Blog

Jak automatyzować procesy finansowe?

Renata Witebska, Head of Finance w Qurate Retail Group Global Business Services, podpowiada, jak zarządzać finansami w organizacji, oraz wskazuje, które procesy finansowe mogą – a nawet powinny – być automatyzowane.

blog-cover-automatyzacja-finanse-61f94897acbd6679450813.png

Automatyzacja procesów finansowych w firmie może wydawać się skomplikowana, trudna do wdrożenia lub nawet nieosiągalna – w szczególności dla małych firm, które nie dysponują dużymi budżetami. W rzeczywistości przedsiębiorstwa, które wdrażają proste procesy automatyzacji, takie jak wprowadzanie danych do systemu, prowadzenie rozliczeń czy realizacja płatności, mogą działać tak samo sprawnie jak duże firmy, a także osiągnąć oszczędności finansowe. 

Renata Witebska, ekspertka od finansów z wieloletnim doświadczeniem, podpowiada, jak wykorzystywać automatyzację, aby być bardziej wydajnym, skutecznym, i aby firma mogła osiągać lepsze wyniki.

Automatyzacja i sztuczna inteligencja są już gotowe do przekształcenia procesów finansowych w firmach, a wiedza o tym, co zautomatyzować, może doprowadzić do nowej ery produktywności – uważają eksperci z McKinsey. Offshoring, outsourcing i centralizacja stanowią normę w firmach już od dziesięcioleci. Obecnie jednak dyrektorzy finansowi muszą podjąć decyzję dotyczącą automatyzacji. Może oczywiście okazać się, że jest to kusząca opcja, ale korzyści mogą być mało miarodajne. Najistotniejsze, aby zrozumieć, jakie procesy czy rodzaje działań można zautomatyzować. Aby w pełni wykorzystać szansę przejść do przyszłości, należy ponownie przemyśleć procesy oraz funkcjonowanie firm skupionych wokół technologii. 

Organizacje finansowe wykonują szeroki wachlarz działań: od zbierania podstawowych danych po podejmowanie złożonych decyzji i doradzanie liderom biznesowym. W rezultacie potencjał poprawy wydajności poprzez automatyzację różni się ze względu na funkcję i technologię. Według szacunków McKinsey obecne technologie mogą w pełni zautomatyzować 42% działań finansowych oraz w większości – kolejne 19%. Około jedną trzecią działań finansowych można wykonać przy użyciu podstawowych technologii do automatyzacji zadań, takich jak RPA (Robotic Process Automation). Działając na istniejących systemach IT, RPA jest klasą oprogramowania ogólnego przeznaczenia, często też określana mianem tzw. robotyki oprogramowania, choć warto pamiętać, że nie należy mylić jej z fizycznymi robotami. RPA i technologie uzupełniające, takie jak zarządzanie procesami biznesowymi i optyczne narzędzia do rozpoznawania znaków, znajdują już też zastosowanie w wielu działaniach finansowych. A niebawem mogą stanowić standardowe rozwiązania w finansach korporacyjnych. 

Jak identyfikować procesy, które chcemy zautomatyzować? 

Kluczowa jest analiza naszych procesów. Wskaże ona, które z nich są powtarzalne, transakcyjne, manualne i łatwe do automatyzacji, a które z kolei są istotne z punktu widzenia działalności firmy. Jeśli już zidentyfikujemy kilka takich powtarzalnych procesów, to wciąż musimy się zastanowić, który z nich jest najbardziej wartościowy pod kątem działalności naszej firmy. Dlatego w analizie zwrotu z inwestycji oceniamy nie tylko czas, jaki możemy zaoszczędzić w przeliczeniu na pieniądze, ale również inne niematerialne (jakościowe) czynniki, jak np. compliance (zgodność z przepisami), audit (audyt, kontrola) itp. W identyfikacji i analizie potencjalnych procesów do automatyzacji mogą nam pomóc specjaliści RPA z firm doradczych lub specjaliści Lean Six Sigma, otrzymując od naszych pracowników obsługujących konkretne procesy pakiet danych o tym, jak działa proces, jakie są jego problemy lub obszary do poprawy. Musimy również pamiętać o procesach, które z definicji są trudne do zautomatyzowania – gdzie czynnik oceny ludzkiej jest bardzo ważny, jak np. audyt. Chociaż w tym przypadku, ostatnimi czasy pojawiają się już roboty do obsługi procesu audytowego. 

Jakie procesy w finansach możemy zautomatyzować?                                                                                    

Zautomatyzować możemy wszelkie manualne transakcje, które wymagają wprowadzenia danych do systemu księgowego. Wystawianie faktur sprzedaży, rozliczanie należności i zobowiązań (od momentu pobrania faktury elektronicznej, przez odczytanie danych z faktury przy użyciu narzędzia OCR, po księgowanie w systemie na zdefiniowanych kontach i przeprocesowanie płatności). Możemy również realizować wszelkie masowe wysyłki, używając robota do automatycznego mailingu skierowanego do kontrahentów np. wezwania do zapłaty czy noty księgowe itp. Uzgadnianie kont oraz tworzenie czy weryfikacja raportów, do których używamy Excela, są idealnymi procesami nadającymi się do automatyzacji i użycia robotów RPA tworzących zaawansowane makra do wykonywania obliczeń w Excelu. Możemy również stworzyć roboty do wprowadzania i aktualizacji danych naszych dostawców, co jest procesem bardzo żmudnym i manualnym.

