Według szacunków co sekundę na świecie powstaje 350 prezentacji stworzonych w programach Keynote lub PowerPoint. Za pomocą tych narzędzi przedsiębiorcy „sprzedają” swoje projekty inwestorom, agenci przedstawiają swoich artystów, a tysiące osób zgłaszają się do pracy. Nasza szkoła nie jest tu wyjątkiem. Każdym zajęciom online towarzyszy prezentacja przygotowana przez wykładowcę i sprawdzona przez nasz zespół.
Przeanalizowaliśmy ponad 500 prezentacji stworzonych w Labie w zeszłym roku i zebraliśmy najczęściej powtarzające się błędy oraz sposoby na ich uniknięcie. Opowiadamy o tym, jak stworzyć prezentację, której nie będziesz się wstydzić.
Błąd nr 1. Brak celu
Aby ustalić cel swojej prezentacji, dokończ zdanie: „Chcę, aby…”. Pomyśl o tym, jak publiczność powinna zareagować na twoje wystąpienie – co powinna zrobić lub nad czym się zastanowić. Im bardziej konkretny będzie ten cel, tym trafniejsze będą twoje argumenty. Dobra prezentacja zachęca do działania – motywuje do większej świadomości ekologicznej lub do zakupu nowego smartfona. Cel nie musi być ambitny, ale musi być konkretny.
Błąd nr 2. Brak scenariusza
Zainteresuj swoją publiczność – na przykład przez stworzenie bohatera, którego poprowadzisz do sukcesu. Na tym schemacie najczęściej oparte są bajki, scenariusze filmowe oraz reklamy.
Możesz ułożyć swoją prezentację w następujący sposób:
#1. Wprowadzenie w temat. Już na pierwszym slajdzie słuchacze powinni zrozumieć, dlaczego twoja prezentacja jest wartościowa. Opowiedz o tym, co będzie dalej – na przykład, że po obejrzeniu twojej prezentacji słuchacze nauczą się tworzyć skuteczne prezentacje lub zdobędą wiedzę, jak prognozować ruch pieniężny w firmie.
#2. Intryga. Prezentacja powinna być nie tylko użyteczna, ale ma też wywoływać napięcie. Korzyść: nauczysz się tworzyć budżet przepływów pieniężnych na miesiąc i zwiększysz obroty firmy dziesięciokrotnie. Intryga: 7 na 10 przedsiębiorców nie wie, jak śledzić koszty i oceniać ryzyko finansowe.
#3. Teza. To główna idea twojej prezentacji – to, o czym chcesz opowiedzieć swoim słuchaczom.
#4. Antyteza (pokazuje drugą stronę medalu). Buduje zaufanie i pokazuje problemy, z którymi można spotkać się w praktyce. Na przykład: nie każdy jest przeszkolony w dziedzinie finansów, ponieważ w domenie publicznej niewiele jest cennych informacji. Warto jednak przeszkolić się z zakresu matematyki biznesowej – pozwoli to zaoszczędzić czas i pieniądze lub nawet uratować przed bankructwem.
#5. Podsumowanie. Słabe prezentacje kończą się hasłem „dziękuję za uwagę”. Dobre prezentacje kończą się wnioskami i wezwaniem do działania: „Teraz już rozumiecie podstawowe zasady zarządzania finansami w firmach. Wszystkich, którzy chcą pogłębić swoją wiedzę w tym zakresie, zapraszamy na kurs”.
Do przygotowania scenariusza możesz skorzystać z mind map lub map mentalnych, a takie narzędzia jak MindMeister, XMind lub Miro ułatwią ci ich stworzenie. Dzięki nim zwizualizujesz pomysły i związki między nimi, dzieląc duże idee na mniejsze części. To pozwoli ocenić strukturę prezentacji i zrozumieć, gdzie potrzebujesz więcej danych lub argumentów. Zacznij budować mapę „od środka”: sformułuj swoją tezę i dokładaj do niej idee, które dotyczą prezentacji lub projektu w całości.
Dwie składowe, które odpowiadają za integralność prezentacji, to jej struktura i układ elementów. Najpierw podziel informacje na slajdy, przemyśl, w jaki sposób ułożysz tekst, ale nie przeskakuj do projektowania graficznego na tym etapie. Stwórz layout, pobaw się kompozycją i czytelnością. Z punktu widzenia percepcji informacji najlepszą opcją jest podejście „jedna myśl – jeden slajd”.
Błąd nr 3. Nieodpowiedni rozmiar slajdów
Unikaj niestandardowych rozmiarów slajdów – to ułatwi ci pracę, a słuchaczom – odbiór informacji. Postaw na rozmiar 16:9 – on jest optymalny dla przedstawienia jakichkolwiek danych i odpowiada trybowi panoramicznemu. To oznacza, że do dyspozycji będziesz mieć cały ekran i na wszystko wystarczy miejsca. Poza tym nasze oczy są już przyzwyczajone do takich proporcji.
Rozmiar 4:3 też jest jednym ze standardowych formatów, ale lepiej go unikać. Przez to, że jest zbliżony do kwadratu, ciężko jest rozmieścić na nim wszystkie informacje. Po włączeniu trybu panoramicznego po lewej i prawej stronie pojawią się czarne paski i prezentacja będzie wyglądać nieprofesjonalnie.
