Dwight Eisenhower przeszedł do historii nie tylko jako 34. Prezydent Stanów Zjednoczonych, ale i jako bardzo efektywny menedżer i twórca systemu do zarządzania czasem znanego jako „matryca” albo „kwadrat Eisenhowera”. Jak stworzyć taką matrycę i jak Ci pomoże w życiu prywatnym oraz zawodowym – opowiadamy w naszym artykule.
Główne kryteria: pilne i ważne
Podstawą matrycy Eisenhowera jest ocena wszystkich zadań według dwóch głównych kryteriów: pilności i ważności. Sam Eisenhower mówił: „Są dwa rodzaje problemów: pilne i ważne. Zazwyczaj, te pilne nie są ważne, a te ważne nie mogą być pilne”.
W swojej książce 7 nawyków skutecznego działania Stephen Covey tak określa pojęcia „pilne” i „ważne”:
Coś jest pilne, jeśli wymaga natychmiastowych działań, których brak będzie miał poważne konsekwencje. Pilnych zadań nie da się uniknąć – ale poświęcając za dużo czasu na gaszenie pożarów, szybko się wypalisz.
Coś jest ważne, jeśli ma dla nas znaczenie w perspektywie długoterminowej. Takie zadania wymagają planowania i przemyślenia – ich ważność jest subiektywna i zależy od celów i systemu wartości.
Cztery ćwiartki
Żeby stworzyć matrycę, podziel arkusz na cztery kwadraty i dodaj dwie osie: pionową – będzie odpowiadała za ważność, i poziomą – będzie odpowiadała za pilność. W ten sposób powstaną cztery ćwiartki:
- Ćwiartka A: ważne i pilne
- Ćwiartka B: ważne i niepilne
- Ćwiartka C: nieważne i pilne
- Ćwiartka D: niepilne i nieważne
Ćwiartka A: zadania ważne i pilne
Tutaj znajdują się zadania, niecierpiące zwłoki: są priorytetowe i wymagają natychmiastowych działań. Staraj się zostawić tę ćwiartkę pustą – później wypełni się ona niezaplanowanymi pilnymi sprawami.
Przykłady zadań ważnych i pilnych:
- Wstrzymanie reklam online, jeśli strona internetowa padła i jest niedostępna
- Zakończenie prac, termin oddania których już minął
- Pilna wizyta do lekarza
Ćwiartka B: zadania ważne i niepilne
Tę sekcję wypełnij zadaniami, których efekt będzie odczuwalny w perspektywie długoterminowej, i takie, które możesz zaplanować z wyprzedzeniem. Zazwyczaj wygląda to następująco: zadania z tej sekcji nie są pilne w tej chwili i zostają przełożone na później. Koniec końcem, termin ich wykonania upływa i te zadania trafiają do ćwiartki A. Żeby uniknąć takiej sytuacji, ustal od razu ile czasu i kiedy będziesz mógł poświęcić zadaniom ważnym i niepilnym.
Większość zadań powinna trafiać właśnie do ćwiartki B – ona jest najważniejsza. To jest czas na podejmowanie ważnych decyzji, tworzenie nowych idei, przemyślenie kolejnych kroków bez pośpiechu. Zadania z tej ćwiartki pomagają ciągle się rozwijać.
Przykłady zadań ważnych, ale nie pilnych:
- Przygotowanie strategii marketingowej
- Analiza danych finansowych
- Uprawianie sportu
Ćwiartka C: zadania pilne i nieważne
Do tej kategorii wpadają wszystkie zadania, które strategicznie nie są dla Ciebie aż tak ważne, ale ich zrobienia nie da się przełożyć na później. Zadania z tej sekcji to tak zwana „strefa delegowania” – większość z nich może wykonać ktoś inny. Bywają też kuszące: takie zadania tworzą iluzję ważności i zapracowania, ale nie wymagają zbyt dużo uwagi i nie są bardzo odpowiedzialne.
Jeśli nie możesz delegować zadań z tej listy, poświęć im czas, kiedy jesteś najmniej produktywny – na przykład, od razu po przerwie obiadowej lub pod koniec dnia. Ustal, ile czasu możesz na nie poświęcić i, co najważniejsze, nie zaczynaj dnia od zadań pilnych i nieważnych. Robiąc to, ryzykujesz spędzić cały dzień, zajmując się zadaniami, które nie mają dla Ciebie większego znaczenia.
Przykłady zadań pilnych, ale nie ważnych:
- Sprawdzenie poczty lub messengerów
- Pomoc kolegom z pracy, którą może zaoferować ktoś inny
- Sprzątanie, kiedy możesz zaprosić firmę sprzątającą
Ćwiartka D: zadania niepilne i nieważne
Takie zadania to pożeracze czasu. Przewijanie news feed'u na Facebook lub bezsensowne dyskusje w komentarzach nie są ani ważne, ani pilne.