Na co zwracać uwagę, wybierając odpowiednie oprogramowanie? 

Przede wszystkim trudno jest znaleźć oprogramowanie, które zagwarantuje, że cały nasz proces zostanie zautomatyzowany. Najczęściej są to pewne wycinki, elementy składowe, które da się zautomatyzować np. sczytywanie danych z faktur przy pomocy narzędzia OCR. Na rynku jest też wiele firm, które oferują swoje dedykowane rozwiązania dla poszczególnych procesów np. PTP, OTC, jednakże zawsze niezbędna jest gruntowna analiza naszego procesu i porównanie z tym obsługiwanym przez dane oprogramowanie. Wybierając partnera do wdrożenia RPA, możemy sięgnąć po globalnych graczy takich jak: UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism, ale też prężnie rozwijające się lokalne firmy np. First Byte, która jest twórcą narzędzia Wizlink, służącego do robotyzacji procesów.

Jakie są korzyści z automatyzacji procesów w finansach i księgowości?

  • Oszczędność czasu, z uwagi na to, że wprowadzanie oraz weryfikacja danych w księgowości jest procesem czasochłonnym. 
  • Eliminacja błędów ludzkich w masowej obróbce danych czy ręcznym wprowadzaniu za pomocą robotów, które zapewniają redukcję pomyłek z racji braku czynnika ludzkiego. 
  • Zapewnienie ciągłości realizacji kluczowych procesów, gdyż roboty nie potrzebują przerw, mogą pracować 24 godziny na dobę przez cały tydzień.

Jakie są najczęstsze błędy przy automatyzacji? 

  1. Niezdefiniowanie celu, który chcemy osiągnąć przez automatyzację, i brak planu na jego realizację.
    Warto na samym początku zadać sobie pytanie: „Co chcemy osiągnąć?”. To może być zwiększenie produktywności, poprawienie warunków pracy (eliminacja monotonii procesów), obniżenie kosztów, uzupełnienie braków kadrowych czy eliminacja błędów. Następnie powinniśmy zaplanować to, w jaki sposób zrealizujemy plan automatyzacji. W tym przypadku należy odpowiedzieć sobie na następujące pytania: „Jaką metodę zarządzania projektami wybrać? Jakich ludzi zaangażować do projektu? W jaki sposób urealnić plan realizacji?”.
     
  2. Wybór nieodpowiedniego procesu do automatyzacji lub uparte dążenie do automatyzacji całego procesu.
    Jeśli proces nie spełnia podstawowych wymogów do automatyzacji, tj. powtarzalności zadań, dużych wolumenów operacji, małych liczb wyjątków, możliwości standaryzacji, braku podatności na częste zmiany, to wówczas może okazać się niemożliwy do zautomatyzowania, a nasza praca nie przyniesie oczekiwanych rezultatów. 
     
  3. Brak odpowiednich testów i zaangażowania działu IT.
    Należy opracować rozbudowane scenariusze testowe i przewidzieć możliwe ryzyka. Przy wsparciu doświadczonych ludzi z IT testy i implementacja robota mogą okazać się znacznie prostsze. Takie działania zapewnią również bezpieczeństwo danych, kontrolę i kompatybilność z innymi aplikacjami.
     
  4. Niezapewnienie skalowalności (rozbudowy robota).
    Oznacza to brak dostosowania do nowych systemów, rosnącej liczby użytkowników czy aplikacji. 

Co nas czeka w przyszłości? 

Obecnie w wielu firmach powstają mniejsze lub bardziej rozbudowane roboty, które automatyzują pracę. Narzędzia RPA są powszechnie stosowane, a firmy nierzadko decydują się na zakup całych platform RPA. Jednakże coraz głośniej mówi się o hiperautomatyzacji (RPA + AI + BI), czyli kompleksowym wykorzystaniu wszelkich dostępnych narzędzi z zakresu automatyzacji, w tym sztucznej inteligencji (AI – Artificial Intelligence, ML – Machine Learning) oraz Business Intelligence. Celem jest transformacja cyfrowa przedsiębiorstwa. Boty do wykonywania powtarzalnych ludzkich czynności zastępuje sztuczna inteligencja (czatboty, voiceboty itp.), która stara się symulować ludzki intelekt lub współpracuje z nim. Pozwala to zautomatyzować każdy, bez wyjątku, proces w przedsiębiorstwie. Hiperautomatyzacja staje się idealnym narzędziem do cyfrowej transformacji biznesu, dzięki której poprzez automatyzację powtarzalnych procesów pracownicy skupiają się na rozwiązaniach niestandardowych, zdobywają najnowsze informacje biznesowe i dostarczają kreatywnych rozwiązań.