Metodologia Kanban słynie ze swojej przejrzystości i efektywności. O tym, dlaczego to podejście do zarządzania projektami jest tak popularne i jak z jego pomocą zorganizujesz swój workflow, opowiadamy w naszym artykule.
Czym jest Kanban?
Głównym założeniem metody Kanban jest optymalizacja procesu pracy. Przejrzysta wizualizacja procesów za pomocą tablic i kart zapewnia przegląd zadań projektowych od A do Z, dzięki czemu nic nie ginie w chaosie. U podstaw Kanbanu leżą zasady zwinnego zarządzania projektami.
Jak powstała metodologia Kanban?
System Kanban został wymyślony w zakładach Toyoty. Klasyczny proces produkcyjny zakładał wytworzenie różnych części w różnych warsztatach – i w różnym czasie. Produkcja korpusu samochodu a szyby czołowej tego samego modelu mogły być odłożone w czasie na kilka miesięcy, a jeśli dana partia była wadliwa, całość musiała być wykonana od nowa.
Taiichi Ono, szef warsztatu maszynowego, a później wiceprezes firmy, postanowił naprawić swoją borykającą się z problemami firmę poprzez zrewolucjonizowanie procesu produkcji.
Aby zakomunikować pracownikom przyczyny nadchodzących zmian, Ono opisał model „Siedmiu strat”, w którym opisał główne problemy zakładu:
- prokrastynacja, czekanie bez dodawania wartości;
- nadprodukcja;
- niepotrzebne etapy przetwarzania;
- transport;
- zbędne ruchy;
- niepotrzebne zapasy;
- marnotrawstwo.
Zainspirowany praktykami, stosowanymi przez supermarket Piggly Wiggly (jeden z pierwszych supermarketów w Stanach Zjednoczonych), Ohno wyobraził sobie proces, w którym na każdym etapie produkcji pojazdów lądowałyby tylko te materiały, które są potrzebne w tej chwili.
Aby wdrożyć podejście „just-in-time manufacturing”, do każdego modelu produkowanego przez Toyotę i każdego materiału użytego do jego wytworzenia, zostały stworzone papierowe tablice (zwane po japońsku „kanban”). Gdy produkt się wyprzedawał lub surowce się kończyły, odpowiednia karta wędrowała z powrotem na linię produkcyjną. Specjaliści pracowali nad wskazanym produktem, a dostawcy zapewniali odpowiednie materiały dopiero wtedy, gdy karta wracała do nich, sygnalizując zapotrzebowanie.
To umożliwiło produkowanie części w odpowiednich ilościach, nieprzenoszenie ich z miejsca na miejsce i oszczędzanie na materiałach i magazynowaniu. Choć system wywodził się z produkcji, stał się popularny w HRrze, marketingu, obsłudze klienta, IT, budownictwie i innych obszarach biznesu.
Cztery główne zasady Kanbanu
#1. Zaczynaj od tego, co masz teraz
Kanban nie wymaga natychmiastowej zmiany struktury firmy i ról pracowników. Wręcz przeciwnie – warto zacząć od wdrożenia zmian do systemu, który już istnieje.
#2. Dąż do stopniowych, ciągłych i ewolucyjnych zmian
Innymi słowy, idź do dużego celu małymi krokami. Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że globalne zmiany są korzystniejsze i bardziej opłacalne. Warto jednak pamiętać, że wraz z nimi bierzesz na siebie ogromne ryzyko – stopniowy ruch w kierunku celu jest bardziej elastycznym i bezpiecznym podejściem.
#3. Szanuj obecne procesy i role
Musisz zachować to, co działa dobrze. Dotyczy to relacji, stanowisk i procesów – dobre relacje z ludźmi pomogą zdobyć poparcie dla zmian, a już opracowane procesy pomogą ulepszyć te mniej stabilne.
#4. Wspieraj przywództwo na wszystkich poziomach
Pracownicy na wszystkich poziomach, nie tylko managerowie, muszą starać się być liderami i proponować zmiany.
Dlaczego wizualizacja jest ważna?
Kanban polega przede wszystkim na wizualizacji, do której wykorzystuje się tablicę i zestaw kolorowych kart. Jeden kolor oznacza jednego wykonawcę lub proces, a wszyscy członkowie zespołu mogą w każdej chwili sprawdzić status dowolnego zadania.