Dla wielu ludzi to sposób na przerwę – i nie ma w tym nic złego, jeśli Twoja produktywność lub poziom energii nie spada. Ale zanim spędzisz kolejne trzy godziny, przeglądając profile znajomych w sieciach społecznościowych, pomyśl, jaki odpoczynek przyniesie Ci więcej korzyści.
Badanie, opublikowane w Journal of Applied Psychology, twierdzi: to, jak spędzamy czas wolny, mocno wpływa na naszą motywację i satysfakcję. Ludzie, którzy uprawiają sport, czują się bardziej zmotywowani, a ci, którzy medytują lub uprawiają jogę, są bardziej zrównoważeni.
Oglądanie telewizji już nie jest takie jednoznaczne: spędzenie jednego wieczoru z ulubionym serialem doda Ci energii następnego dnia, ale jeśli będziesz robić to codziennie, szybko poczujesz zmęczenie i brak zainteresowania.
Przykłady zadań nieważnych i niepilnych:
- Sprawdzanie feed'u na Facebooku
- Gry komputerowe
- Zakupów online „na poprawę humoru”
Jak korzystać z matrycy przy zarządzaniu projektami?
#1. Wybór projektów. Nie zabieraj się za wszystko naraz: wyznacz, jakie z projektów są najkorzystniejsze dla biznesu i oznacz je jako priorytetowe.
Wdrożenie nowego systemu do CRM będzie ważne i pilne, jeśli wymagają tego realia biznesowe: liczba klientów dramatycznie wzrosła i zespół nie wyrabia się z obsługiwaniem wszystkich zamówień. Wykorzystanie automatyzacji zmniejszy obciążenie menedżerów przy najprostszych transakcjach i uwolni ich czas na pracę z klientami, którzy mogą przynieść większe zyski.
Jeśli wzrost liczby klientów jest dopiero planowany – na przykład, otwierasz nowy kierunek za pół roku – projekt wdrożenia nowego systemu do automatyzacji będzie ważny, ale nie pilny.
#2. Wyznacz priorytety zadań w każdym z projektów. Przygotuj listę wszystkich zadań w projekcie i oceń je według kryteriów pilności i ważności.
Pamiętaj o pozostawieniu ćwiartki A pustą na etapie planowania projektu – w trakcie pracy wypełni się zadaniami, które się palą. Tu może również trafić rozwiązywanie niespodziewanych problemów: padnięcie serwerów, pilne płatności, znalezienie nowego fotografa dzień przed planowanym wydarzeniem. Te wszystkie zadania są ważne dla biznesu i wiążą się z ryzykiem.
Ćwiartka B (ważne i niepilne) Twój główny plan zadań, niezbędnych do realizacji projektu. Tu trafią zadania, kluczowe dla sukcesu w perspektywie długoterminowej: stworzenie strategii, szkolenia dla zespołu, analityka.
Ćwiartka C (nieważne, ale pilne) To są zadania, których realizację nie da się przełożyć na później, ale nie są aż tak istotne w perspektywie długoterminowej. To mogą być tymczasowe rozwiązania, które sprawią, że jakaś funkcja będzie dostępna już teraz, ale zostanie do dopracowania później.
Ćwiartka D (nieważne i niepilne) To pogawędki na Slack'u i spotkania, na których nie podejmuje się ważnych decyzji. To są tak zwane „pożeracze” – wymagają one Twojego czasu i energii, ale wcale nie mają wartości dodanej.
Kilka rad na koniec:
- Nie przeciążaj matrycy. W każdej ćwiartce powinno być nie więcej niż 5-8 zadań.
- Nie mieszaj zadań. Stwórz osobne matryce, dotyczące pracy i życia prywatnego. Jeśli pracujesz nad kilkoma projektami jednocześnie, stwórz osobne matryce dla każdego z nich.
- Używaj kodów kolorystycznych. Wybierz czerwony do zadań pilnych i ważnych, zielony – do ważnych i niepilnych, żółty – do pilnych i nieważnych, a niebieski – do nieważnych i niepilnych zadań.
Pro Tip: korzystaj z matrycy Eisenhowera nie tylko do planowania zadań, ale i dla analizy tego, na co poświęcasz swój czas. Napisz, co robiłeś w tym tygodniu, ile czasu na to poświęciłeś, i podziel te zadania na ćwiartki. To pomoże Ci znaleźć „czarne dziury”, które pochłaniają najwięcej Twojego czasu i energii, i zoptymalizować swój harmonogram w przyszłości.
