Blog

6 narzędzi do skutecznego zarządzania projektami – nie tylko dla Project Managerów

Czy doskonałą organizację można opanować?

blog-cover-pm-tools-639125e72bce0658039000.png

Nigdy nie byłam najlepiej zorganizowaną osobą w klasie. Z uznaniem patrzyłam na wprawne wykorzystanie zakreślacza i staranne notatki, oraz ich właścicieli – zawsze odpowiednio wcześnie uczących się do testu, z zadaniem domowym i prezentacją „dla chętnych” (którą ja też przecież chciałam zrobić, ale termin był odległy i zanotowany gdzieś na tylnej okładce brudnopisu). 

Z podobnym podziwem patrzę dziś na Project Managerów – zeszyty zastępują u nich komputery, a odręczne notatki – interaktywne tabele pełne kolorowych oznaczeń, terminów i timeline’ów. To zwykle najlepiej zorganizowane osoby w każdym gronie, a świadczy o tym nie towarzyszący im anturaż, ale swoboda poruszania się w tym środowisku. Nic dziwnego – na PM’ach spoczywa odpowiedzialność za powodzenie projektów, dlatego zapanowanie nad wszystkim, co jest do zrobienia, jest kluczowe w ich pracy. Przez lata przyglądałam się osobom z umiejętnością dobrej organizacji – gdy mi się poszczęściło, z jedną z nich siedziałam w ławce – i zadawałam sobie pytanie: czy doskonałą organizację można opanować?

Poza budzącą podziw skutecznością (i estetycznym sposobem sporządzania notatek), jeszcze jedna rzecz łączy te dwie grupy: to zdolność do wyboru i ograniczenia narzędzi do niezbędnego minimum. Ci w szkole – mają mały piórnik, w którym wszystko łatwo znaleźć – długopis, zakreślacz i automatyczny ołówek z zapasowym wkładem (jeden dodatkowy, dla tej koleżanki z ławki, która zwykle ma tylko nadłamany długopis). A ci zarządzający projektami? W całej złożoności procesów, które są niezbędne do realizacji projektów na najwyższym poziomie – profesjonaliści w tej dziedzinie dążą do uproszczeń i minimalizowania. Tymczasem nowoczesne i podlegające ciągłym update’om środowisko kusi i oferuje wciąż nowe rozwiązania dla każdej najdrobniejszej czynności. Dlatego istotne jest, by wybór każdego narzędzia poparty był potrzebą – zespołu, Project Managera albo ich obu. Znalezienie idealnego miksu, prawdziwie wspierającego w zarządzaniu projektami, wymaga czasu i testowania – by uprościć i przyśpieszyć ten proces, oto kilka rekomendacji narzędzi, które mogą trafić w sedno. 

#1. Monday.com

Zastosowanie: status projektów, organizacja pracy zespołu, „to do” listy.

Alternatywy, które warto sprawdzić: Notion, Asana.

Kompleksowy dashboard, który pozwala rozdzielić projekty na zadania i daje podgląd ich realizacji, to podstawa pracy Project Managera. Na rynku jest wiele narzędzi z tą funkcjonalnością, w tym kilka(naście) popularnych i powszechnie znanych – różnice między nimi są marginalne, a przewaga zależna od indywidualnych potrzeb. Zaletą Monday.com jest nowoczesny i przyjazny interface oraz dostępność wielu szablonów do organizacji projektów – dzięki temu to narzędzie jest proste do wdrożenia i nie wymaga wielu godzin oglądania tutoriali i skomplikowanego set-up’u, by zacząć go używać. W strukturze Monday „wszystko zaczyna się od tablicy” (która zwykle odpowiada projektowi), a w nich tworzone są tabele z dowolnie konfigurowalnymi elementami. Poszczególne rekordy można dodawać ręcznie albo za pomocą formularza lub automatyzacji z innymi narzędziami. Do każdej pozycji można stworzyć wątek dyskusji, z możliwością dodawania plików – a wszystkie załączniki są łatwe do przejrzenia po zmianie widoku tablicy na „Pliki”. 

