Badania przeprowadzone przez Stanford, Cisco i Instytut Gallupa, które dotyczą pracy zdalnej, wskazują, że pracownicy na home office są zdecydowanie bardziej efektywni niż ich koledzy i koleżanki w biurach. Kolejnym krokiem jest więc poznanie, dlaczego tak się dzieje. Można wnioskować, że praca zdalna ma wiele korzyści. Pracownicy zyskują więcej czasu, unikając dojazdów w godzinach szczytu. Czas ten poświęcają sobie, rodzinie, przyjaciołom i realizacji zadań codziennych. Jednak wszystkie inne plusy są skutkiem ubocznym tzw. komunikacji asynchronicznej, czyli posiadania kontroli nad tym, kiedy dany pracownik komunikuje się ze współpracownikami z zespołu.
Asynchronia nie tylko daje najlepsze wyniki w pracy, ale także pozwala ludziom wykonywać swoje zadanie efektywnie, jednocześnie dając poczucie większej swobody i satysfakcji z tego, co się robi. Asynchronia może dotyczyć zespołów, które znajdują się w tym samym miejscu, ale zdecydowanie częściej dotyczy grup, których członkowie są rozproszeniu. W artykule wyjaśnimy, czym dokładnie jest komunikacja asynchroniczna, w jaki sposób wpływa na produktywność i dobre samopoczucie zespołu oraz podpowiemy, jakie kroki należy podjąć, aby stworzyć bardziej asynchroniczną komunikację w miejscu pracy.
Czym jest komunikacja asynchroniczna?
Ta forma komunikacji ma miejsce wtedy, gdy wysyła się wiadomość i nie oczekuje się szybkiej odpowiedzi. Może to być np. wiadomość e-mail, którą adresat otworzy dopiero godzinę później. Komunikacja synchroniczna natomiast zadziewa się wtedy, gdy dostajemy natychmiastową odpowiedź na zadane pytanie. Mamy z nią do czynienia np. podczas spotkania, choć rozmowy na czacie też mogą być przykładem komunikacji synchronicznej. Tu też może trafić wiadomość e-mail. Badanie przeprowadzone w 2015 roku przez Yahoo Labs wykazało, że najczęstszy czas odpowiedzi na e-mail wynosi zaledwie dwie minuty. W komunikacji asynchronicznej nie chodzi więc o podział na narzędzia, a raczej o kulturę i nawyki pracy w zespole.
Narzędzia komunikacji asynchronicznej:
- wiadomości: e-mail, Facebook Messenger, WhatsApp;
- narzędzia do zarządzania projektami: Basecamp, Quip, Asana;
- wideo: Loom, Prezi, Vidyard;
- intranet: Yammer, SharePoint.
Korzyści z komunikacji asynchronicznej
#1. Sprawowanie kontroli nad dniem pracy prowadzi do większego poczucia szczęścia i efektywności u pracowników
W środowiskach asynchronicznych nie ma ustalonych godzin pracy. Pracownicy mają całkowitą kontrolę nad tym, jak organizują swój dzień pracy. Dzięki temu mogą dopasować swój styl życia, biorytm, obowiązki, opiekę nad dziećmi czy osobami starszymi i zwykłe załatwianie spraw codziennych. Z ankiety przeprowadzonej przez „Wall Street Journal” wynika, że pracownicy bardziej oczekują elastycznych godzin pracy niż samego home office.
#2. Większa jakość komunikacji
Komunikacja asynchroniczna jest wprawdzie wolniejsza i rozłożona w czasie, ale posiada większą wartość. Ludzie uczą się komunikować jaśniej i dokładniej, tak aby uniknąć nieporozumień i nadłożenia pracy. Mają czas na przemyślenie konkretnego problemu lub pomysłu i udzielają bardziej skondensowanych odpowiedzi. Zamiast szybkiej, odruchowej reakcji mogą sobie pozwolić na analizę i dać znać dopiero wtedy, kiedy są na to gotowi.
#3. Lepsze planowanie prowadzi do mniejszego stresu
Ludzie uczą się uważniej planować swoje zobowiązania i pracę, aby dać swoim współpracownikom wystarczająco dużo czasu na analizę i odpowiedź. Prowadzi to do mniej stresującej współpracy, a w efekcie do wyższej jakości pracy.
