W 2014 roku agencja NASA opublikowała 100 zasad, którymi powinni się kierować w swojej pracy menedżerowie projektów. Są to osoby odpowiedzialne za amerykański program kosmiczny – pod ich kierownictwem pracują najlepsi specjaliści z całego świata. Kluczowe zasady pracy nad projektami zostały opracowane przez Jerry'ego Maddena, Zastępcę Dyrektora Departamentu Projektów Lotniczych NASA, i jego współpracownika Roda Stewarta.
Wybraliśmy i przetłumaczyliśmy najważniejsze z nich.
O menedżerach projektów
#1. Z kimkolwiek byś nie miał do czynienia, bądź uczciwy. Branża kosmiczna jest mniejsza, niż może się wydawać – zdziwisz się, jak często będziesz spotykać tych samych ludzi. Lepiej, żebyście mieli do siebie szacunek, niż żywili urazę.
#2. Wściekli i zdenerwowani ludzie mogą być menedżerami projektów. Prokrastynatorzy i lenie – nie.
#3. Kierownik projektu może nie wiedzieć, jak dokładnie należy wykonać konkretne zadanie, ale musi zdawać sobie sprawę, jakie działania doprowadzą do osiągnięcia postawionego celu.
#4. Nie wszyscy odnoszący sukcesy menedżerowie są wykwalifikowani i na odwrót. Szczęście odgrywa dużą rolę zarówno w sukcesach, jak i w porażkach. Zdecydowanie częściej jednak uśmiecha się ono do ludzi kompetentnych i pracowitych.
#5. Uważaj na menedżerów projektów, którzy jednocześnie są inżynierami systemowymi i dyrektorami finansowymi. Tacy ludzie zazwyczaj nie mają strachu i, biorąc na siebie za dużo, tylko szkodzą projektom.
#6. Większość menedżerów odnosi sukcesy dzięki umiejętnościom i silnym stronom swojego zespołu.
#7. Większość problemów pojawia się na wczesnych etapach pracy nad projektem. Dobry plan to połowa sukcesu. Doświadczenie wskazuje, że zdecydowanej większości problemów dałoby się uniknąć, gdyby więcej czasu poświęcono problematycznym obszarom na samym początku.
O pracy w zespole
#8. Wszystkiego nie dopilnujesz. Możesz natomiast dopilnować ludzi – twój zespół musi wiedzieć, że nie zaakceptujesz słabej roboty.
#9. Czynnik ludzki – to główna przyczyna porażek w zarządzaniu projektami. By zminimalizować ich ryzyko, należy lepiej poznać swoich współpracowników i określić ich mocne i słabe strony. To pomoże efektywnie wykorzystać osobowość każdego z nich w pracy i sprawi, że nie wpłynie ona niekorzystnie na realizację wspólnych celów.
#10. Pilnuj pracoholików – jeśli pójdą w złym kierunku, nawet w krótkim czasie mogą zaszkodzić projektowi. Łatwo jest przeciążyć ich zadaniami i spowodować przedwczesne wypalenie. Upewniaj się, że biorą wystarczającą liczbę dni wolnych i że ich obciążenie nie przekracza normy o więcej niż 25%.
#11. Bycie zaangażowanym to klucz do sukcesu. Menedżerowie, którzy tylko nadzorują pracę innych i nie biorą w niej udziału, nigdy nie będą wiedzieli, co się dzieje.
#12. Najczęściej nie chcą chwalić się swoją pracą niekompetentni pracownicy.
#13. Nigdy nie proś swoich kierowników o podjęcie decyzji, jeśli możesz zrobić to sam.
O raportach
#14. Kontrola zewnętrzna zawsze wypada w najgorszym momencie. Musisz dbać o aktualizowanie danych w systemie – zarówno biznesowych, jak i technicznych. Brak aktualnych informacji może być podstawą do zwolnienia.
#15. W spotkaniach powinno brać udział do sześciu osób. Spotkania, w których bierze udział więcej ludzi, sprawdzają się w przypadku ogłoszeń, a nie dyskusji.
#16. Im mniej twoi przełożeni są zaangażowani w pracę nad projektem, tym więcej raportów będą potrzebować. W takiej sytuacji należy je przygotowywać tak profesjonalnie, jak się da: prostota i jasność jeszcze nikomu nie zaszkodziły.
#17. Dyskusje o konieczności raportów zajmują więcej czasu niż same raporty. Jednak jeśli ich przygotowanie zajmuje za dużo czasu lub przeszkadza w codziennej pracy, należy dać o tym znać swojemu przełożonemu.
O kontrahentach
#18. Bycie uczciwym w kontaktach z kontrahentami jest w porządku, ale relacje przyjacielskie mogą zagrozić twojej obiektywności.
#19. Jeśli po drugiej stronie masz słabego menedżera – znajdź sobie innego partnera do współpracy.
O inżynierach i naukowcach
#20. Inżynierowie są urodzonymi optymistami – oni w ostatniej kolejności dowiadują się o przekroczeniu budżetów. Nawet kiedy trudności finansowe są oczywiste, inżynierowie się nimi nie przejmują.
#21. Większość naukowców postępuje racjonalnie, dopóki nie ograniczysz ich pola do eksperymentów. Badania są częścią pracy naukowej – ci, którzy je prowadzą, mogą natomiast pójść na kompromis, jeśli będą wiedzieć, że jesteś z nimi szczery.
O porażkach
#22. Zaprzeczenie nowym technologiom to poważny błąd. Gorzej byłoby zapomnieć o tym, że komputery tylko naśladują proces myślowy.
#23. Nie wyciągaj pochopnych wniosków. Dowiedz się dokładnie, na czym polegał problem – błędna ocena sytuacji doprowadzi cię do kolejnej porażki.
#24. Nie bój się porażek – bez nich nie odniesiesz sukcesu. Pracuj nad swoją umiejętnością szybkiego wracania do gry – częścią tego jest wiedza, kto może ci w tym pomóc.