Poza tym widokiem, dostępny jest również widok tablicy Kanban, wykres Gantta (co znacznie ułatwia zarządzanie osią czasu) lub wykres obrazujący dowolną inną zmienną, np. obłożenie poszczególnych członków zespołu projektowego. Monday umożliwia tworzenie automatyzacji i integrację z innymi aplikacjami (choćby wysłanie maila z indywidualnego szablonu po zmianie statusu rekordu w tabeli) – aplikacja integruje się m.in. z Gmail, Google Calendar, Google Drive, Slack, Adobe, Data Studio, Salesforce, Mailchimp i wieloma więcej. Dane z jednej lub kilku tablic mogą być zebrane w dashborad, umożliwiający przyjrzenie się projektom w większej perspektywie. Dashbordy składają się z widgetów przedstawiających dowolne dane z tablic – np. w formie tabeli, wykresów, lub podglądu poszczególnych danych. Dzięki temu możliwości konfiguracji dashboardów są prawie nieograniczone. 

Polecamy przeczytać:

blog-small-preview-project-management-trends-627669f9bfc30574984039.jpg

Jak zmienia się zarządzanie projektami: 5 trendów

Czytaj

W zestawieniu z konkurencyjnymi aplikacjami, Monday wypada słabiej gdy w grę wchodzi współpraca z zespołem większym niż 20 osób – przy wyborze narzędzia warto wziąć pod uwagę np. dostępne miejsce do przechowywania w chmurze, ale również maksymalną wielkość przesyłanych plików, i porównać je z przeciętną wielkością plików, na których pracuje zespół. Dla bardziej kompleksowych projektów warto rozważyć np. aplikację Asana. Dla tych, którzy ponad łatwość i intuicyjność wdrożenia cenią sobie prawie zupełnie nieograniczone możliwości konfiguracji widoków poszczególnych kart, lepszym wyborem może okazać się Notion – w tej aplikacji set-up rozpoczyna się od pustej karty, która może zawierać tabelę, tekst, pliki, podlinkowane dokumenty, wykresy lub wszystko razem. Stworzenie własnego systemu zarządzania w Notion może być nieco bardziej pracochłonne, ale za to otrzymane „narzędzie” będzie bardziej spersonalizowane. 

#2. Miro

Zastosowanie: spotkania, warsztaty.

Warto sprawdzić również: Parabol.

Podczas gdy elastyczność związana z przeniesieniem pracy z biura do dowolnego miejsca na świecie jest dla wielu osób w postpandemicznym czasie ogromnym atutem, w tym samym czasie wynikający z tego brak zintegrowania członków zespołu ma wpływ na jakość współpracy. Tymczasem spotkania na dobre przeniosły się do online’u – zebranie 100% osób w jednym miejscu graniczy dziś z cudem. Organizowanie efektywnych, ustrukturyzowanych i przede wszystkim angażujących spotkań to w tych okolicznościach jeszcze większe wyzwanie. Dlatego Project Managerowie chętnie korzystają z cyfrowych odpowiedników białych tablic, ścieralnych markerów i samoprzylepnych karteczek. Miro jest narzędziem współpracy wirtualnej, które może wspierać skuteczność różnych typów spotkań – planowania, burzy mózgów, retrospectives, warsztatów i szkoleń online. Umożliwia łatwe zwizualizowanie omawianych treści, symultaniczną współpracę w obrębie tablicy w trakcie spotkania oraz zbieranie, strukturyzowanie i zachowywanie pomysłów. W Miro dostępne są szablony tablic dedykowane różnym typom spotkań – od gier i „icebreakers”, przez „daily stand-up’s”, po planowanie strategiczne. W przestrzeni „Miroverse” również użytkownicy mogą dzielić się swoimi szablonami spotkań, warsztatów i flowchart’ów. 

Inną aplikacją wartą uwagi jest Parabol – narzędzie służące prowadzeniu efektywnych spotkań w metodologii Agile. Aplikacja posiada ponad 40 scenariuszy spotkań, które strukturyzują i nawigują spotkanie od początku do końca, od sesji „rozgrzewkowej”, przez współpracę na interaktywnych tablicach aż po zautomatyzowane podsumowanie spotkania z kluczowymi wnioskami i zadaniami dostarczone na maila po skończonej sesji. 

#3. Draw.io

Zastosowanie: diagramy i flowchart’y.