#4. Praca tzw. głęboka staje się standardem
Ponieważ pracownicy nie muszą być na bieżąco z każdą nadchodzącą wiadomością, nie odrywają się od pracy i skupiają na zadaniach, które dają największą wartość firmie. Mogą np. sprawdzać komunikatory 1–3 razy dziennie zamiast cały czas przeskakiwać między tematami.
#5. Dokumentacja i większa przejrzystość stają się automatyczne
W komunikacji asynchronicznej większa jej część odbywa się na piśmie. Kluczowe dyskusje czy ważne informacje są automatycznie dokumentowane. Łatwiej jest później udostępnić konwersacje czy odwołać się do konkretnego punktu.
#6. Współpraca w różnych strefach czasowych przebiega bezproblemowo
Komunikacja między strefami czasowymi staje się płynna i nikt nie znajduje się w niekorzystnej sytuacji tylko dlatego, że pracuje z innego miejsca niż pozostali członkowie zespołu. Daje to możliwość szerszych możliwości zatrudniania pracowników i budowania zespołu z dowolnego miejsca na świecie.
#7. Pracownik biurowy postawiony jest na równi z pracownikiem zdalnym
Największym wyzwaniem, przed którym stoją hybrydowe miejsca pracy, jest uniemożliwienie pracownikom zdalnym stania się obywatelami drugiej kategorii. Gdy w miejscu pracy ma się do czynienia z komunikacją asynchroniczną, wszyscy pracownicy, zarówno biurowi jak i zdalni, mają dostęp do tych samych informacji i rozmów, a także równe szanse uczestniczenia w dyskusjach i podejmowaniu decyzji.
Komunikacja asynchroniczna ma swoje wady i zalety. Można bowiem założyć, że spotkania zespołu w czasie rzeczywistym to strata czasu. Większość rzeczy da się przecież załatwić mailowo lub poprzez komunikator. Prowadzi to jednak do utracenia relacji między współpracownikami, co skutkuje poczuciem oderwania. Nie powinno się więc całkowicie rezygnować ze spotkań twarzą w twarz. Tam, gdzie faktycznie jest sens na prowadzenie komunikacji synchronicznej (np. cotygodniowe spotkania 1:1 lub cotygodniowe spotkanie zespołu), warto ją pozostawić. Trudno jest bowiem budować więzi w zespole tylko za pomocą wiadomości tekstowych.
Na co zwrócić uwagę przy budowaniu relacji z zespołem?
- Warto organizować spotkania 1:1 – każdy pracownik ma możliwość spotkać się ze swoim team leaderem raz w tygodniu.
- Warto uwzględniać comiesięczne nieformalne spotkania wideo całego zespołu, podczas których pracownicy mogą porozmawiać o różnych sprawach niezwiązanych z pracą.
- Warto organizować wyjazdy raz do roku, podczas których pracownicy mogą się lepiej poznać.
- Warto inicjować spotkania nowych członków zespołu z ich team leaderami, tak, żeby mogli się lepiej poznać, poczuć się bardziej komfortowo w nowej firmie oraz budować relacje.
- Należy pokrywać koszty dostępu do przestrzeni coworkingowych dla pracowników, którzy pracują zdalnie, ale chcą raz na jakiś czas poczuć atmosferę biura.
Komunikacji synchronicznej używa się do:
- budowania relacji;
- przekazywania krytycznych uwag lub omawiania drażliwych tematów;
- burzy mózgów;
- spotkań inauguracyjnych;
- sytuacjach kryzysowych.
Przykłady komunikacji synchronicznej:
- spotkanie w miejscu pracy;
- Zoom, Skype lub inna forma wideokonferencji;
- rozmowa telefoniczna.
Jak przestawić swój zespół na komunikację asynchroniczną?
Zmiana z synchronizacji na asynchronizację nie nastąpi w jeden dzień. Wymaga to zmiany narzędzi, procesów, nawyków i kultury pracy. Poniższe kroki pozwolą na płynne przejście.
Co można zrobić jako pracownik?
#1. Wysyłaj konkretne i przejrzyste wiadomości do współpracowników
Podawaj jak najwięcej informacji w jednej wiadomości, wizualizuj to, o co ci chodzi za pomocą zrzutów ekranu. Jasno określaj swoje oczekiwania i termin realizacji zadań. Kilka dodatkowych minut na odpowiednią edycję tekstu i dodanie szczegółów może później zaoszczędzić dużo czasu.
