Jak zmienia się zarządzanie projektami: 5 trendów | Szkoła biznesu Laba
should_authorize_via_email
email.input_code tel.input_code
email.code_actual_for tel.code_actual_for
apply_exit_text
session_ended
to_homepage
Blog

Wyszukiwarka

Spis treści:

Jak zmienia się zarządzanie projektami: 5 trendów

Opowiadamy dlaczego „dobre” i „złe” metodologie to już relikt przeszłości.

blog-cover-project-management-trends-627669f9bd0c4064172204.jpg

Agile Manifesto – dokument, który określa zasady metodologii Agile – został stworzony 21 lat temu. Jego główne założenia – „najpierw ludzie, potem procesy” oraz szybka reakcja na zmiany zamiast sztywnego trzymania się planu – nadal są aktualne. Niektóre podejścia i narzędzia jednak ewoluowały, stały się bardziej złożone i lepiej ustrukturyzowane, zmieniło się również podejście do pracy w zespole oraz wizja project managera jako przywódcy teamu. Teraz część obowiązków PM-a można powierzyć sztucznej inteligencji, a project manager, który nie rozwija swoich umiejętności miękkich, postrzegany jest jako mniej profesjonalny.

Na podstawie artykułów TheProjectGroupProofHub oraz Rebel's Guide to Project Management opowiadamy o pięciu tendencjach, które kiełkują w obszarze zarządzania projektami, opowiadamy w naszym artykule.

Trend #1. Sztuczna inteligencja przejmuje część obowiązków project managera

Według badania przeprowadzonego przez platformę analityczną Cognilytica 86% project managerów przychylnie traktuje technologie sztucznej inteligencji. Ci, z kolei, którzy już wdrożyli je do swoich projektów, odnotowują wzrost efektywności o 20%.

Główną zaletą sztucznej inteligencji jest możliwość przepracowywania dużej ilości danych (włącznie z obszerną dokumentacją projektów) w krótszym czasie, oraz wykonywanie rutynowych czynności. Według prognozy Gartner w 2030 roku technologia sztucznej inteligencji będzie w stanie poradzić sobie z 80% zadań project managerów.

Jakie są zalety wdrożenia technologii sztucznej inteligencji do zarządzania projektami w 2022?

#1. Wsparcie przy podejmowaniu decyzji

Sztuczna inteligencja jest w stanie nie tylko obrabiać dane czy automatyzować proste czynności, ale również uwzględniać „czynnik ludzki”, tworząc rekomendacje dla PM-ów:

  • jakie zasoby warto wykorzystać do wykonania zadania;
  • z jakim ryzykiem może się spotkać projekt;
  • jaka liczba spotkań będzie optymalna dla zespołu.

Wsparcie dla managerów projektów w tym zakresie już oferują platformy GiniMachine, WorkStreams.ai oraz ClickUp, przygotowując prognozy oraz wizualizując dane w postaci infografik, diagramów i wykresów.

#2. Prognozowanie wyników za pomocą technologii machine learning

Na podstawie danych statystycznych oraz technologii machine learning sztuczna inteligencja może nie tylko coś rekomendować, ale również prognozować sukces projektów.

Sztuczna inteligencja potrafi przeanalizować cykl życia projektu i przygotować prognozę dotyczącą:

  • czasu na realizację zadania X;
  • możliwości osiągnięcia określonych KPI-ów oraz oszacowania, ile czasu będzie to wymagało;
  • realizacji budżetu.

#3. Eliminowanie błędów 

Już teraz project managerowie coraz częściej korzystają ze sztucznej inteligencji, aby zidentyfikować problem na wczesnych etapach realizacji projektu.

Jak to działa?

  1. Sztuczna inteligencja zapisuje cykl życia jednego projektu w firmie, który zakończył się sukcesem.
  2. Sztuczna inteligencja obserwuje procesy w innym projekcie, analizując współpracę wewnątrz zespołu, dokumentację, listy zadań oraz raporty.
  3. Mając szablon udanego projektu, sztuczna inteligencja może uprzedzić project managera o problemach pojawiających się na pewnych etapach realizacji projektu (na przykład jeśli KPI jest liczony nieprawidłowo). To pomaga uniknąć sytuacji, kiedy podobny błąd doprowadzi do przesunięcia terminów realizacji projektu, spadku efektywności czy błędnych KPI-ów.