Aby zmienić rozmiar slajdów w PowerPoincie, wybierz kartę „Projektowanie”, pozycję „Rozmiar” i zaznacz opcję „Panoramiczny (16:9)”.
Błąd nr 4. Za dużo informacji
Pamiętaj: jedna myśl – jeden slajd. Przemyśl ilość treści, biorąc pod uwagę format prezentacji. Dłuższy akapit będzie dobrze odebrany przez kogoś, kto czyta prezentację na swoim komputerze. Publiczności, która słucha twojego wystąpienia na sali, dłuższe teksty sprawią problem.
Aby oszacować liczbę slajdów, stosuj zasadę „jeden slajd na minutę”. Jeśli twoje wystąpienie potrwa 30 minut, optymalną liczbą slajdów będzie 30.
Błąd nr 5. Nieczytelne czcionki
Aby tekst był czytelny, postaw na bezszeryfowe czcionki – na przykład Open Sans, Roboto czy PT Sans. Używaj jednej głównej czcionki i ewentualnie jeszcze jednej jej odmiany – czcionka Montserrat ma ich aż 15.
Nieczytelność tekstów jest częstym problemem. Przejawia się w taki sposób:
- Dużo tekstu pisanego czcionką małej wielkości.
- Zbyt mała interlinia, która sprawia, że wszystko się zlewa.
- Dużo bloków tekstowych z czcionkami różnych wielkości. Najlepiej używać trzech grup wielkości na jednym slajdzie: nagłówek – największa czcionka (36 pt. +), podtytuł – średniej wielkości czcionka (24 pt.) oraz paragraf – standardowej wielkości czcionka (12-16 pt.). Jeśli potrzebujesz dodać przypisy lub komentarze, użyj czcionki o wielkości 6-8 pt. Wielkości są orientacyjne i zależą od treści na slajdzie.
- Brak kontrastu. Podstawowa zasada: ciemny tekst na jasnym tle i na odwrót.
Błąd nr 6. Za dużo kolorów
Duża liczba kolorów rozprasza, a niefortunne połączenie różnych odcieni narusza wizualną integralność prezentacji. Jeśli twoja organizacja ma firmowy zestaw kolorów, najlepiej skorzystać z niego, ewentualnie dodając kilka barw wspomagających. Wybierz 1 lub 2 główne kolory do stworzenia tła oraz do 4 odcieni uzupełniających. Jeśli nie masz kolorów firmowych, skorzystaj z serwisów, które pomogą ci dobrać odcienie – Flat UI Colors lub Khroma.
Błąd nr 7. Skomplikowana wizualizacja danych
Czasami na jeden slajd trafiają 3-4 diagramy – przez to słuchaczom uciekają cenne informacje. Aby uprościć percepcję danych, poświęć jednemu wykresowi cały slajd, usuń zbędne szczegóły i użyj czytelnej czcionki. Podejdź do tego kreatywnie – podobnie jak autorzy poniższego wykresu dotyczącego proporcji mięsożerców i wegetarian wśród klientów pizzerii.
Jeśli zamieszczasz na slajdzie złożone wykresy lub infografikę, lepiej nie obciążać go dodatkowymi elementami. Zwiększ wykresy, aby zagwarantować ich czytelność. W tworzeniu czytelnych wykresów będą także pomocne:
- kolory: każdy blok zaznacz innym kolorem lub odcieniem, to pomoże przyswoić i zapamiętać informacje;
- ikonki: możesz podkreślić dane graficznymi elementami, odpowiednimi do tematyki slajdu;
- liczby: niech będą duże i wyraźne.
W dużym stopniu wszyscy jesteśmy wzrokowcami i odbieramy informacje wizualnie, dopiero potem wczytując się w tekst i liczby. Korzystając z kolorów i stawiając akcent na liczbach, zwrócisz uwagę odbiorców na treść slajdu. Najważniejsze elementy podkreślaj kolorowym tłem, pogrubioną czy większą czcionką lub akcentem kolorystycznym.
Błąd nr 8. Stockowe grafiki
Zdjęcia mogą być najlepszymi przyjaciółmi twoich prezentacji, ale równie dobrze mogą je zepsuć. Unikaj standardowych zdjęć z uściskiem dłoni lub drabiną sukcesu.
Znaleźć dobre zdjęcia możesz na stronach takich jak Unsplash, Flickr, Behance lub Dribbble. Po inspiracje do układu slajdów zajrzyj na Httpster. Odpuść standardowe ilustracje z białymi ludzikami – w znalezieniu alternatywy pomoże serwis Freepik. Wybierz jedną serię ilustracji do użycia w swojej prezentacji. Jeśli nie będzie to możliwe, postaraj się dobrać kilka serii tak, aby do siebie pasowały.
Bądź przygotowany. Dowiedz się od organizatorów, jaki rodzaj połączenia będzie dostępny – HDMI czy VGA, weź ze sobą przejściówki i własny komputer, na wypadek, gdyby coś poszło nie tak. Dowiedz się, na jakim urządzeniu będzie wyświetlana prezentacja – będzie to projektor, TV czy ekran LED, od tego zależy czytelność użytych czcionek.
I najważniejsze – przećwicz swoją przemowę. Publiczność nie lubi, gdy mówca powtarza tekst ze slajdów, a brak pewności zauważą nawet słuchacze w ostatnim rzędzie.
Chcesz otrzymać podsumowanie artykułów?