#2. Planuj wszystko z wyprzedzeniem
Gdy potrzebujesz wsparcia kogoś z zespołu, daj znać tej osobie wcześniej, aby mogła się przygotować, wygospodarować czas i zastanowić się nad opinią czy odpowiedzią.
#3. Powiedz „nie” niepotrzebnym spotkaniom
Minimalizuj liczbę spotkań w ciągu dnia i tygodnia. Nakłaniaj współpracowników do komunikacji asynchronicznej. Tzw. szybki telefon może przecież być pytaniem na komunikatorze.
#4. Przed spotkaniem sporządź wspólny dokument i podziel się w nim istotnymi informacjami
Wszystko po to, aby na spotkaniu nie tracić czasu na wyjaśnienia podstawowych zagadnień.
#5. Po spotkaniu dokumentuj dyskusje i efekty pracy
Kontynuuj wątek w jednym dokumencie, aby każdy mógł znaleźć to, czego szuka.
#6. Wyłącz powiadomienia aplikacji służbowych w telefonie
Ustal sobie bloki czasowe, w których będziesz sprawdzał aplikacje i odpowiadał na wiadomości od współpracowników w ciągu całego dnia.
#7. Wykorzystuj efektywnie czas
Nie czekaj na odpowiedź na zadane pytanie. Poświęć ten czas na inne prace.
#8. Zawsze sprawdzaj ustawienia udostępniania dokumentów
To drobiazg, ale jeśli ktoś musi prosić o dostęp, a następnie na niego czekać, to może powodować to opóźnienia w komunikacji.
Co możesz zrobić jako team leader?
#1. Faworyzuj wiadomości tekstowe i umiejętność ich edycji
Każdy powinien opanować umiejętność jasnego formułowania zdań i przyczynowo-skutkowe pisane wiadomości, tak aby zrealizować zamierzone cele.
#2. Mierz produktywność w odpowiedni sposób
Oceniaj ludzi na podstawie ich efektów pracy, a nie tego ile czasu spędzają, pracując. Znieś wymaganą liczbę godzin w pracy i obowiązek przychodzenia do biura codziennie.
#3. Podkreślaj takie wartości jak zaufanie, organizacja pracy, niezależność i odpowiedzialność
#4. Zaimplementuj model DRI (Direct Responsible Individual) do zarządzania i podejmowania decyzji, który jest wykorzystywany przez takie marki jak Apple
Model ten oznacza, że jest jedna osoba, która odpowiada za dany obszar pracy lub projekt wewnątrz firmy. Nie robi wszystkiego sama, ale organizuje zespół, podejmuje kluczowe decyzje i pilnuje harmonogramu oraz wyników. Im bardziej można zmniejszyć liczbę osób zaangażowanych w podejmowanie decyzji i zwiększyć indywidualną odpowiedzialność, tym bardziej efektywny jest twój zespół.
#5. Ustal rozsądne oczekiwania dotyczące akceptowanego czasu reakcji dla całego zespołu
Może to być np. 24 godziny, gdzie priorytetem jest przejrzystość i odpowiednia dokumentacja.
#6. Wykorzystuj odpowiednie narzędzia do różnych rodzajów komunikacji
Staraj się ograniczyć używanie poczty e-mail wewnętrznie. Ważne informacje mogą zaginąć w wielowątkowej konwersacji, a poczta powinna służyć podsumowaniom i kontaktom na zewnątrz.
#7. Zastanów się, które role w firmie wymagają komunikacji synchronicznej, a które asynchronicznej
Wsparcie techniczne czy obsługa klientów może wymagać intensywnej i częstej komunikacji.
#8. Stwórz kanał komunikacji na wypadek sytuacji kryzysowych
Może to być komunikacja telefoniczna, którą wykorzysta się w momencie awarii. Zdecydowana większość spraw nie jest pilna i nie wymaga natychmiastowej reakcji.
Komunikacja asynchroniczna, jeśli jest używana prawidłowo, może bardzo pomóc twojej organizacji nie tylko osiągać zamierzone cele, ale także wejść na jeszcze wyższy poziom jakości pracy. Należy tylko pamiętać, że od czasu do czasu warto po prostu użyć tradycyjnej rozmowy twarzą w twarz.