Takie tablice mogą być wykorzystywane zarówno do zarządzania czasem, jak i do planowania projektów. Najprostsza tablica Kanban ma trzy kolumny: „Do zrobienia”, „W trakcie” oraz „Zrobione”.
Każdy projekt składa się z różnych etapów – na każdy z nich przypada osobna kolumna na tablicy Kanban. Oto przykład tablicy dla projektu IT:
Jak osiągnąć dobry workflow pracy zespołowej?
Dobra tablica Kanban powinna odzwierciedlać wszystkie procesy projektowe – to pozwala na łatwą analizę i pomaga dostrzec obszary problemowe na czas. Głównym zadaniem jest zapewnienie przepływu zadań z jednej kolumny do drugiej, czyli stworzenie odpowiedniego flow.
Sprawny przepływ zadań między kolumnami pomaga:
- poprawić jakość produktu;
- zaoszczędzić czas i zasoby;
- zmniejszyć koszt produktu;
- zwiększyć produktywność.
Możesz zapewnić nieprzerwany flow, planując obciążenie swoich pracowników. Kiedy praca w systemie Kanban jest dobrze ułożona, planowanie staje się precyzyjne – a zadania są oddawane na czas.
Co zrobić, jeśli flow się zatrzymał?
Zjawisko, gdy zadania zaczynają się kumulować w jednej z kolumn, nazywane jest „bottle-necking” – czyli wąskim gardłem. Oznacza ono, że przepustowość etapu jest zbyt słaba.
Aby to naprawić, musisz znaleźć przyczynę zatrzymania się flow. Jeśli zadania piętrzą się na etapie testowania, warto zastanowić się nad zatrudnieniem kolejnego specjalisty QA, przeorganizować procesy lub podnieść kwalifikacje obecnego pracownika. Dla każdej kolumny określ maksymalną liczbę zadań w niej zawartych.
W Kanbanie nie ma miejsca na multitasking – każdy wykonawca powinien mieć ograniczoną liczbę zadań i określony czas na ich wykonanie. Zbyt krótkie terminy mają negatywny wpływ na jakość, a zbyt rozciągnięte w czasie – na koszt i tempo zamknięcia projektu.
4 wskazówki, które ułatwią pracę w systemie Kanban
#1. Organizuj swój backlog według priorytetów
Uporządkowanie kolejki zadań według priorytetów sprawia, że jasne jest, które zadanie przejdzie do etapu „w trakcie” w następnej kolejności. Gdy pojawią się wolne moce przerobowe, członkowie zespołu będą dokładnie wiedzieli, nad czym pracować, aby utrzymać płynność pracy.
#2. Regularnie aktualizuj tablice
Nawet najlepiej ułożona tablica stanie się bezużyteczna, jeśli nie będzie odzwierciedlała rzeczywistości w każdym momencie.
Jeśli używasz Kanbanu do zarządzania projektami zespołowymi, wyznacz kierownika projektu, który będzie odpowiedzialny za aktualizację tablicy codziennie, a przynajmniej co tydzień. Jeśli używasz Kanbana dla własnych projektów, włącz pełny przegląd tablic do cotygodniowego przeglądu.
#3. Jedna karta Kanban = jedna osoba w tym samym czasie
W przypadku kiedy za posuwanie się do przodu pewnego zadania pracy jest odpowiedzialnych kilka osób, nie warto przypisywać kartę do wszystkich naraz. Na pierwszy rzut oka to może wydawać się nieszkodliwe, ale może doprowadzić do sytuacji, w której nikt nie czuje się ostatecznie odpowiedzialny za zadanie.
Chociaż osoba odpowiedzialna może się zmieniać w zależności od tego, na jakim etapie procesu znajduje się karta, upewnij się, że tylko jedna osoba jest przypisana do każdej karty w danym czasie.
#4. Trzymaj tablicę Kanban w widocznym miejscu
Tablica Kanban ma być dostępna do wglądu dla wszystkich członków projektu. Jeśli pracujesz w biurze i stawiasz na fizyczną wersję tablicy, trzymaj ją w centralnym miejscu, gdzie każdy będzie miał do niej dostęp, kiedy tylko będzie tego potrzebował. Jeśli zespół pracuje zdalnie, upewnij się, że członkowie zespołu mają odpowiednie uprawnienia, aby każdy mógł sprawdzić status zadań i dodać istotne aktualizacje.
