Blog

Jak komunikować zmiany za pomocą BPMN?

Magdalena Straś, Senior Business Analyst Lead w Sii Polska, opowiada o zastosowaniu BPMN w popularnych narzędziach, znaczeniu BPMN dla automatyzacji procesów oraz o BPMN jako narzędziu komunikowania zmiany.

blog-cover-bpmn-changes-62cbecca76cf9816915990.png

BPMN (Business Process Model and Notation) to podstawowa notacja dla opisów procesów biznesowych, która jest graficzna. Została opracowana przez Business Process Management Initiative (BPMI) w 2004 roku, a jej aktualna wersja 2.0.2. służy do opisu kroków, zdarzeń i logiki realizacji procesu biznesowego. Zaprojektowana została w taki sposób, aby umożliwić odzwierciedlenie i przepływ procesu, komunikację pomiędzy różnymi jego uczestnikami, a także przekazywanie danych. BPMN jest prosta w komunikacji oraz daje nieograniczone możliwości. Najważniejsze, aby była jasna, czytelna i przejrzysta. Wszystko po to, aby każdy nie tylko wiedział, co ma robić w organizacji, ale po co to robi. 

W naszym artykule opowiadamy, jak to się stało, że BPMN urosła do rangi standardu opisywania procesów biznesowych, jak możemy zastosować ją w narzędziach różnego rodzaju, jakie znaczenie ma BPMN dla automatyzacji usprawnień procesów i jak możemy ją wykorzystać w komunikacji zmiany.

Historia BPMN 

BPMN powstała w odpowiedzi na podejścia – IT i analityczne, czyli takie, które są zorientowane na obiekty i systemy. Przez lata systemy były modelowane m.in. przez diagramy, co w większości sytuacji powodowało, że gubiło się sens sytuacji i kontekst biznesowy. W międzyczasie powstało bardzo dużo metodologii, które skupiały się na biznesie, ale nie łączyły go z powrotem z systemami informatycznymi, które ten biznes miały wspierać.

W 2004 roku grupa ludzi, pochodząca z różnych organizacji, firm i sektorów, stwierdziła, że usiądą razem i spiszą najlepsze praktyki, ujednolicając je. W ten sposób powstała BPMN w swojej pierwszej wersji. Została ona stworzona w organizacji o nazwie BPMI, która bardzo luźno zrzeszała się wokół ogólnie pojętych procesów zarządzania. BPMN nazywała się wtedy Business Process Modelling Notation – notacja, która była próbą znalezienia wspólnego języka w sposobie zapisywania procesów. 

Polecamy przeczytać:

blog-small-preview-business-documentation-62a1090125b8f851310633.png

Dokumentacja biznesowa dla leniwców

Czytaj

Następnie, wskutek zawirowań organizacyjnych oraz różnych przejść, organizacja OMG przejęła BPMN. W 2006 roku pod jej auspicjami BPMN stała się standardem. Organizacja starała się wprowadzić notyfikacje jako standard we wszystkich firmach, odnosząc się jednocześnie do poziomu dojrzałości organizacji. Dzięki temu, standard poszerzył swój zakres geograficzny. 

W 2009 roku nastąpił delikatny przełom. Ludzie, którzy byli zaangażowani w przygotowanie BPMN starali się ją ulepszać – powstało RFP. Wszystko po to, aby znaleźć dobre rozwiązanie nie tylko na opisywanie procesów, ale także na przedstawianie wszystkich rodzajów modeli, których możemy używać w biznesie. Na tej podstawie zrzeszono jeszcze więcej osób, które zajmują się żywo modelowaniem procesów i zarządzaniem nimi. Przygotowano system, który w 2011 roku został ustanowiony jako nowy standard. Do notacji dołączył również model, czyli sposób modelowania, który uwzględnia różne typy organizacji. Od tego momentu BPMN stała się ogólnoświatowym standardem, używanym w ogromnej liczbie narzędzi, zarówno związanych z zarządzaniem procesami, jak i modelowaniem systemów informatycznych. W 2013 roku została wdrożona wersja 2.0.2., która jest w standardzie ISO. 