#4. Bardziej skuteczna praca zespołów projektowych

Na początku 2022 roku 53% firm, które świadczą usługi, stwierdziło, że ma zamiar wdrożyć chatboty w ciągu najbliższych 18 miesięcy (liczba ta jest o 136% wyższa, niż była w 2021 roku). Jednocześnie 56% firm uważa, że chatboty zwiększają skuteczność projektów oraz zaangażowanie członków zespołu.

Chatboty najlepiej sobie radzą z wymagającymi oraz rutynowymi zadaniami, takimi jak zarządzanie danymi, przygotowanie harmonogramów, opracowanie dokumentacji oraz wystawianie rachunków. Poza tym bot może pomóc skrócić czas spędzony na komunikacji wewnątrz zespołu, kontaktując się z jego członkami np. na Slacku i przypominając im o nadchodzących zadaniach, wysyłając zapytania o status lub raporty.

Z automatyzacją zadań poradzi sobie bot Howdy: pomoże on wybrać zadania do wykonania, śledzić postępy oraz wysyłać raporty do członków zespołu oraz managera. Bot Meekan z kolei będzie pomocny w umówieniu spotkań one-on-one oraz z zespołem.

Trend #2. Zdolność do adaptacji emocjonalnej to jedna z kluczowych umiejętności kierowników projektów

W swoich badaniach amerykański profesor Gerald J. Mount wskazuje, że 69% umiejętności project managerów ma związek z rozpoznawaniem uczuć oraz adaptacją emocjonalną, i tylko 31% – bezpośrednio z doświadczeniem zawodowym.

Z kolei trener biznesu i badacz Patrick Mayfield doszedł do wniosku, że liderzy zespołów, które odnoszą sukces, spędzają ze swoimi podopiecznymi od 60% do 80% swojego czasu. Właśnie dlatego umiejętność rozpoznawania emocji oraz stawiania się w sytuacji innej osoby to kluczowe kompetencje, potrzebne do budowania procesów wewnątrz zespołu.

Oto główne korzyści dla project managerów, którzy mają rozwinięte umiejętności związane z adaptacją emocjonalną:

  • Tworzenie pozytywnej atmosfery w zespole, która korzystnie wpływa na jego produktywność. Project manager odpowiada za motywację zespołu oraz podział zadań. Managerowie o dobrze rozwiniętych kompetencjach miękkich będą mogli dogłębnie przeanalizować umiejętności swoich współpracowników oraz ich potencjał – a to pomoże odpowiednio przydzielić im zadania. Project manager, który rozwija swoją zdolność do adaptacji emocjonalnej, jest lepszym liderem. Kiedy zespołem zarządza kompetentny przywódca, ma on większą motywację do działania.
  • Rozwiązywanie konfliktów. Project managerowie, którzy potrafią „czytać” emocje otaczających ich ludzi, wiedzą, jak rozwiązać konflikt w pracy. W obliczu przeszkód tacy kierownicy projektów wykorzystują swoje umiejętności dyplomatyczne i mogą spojrzeć na sytuację z różnych punktów widzenia.
  • Dostosowywanie się do zmian oraz elastyczne podejście do zarządzania projektami. Project managerowie o wysoko rozwiniętej zdolności do adaptacji emocjonalnej nie będą stresować się zmianami w procesie pracy, ponieważ twardo stąpają po ziemi. Oni nie poddają się emocjom oraz z powodzeniem adaptują się do nowych warunków.

Trend #3. Koniec z „dobrymi” i „złymi” metodologiami oraz narzędziami do zarządzania projektami

W badaniu Global Trends in Project Management przeprowadzonym przez platformę ProjectManager wzięło udział ponad 600 managerów projektów. 60% ankietowanych stwierdziło, że w zarządzaniu projektami najczęściej stosują hybrydowe metodologie (Agile + Waterfall) oraz inne ich połączenia. Wykorzystywanie kilku podejść oraz narzędzi z różnych metodologii to jedna z panujących w 2022 tendencji.

W zależności od celów projektu managerowie wybierają jedną lub kilka metodologii oraz narzędzi. Platforma Datanyze (dedykowana B2B) naliczyła 259 technologii, z których korzystają PM-owie z 199 665 firm. Oto TOP 5 najpopularniejszych w 2022 narzędzi:

  • Jira: udział w rynku 42,28%, korzysta z niego 64 955 firm;
  • Microsoft Project: udział w rynku 15,09%, korzysta z niego 23 175 firm;
  • Airtable: udział w rynku 4,91%, korzysta z niego 23 175 firm;
  • Smartsheet: udział w rynku 4,57%, korzysta z niego 7 020 firm;
  • Asana: udział w rynku 2,89%, korzysta z niego 4 459 firm.

