy odchylenie jest korzystne czy nie jest korzystne. Następnie pojawi się okno, w którym można zarządzać regułami i ustawić odpowiednie wartości.
#8. Sparklines – wykresy, które pokazują postęp
Jak stworzyć wykres typu sparkline?
- Wstawianie → Wykresy przebiegu w czasie → Sparkline
- Możesz zmieniać kolory oraz warto także rozszerzyć komórki, aby wykres był czytelniejszy.
Storytelling i liczby
Najlepsi analitycy potrafią połączyć liczby z opowieścią i stworzyć pasjonujące historie biznesowe – historie, które skutecznie przekonują odbiorców. Zarówno liczby, jak i opowieści odgrywają bardzo ważną rolę w biznesie.
Opowieści:
- tworzą wizje;
- budują więzi z inwestorami, klientami i pracownikami;
- motywują do działania.
Liczby:
- są obiektywne i precyzyjne;
- ugruntowują w rzeczywistości;
- pozwalają zweryfikować opowieść.
Zbilansowana karta wyników (balanced scorecard)
To narzędzie, które w czytelny sposób obrazuje dane przedsiębiorstwa, istotne z punktu widzenia obranej strategii (więc nie tylko będą to dane finansowe). Pomaga ona osobom decyzyjnym szybko zrozumieć sytuację i pozwala na podjęcie optymalnej decyzji. Zbilansowana karta wyników najczęściej zawiera kluczowe informacje z obszaru finansów, klientów, operacji i zasobów ludzkich oraz zazwyczaj przyjmuje formę Pulpitu Managerskiego.
Kluczem jest tu dobranie odpowiednich wskaźników. Jeśli firma ma w strategii otwieranie nowych sklepów, to musimy mieć przygotowane wskaźniki, które będą to mierzyć od strony finansowej, operacyjnej, związanej z klientami (np. ich zadowolenie), czy związanej z ludźmi (pracownikami). Mając w ten sposób stworzoną zbilansowaną kartę wyników, osoba decyzyjna może stwierdzić czy firma rozwija się w założonym kierunku i osiąga zamierzone cele. Rolą analityka jest wyłuskać historię i opowiedzieć ją we właściwy sposób, czyli zobrazować liczbami co się dzieje w firmie oraz jakie są biznesowe przyczyny różnych sytuacji.
Chcesz otrzymać podsumowanie artykułów?