Założenia BPMN 2.0

  • Jeden spójny sposób modelowania procesów, utworzony przez specjalistów z wielu branż i dziedzin – bez względu na to z której branży się pochodzi lub przechodzi powinno się umieć przeczytać proces, który ma się przed sobą. 
  • Notacja oparta o aspekt wizualny, zapewniająca niski próg wejścia – jeśli spojrzymy na wszystkie narzędzia, które mamy do dyspozycji, wykorzystujące BPMN, to standardowy przepływ zadań i informacji w systemie widać od razu jak na dłoni. 
  • Możliwość rozwinięcia modeli w celu uwzględnienia różnorodnych parametrów i atrybutów – procesy mogą być bardzo skomplikowane i zależą od wielu parametrów, mają także bardzo wiele atrybutów. Dlatego powinny być jasne i czytelne, uwzględniając całą specyfikację procesu. W BPMN 2.0 chodzi o przejście na wyższy poziom, jednocześnie pokazując parametry i atrybuty, które zwykle nie są brane pod uwagę. 
  • Orientacja na proces, nie na system i obiekty, które przesyłamy sobie w tym procesie. 
  • Prostota modeli zapewnia możliwość podstawowego zrozumienia tematu personelowi biznesowemu – dzięki modelom również najbardziej operacyjne osoby potrafią zrozumieć, co robią i dlaczego.  
  • Możliwość modelowania różnorodnych zdarzeń biznesowych i obsługi wyjątków – można modelować nie tylko podstawowe procesy, ale także podążać za ścieżką obsługi procesu, gdy ona zbacza. 

Zastosowanie BPMN w narzędziach

To, jak ważny jest BPMN, można od razu zaobserwować, zwracając uwagę na narzędzia, które używają BPMN:

#1. Zarządzanie procesami

Cel: osiągnięcie konsolidacji, uproszczonej dokumentacji, pokazanie pracownikom procesu, który będzie do nich od razu wizualnie przemawiał, optymalizacja procesów

Programy: ADONIS, ARIS, BizAgi Suite

ADONIS

Wyobraźcie sobie, że wszystkie procesy są opisane w ten sposób. Dzięki temu wasi pracownicy mają szansę zapoznać się z tym, jak wygląda działalność firmy oraz odnaleźć swoje znaczenie w organizacji. Proces, który w odpowiedni sposób przedstawia nam ADONIS, można sparametryzować i wpisać poszczególne długości wykonywania działań, czas oczekiwania na przepływy informacji, a także liczbę osób, które wykonują dane działania. W ten sposób mamy możliwość wykonać różne analizy i zobaczyć, jak bardzo taki model jest skomplikowany. Dowiemy się wtedy, które procesy wymagają naszego głębszego spojrzenia, a może optymalizacji czy automatyzacji. 

ARIS

W programie ARIS można połączyć procesy z różnymi podprocesami, czyli przedstawić cały biznes jako system. W dodatku, możemy opisać poszczególne parametry i elementy naszych procesów, pokazać które punkty są zautomatyzowane, które zadania są wykonywane przez ludzi, a które przez maszyny. W efekcie – połączyć wszystko z odpowiednimi dokumentacjami.

BizAgi Suite 

BizAgi Suite ma takie same funkcjonalności jak ADONIS i ARIS – możemy dokonywać w nim analiz i testować procesy. BizAgi mocno natomiast koncentruje się na komunikacji. Do każdego procesu możemy dobrać atrybuty, automatyzować formularze, działać na różnych wersjach, dając więc możliwość wypowiedzenia się innym. Jednocześnie standardowo jesteśmy w stanie na każdym etapie naszej pracy poinformować, gdzie jesteśmy, w jakim kierunku idziemy, zbierać informacje o potencjalnych ryzykach i kosztach. Każdy projekt może być zapisany osobno, przepracowany, zakomunikowany i zatwierdzony. 

#2. Projekty i architektura

Cel: konsolidacja informacji o procesach, skonsolidowana dokumentacja projektowa, interaktywny dostęp do dokumentacji

Programy: Enterprise Architect, MEGA, Visual Paradigm

Enterprise Architect 

Mimo, że mówimy o innej działce – procesy wyglądają tak samo. W Enterprise Architect, podobnie jak w poprzednich programach, jesteśmy w stanie dobrać parametry. Gdy mówimy o procesach, które usprawniamy w projekcie, możemy np. dodawać czas, czyli określać, jak długo trwa dany proces. To kluczowe informacje, które dadzą nam ogląd sytuacji – na czym powinniśmy się skupić lub które procesy potrzebują większego wsparcia. 

MEGA

MEGA daje nie tylko wsparcie w kodyfikowaniu wszystkich w firmie, ale także umożliwia połączenia procesów informacją na temat architektury, którą mamy w organizacji. MEGA to bank informacji, do którego każdy pracownik potencjalnie ma dostęp. Każdy proces w firmie jest też opisany w ten sam sposób. Z każdym poziomem szczegółowości zagłębiamy się coraz bardziej w to, co prowadzi nas do konkretnych wymagań.

Visual Paradigm 

W Visual Paradigm mamy taki sam styl modelowania jak w poprzednich programach. Owszem, bramki czasem różnią się kolorami czy innymi szczegółami, ale jest to wciąż ta sama notacja. Tu też możemy połączyć proces z systemem i ze sposobem przechowywania danych. W projektach takie architektoniczne spojrzenie na to, jak wygląda nasza organizacja, jest ogromnym plusem.