Dobre rozumienie wszystkich kroków niezbędnych do realizacji projektu jest ważne dla skutecznego kick-off’u, pozwala sprecyzować kiedy poszczególne zadania można uznać za wykonane, albo wcześnie zidentyfikować i naprawić potencjalne problemy. Diagramy i wykresy mogą też zilustrować i ustrukturyzować często powtarzające się procesy. Draw.io to stosunkowo łatwa w użyciu wtyczka do tworzenia wykresów i flowchartów, które można przechowywać w chmurze GitHub, na Dysku Google lub w One Drive albo zintegrować z narzędziami Atlassian (np. Confluence, Jira lub Trello). 

Diagramy można tworzyć również w Miro – aplikacja posiada nawet dedykowane do tego szablony. Wybór konkretnego narzędzia warto uzależnić w tym przypadku od indywidualnych potrzeb i wygody używania. 

#4. Google Keep

Zastosowanie: notatki.

Alternatywa: twoja ulubiona aplikacja do robienia notatek.

Jest jedna, najważniejsza cecha aplikacji do robienia notatek, która przeważa o jej użyteczności: wygrywa ta, która jest zawsze pod ręką. Na Twoim komputerze i telefonie, na głównym ekranie, w zasięgu jednego kliknięcia, wywoływana głosem – you name it. Dlatego ważniejsze od konkretnego wydawcy aplikacji, który może być zależny od oprogramowania, z którego korzystasz, jest stworzenie środowiska, w którym Twoje pomysły, nowe zadania, oraz luźne przemyślenia mogą zmaterializować się i zostać zachowane niemal natychmiast po tym, kiedy pojawią się w Twojej głowie. Jeśli szukasz sugestii, warto przyjrzeć się aplikacji Google Keep – poza podstawowymi funkcjami umożliwia ona udostępnianie i współtworzenie notatek, zróżnicowane typy treści (listy, notatki tekstowe, zdjęciowe i dźwiękowe), a wszystkie pliki są zapisywane w chmurze i dostępne na dowolnym urządzeniu. 

#5. Kalendarz (Google Calendar, Outlook, Apple)

Zastosowanie: organizacja czasu.

Choć wydaje się zbyt oczywistym narzędziem, by o nim wspominać, odpowiednio wykorzystywany kalendarz to solidne wsparcie w pracy Project Managera. Podstawowa funkcja to oczywiście planowanie spotkań w zespole – często jeden z pierwszych etapów pracy nad projektem. Ale „wydarzenia” mogą służyć też planowaniu pracy własnej – zarezerwowanie określonej ilości czasu na wykonanie zadania (z jego nazwą w tytule) pomaga w organizacji dnia pracy, ale też pozwala zespołowi łatwo sprawdzić dostępność PM’a w danym czasie. Wydarzenia można też wykorzystać jako przypomnienia – zwłaszcza dla czynności, które trzeba będzie wykonać w odległym czasie, np. za 6 miesięcy lub za rok. Warto również zablokować sobie czas, w którym cyklicznie poświęcamy się tylko pracy własnej – dzięki temu łatwiej jest skończyć dzień bez frustrującego poczucia, że cały poświęciliśmy na spotkania i tematy „ad hoc”. 

#6 Notes i długopis

Chociaż na samym początku powiedziałam, że komputery wyparły dziś analogowe zeszyty – należy się tu sprostowanie. Wszystkie dostępne dziś narzędzia cyfrowe ułatwiają i przyśpieszają wiele elementów codziennej pracy, ale nic nie jest równie niezawodne co papier i długopis. Zwłaszcza w chwilach kiedy wszystko przyspiesza a nieoczekiwany natłok pracy blokuje uporządkowane procesy – jedyne, co udaje się opanować z telefonem przy uchu, to właśnie analogowy notes lub podręczne sticky notes. Jeśli pod koniec dnia pracy coś z „nagłej listy” pozostanie jeszcze do zrobienia, zadania można przenieść do zwykle wykorzystywanych tablic i zaplanować ich realizację w kalendarzu (na przykład w jednym ze slotów na pracę własną). Poza tym, jest jeszcze jeden powód, by mieć pod ręką papierowy notes – nie ma bardziej satysfakcjonującego uczucia, niż zamaszyste skreślenie pozycji z listy „to do”.