Trend #4. Project managerowie będą coraz częściej pracować ze zdalnymi zespołami

Ostatnie badanie Microsoft Work Trend Index wykazuje, że w 2022 roku coraz więcej zespołów stawia na pracę zdalną lub hybrydową. W badaniu wzięło udział 31 tysięcy osób z 31 krajów. Procentowo wygląda to następująco:

W 2022 r. 30% pracowników jest gotowych odejść od obecnego pracodawcy w razie braku możliwości pracy zdalnej.

Oto czynniki, które wpłynęły na zmianę podejścia do trybu pracy:

  • ryzyko zachorowania na COVID-19 (21% ankietowanych);
  • chęć znalezienia balansu między życiem prywatnym a zawodowym (24%);
  • brak zaufania do kierownika zespołu czy project managera (21%);
  • niewystarczająco elastyczny harmonogram pracy (21%).

Wielu pracowników również zaczęło zastanawiać się nad prawdziwym znaczeniem swojej pracy – liczy się dla nich to, jaki wpływ ma ich działalność na ostateczny wynik. Ma znaczenie także ich przestrzeń osobista, elastyczne godziny pracy i zaufanie do przełożonego.

Kilka rekomendacji dla PM-ów, którzy zarządzają zdalnymi zespołami:

  • stawianie na rozwój umiejętności przywódczych;
  • nowy format mentoringu: organizowanie zdalnych webinariów i seminariów dla pracowników;
  • praca nad zwiększeniem poziomu zaufania wszystkich członków zespołu do ciebie – i na odwrót;
  • opracowanie planu przeciwdziałania wypaleniu zawodowemu w zespole zdalnym – według badań Gallupa 80% pracowników przynajmniej od czasu do czasu boryka się z tym problemem.

Trend #5. Pracownicy będą odchodzić z zespołów, w których zdrowie psychiczne nie jest priorytetem

Wiele czynników w pracy może stać się źródłem stresu dla pracowników. W latach 2019–2022 wśród globalnych przyczyn możemy wymienić pandemię COVID-19 oraz wojnę w Ukrainie – nawet te dwie okoliczności już wystarczą, aby członkowie zespołu byli zestresowani w miejscu pracy. 

Brak wizji przyszłości, spadek motywacji spowodowany dużą niepewnością, obawy, że projekt zostanie wkrótce zamknięty – wszystkie te negatywne myśli codziennie przytłaczają pracowników. Dlatego ochrona zdrowia emocjonalnego i psychicznego współpracowników staje się ważnym trendem dla kierowników projektów w 2022 roku.

Polecamy przeczytać:

7-sposobow-na-zmeczenie-small-preview-60172b42169bc292781560.jpg

Zaraz padnę: 7 sposobów na przezwyciężenie zmęczenia psychicznego

Czytaj

Według badania Microsoft Work Trend Index 2022 53% członków zespołu priorytetowo traktuje swoje zdrowie psychiczne i dobre samopoczucie. Jeśli ich pracodawca nie jest w stanie zapewnić warunków zabezpieczających te kwestie, 24% pracowników zdecydowałoby się na przejście do firmy, w której zdrowie psychiczne współpracowników jest jedną z kluczowych wartości.

Oto kilka wskazówek, które pomogą kierownikom projektów wspierać zdrowie psychiczne swojego zespołu:

  • Regularnie sprawdzaj liczbę zadań przydzielanych współpracownikom i upewniaj się, że nikt z nich nie jest przeciążony. Raz w tygodniu spotykaj się z członkami zespołu online lub offline i omawiaj codzienne obowiązki.
  • Pracuj nad wewnętrzną atmosferą w zespole, tworząc przestrzeń, w której pracownik czuje się psychicznie bezpieczny. Zapewnij współpracowników, że mogą otwarcie mówić o swoich problemach.
  • Nie bądź managerem, który mówi, że każdy potrzebuje równowagi między pracą a życiem prywatnym, ale mimo to wysyła maile o drugiej w nocy. Stwórz środowisko, w którym członkowie zespołu z przyjemnością podejmują pracę przynoszącą im satysfakcję i perspektywę realizacji swoich ambicji.

Chcesz otrzymać podsumowanie artykułów?

Jeden list z najlepszymi materiałami miesięcznie. Subskrybuj, aby niczego nie przegapić.
Dziękujemy za subskrypcję!