#3. Modelery procesów

Cel: wspólne rozumienie procesów w organizacji, ogląd sektora, lepsza komunikacja z konsultantami czy firmami, które dostarczają software, wspólne zrozumienie procesów

Programy:ARIS Express, BizAgi Modeler, Camunda Modeler, Microsoft Visio

Analityk biznesowy bardzo powoli zmienia podejście czy sposób prowadzenia biznesu. Jeśli przyjrzymy się temu z punktu widzenia samej organizacji procesów biznesowych, używanie modelerów, zwłaszcza w kontekście BPMN, pozwala nam na delikatną ewolucję – nawet w organizacjach, które nie są zorientowane na zarządzanie procesami lub nie mają zaawansowanego software’u. W modelerach procesów zaczynamy robić to, co każda firma robić powinna, czyli tworzymy wspólną, czytelną, jasną bazę danych, która finalnie doprowadzi nas do tego, że będziemy w stanie przemodelować całą organizację, procesy, które są w naszej firmie, czy sposób w jaki obsługujemy wyjątki (problematyczne sytuacje). 

Microsoft Visio

Microsoft Visio – zamiast horyzontalnie, działamy z góry do dołu, z czym będzie można mieć czasem (choć rzadko) do czynienia. Mimo to, notacja sprowadza się do tego samego, czyli wygenerowania modelu i przeanalizowania go z interesariuszami. 

BPMN a automatyzacja procesów

Większość procesów, zwłaszcza procesy wspierające, są stosunkowo niskiej kompleksowości i mogą być rozpracowane przez maszyny. W związku z tym, firmy coraz częściej decydują się na automatyzację takiego procesu na podstawie modelu opisanego językiem naturalnym. Przeszkodą może tu być opis. Jeśli mówimy o tym, że proces musi być odpowiednio zakodowany i przygotowany, to prawdopodobnie tworzymy kolejną warstwę komunikacyjną, co może prowadzić do stracenia sensu. Dlatego tak ważny jest BPMN. Bardzo wiele narzędzi na rynku oferuje możliwość automatyzacji procesów właśnie na podstawie modelu pisanego językiem jak najbardziej naturalnym. 

Jak możemy zautomatyzować taki proces?

  1. Mamy do dyspozycji aplikacje, które w oparciu o model BPMN generują część kodu, który później należy uzupełnić. Kod może być aktualizowany, jeśli sam model BPMN został poddany aktualizacji. Są także aplikacje, które pozwalają nam stworzyć modele procesów zapisane w formie BPMN na podstawie tego, co napisali programiści. 
  2. Automatyzacja low-code, czyli automatyzacja, która nie wymaga żadnego kodowania.

Przykład pokazuje proces rekrutacji osób do firmy. Na podstawie modelu BPMN można stworzyć w formularzu (bez potrzeby tworzenia dodatkowego kodu lub zatrudniania programistów do tego zadania) prosty work-flow, który przeprowadzi pracowników różnych działów przez cały proces rekrutacji. Pozwoli to na umówienie spotkań, testów, wygenerowanie informacji na temat kandydatów, zlecenia na badania lekarskie. Nie musimy więc mieć do tego zadania wiedzy z dziedziny kodowania, ale musimy mieć wiedzę o całym procesie. 

BPMN a optymalizacja procesów

Skoro możemy procesy zautomatyzować to możemy je także zoptymalizować. To, co robimy za pomocą bardzo wielu narzędzi – często jest to Six Sigma lub Lean – to analizujemy czas lub koszty. Metody wizualne podpowiedzą nam, co się dzieje w danym procesie, a także gdzie w firmie zaczynają pojawiać się problemy.

Symulacja pokazuje w jaki sposób poszczególne parametry procesu wpływają na to, które kroki są używane lub najbardziej obłożone, a które wymagają dodatkowego zapytania. Z jednej strony rejestrujemy wszystko, czego dowiadujemy się o procesie, z drugiej strony – jest to narzędzie komunikacji (dla naszej grupy roboczej, zespołu projektowego czy zarządu). 

BPMN w komunikacji zmiany

Analityk biznesowy jest zaangażowany nie tylko w sam proces tworzenia, ale także proces wdrażania zmiany. W takich momentach mamy także do czynienia z oporem organizacji na zmiany. Dlatego warto zamiast nowej procedury i dużej ilości tekstu trudnej do przyswojenia pokazać pracownikom model BPMN. W ten sposób zakomunikujemy, w jaki sposób nasza praca się zmienia, a także nadajemy temu kontekst zmiany – to znaczy informujemy, po co ona się zmienia.