5S to jedno z podstawowych narzędzi stosowanych w lean management, czyli tzw. szczupłym zarządzaniu. Celem 5S jest stworzenie oraz utrzymanie dobrze zorganizowanego i bezpiecznego stanowiska pracy. Nazwa 5S pochodzi od pierwszych liter każdego z etapów porządkowania miejsca pracy.
Wraz z wykładowczynią kursu „Optymalizacja procesów biznesowych” Iwoną Sikorską przejdziemy przez wszystkie etapy 5S, dzięki którym łatwiej widać straty i rodzaje marnotrawstwa na stanowisku pracy.
Kto wynalazł metodologię 5S?
Henry Ford wniósł znaczący wkład w lean management i utorował drogę szczupłemu zarządzaniu jeszcze 50 lat przed narodzinami tej metodologii. Zasada CANDO, którą stworzył Ford, oznacza pięć kroków: sprzątanie, układanie, schludność, dyscyplinę i ciągłe doskonalenie. Zespół Toyoty odwiedził Forda w latach 50. W tym okresie japońska marka produkowała zaledwie 40 samochodów dziennie, podczas gdy Ford – 8000.
Dlatego też firma Toyota zdecydowała się wprowadzić amerykańską metodę masowej produkcji z kilkoma znaczącymi zmianami. W 1956 roku Taiichi Ohno, główny inżynier firmy, odwiedził fabrykę Forda oraz sieć supermarketów Piggly Wiggly. Na podstawie obserwacji rozpoczął wraz z Eiji Toyoda budowanie Toyota Production System. Następnie Sakichi Toyoda (ojciec japońskiej rewolucji przemysłowej), jego syn Kiichiro oraz wspomniany Taiichi Ohno wprowadzili nowe ulepszenia do metodologii i nazwali ją właśnie 5S.
Zasada 5S nawiązuje do filozofii postępowania Japończyków w życiu codziennym, a jako narzędzie zaczęła być wdrażana w firmach po II wojnie światowej. Warto tutaj dodać także, że liczba „S” może odbiegać od tradycyjnego pięcioelementowego modelu. Hiroyuki Hirano wprowadził schemat 4S, gdzie Seiri i Seiton były uważane za jeden punkt. Przedsiębiorstwa mogą też wykorzystywać sześć etapów, gdzie ostatni oznacza bezpieczeństwo i higienę pracy.
Z jakich kroków składa się metodologia 5S?
#1. Seiri – Sort – Sortowanie
Identyfikacja i usunięcie wszystkich przedmiotów, które są zbędne na stanowisku pracy. Sortowanie dotyczy nie tylko przestrzeni biurowej, ale także zawartości naszego komputera czy skrzynki mailowej. Działanie w ramach pierwszego „S” sprowadza się do oddzielenia rzeczy potrzebnych od niepotrzebnych. Dobrze, jeżeli do działań 5S zaangażujemy wszystkich w biurze, wtedy zazwyczaj wyznaczamy jedno miejsce, gdzie czasowo składujemy wszystkie rzeczy, co do których mamy wątpliwości, a następnie pozbywamy się ich lub „przenosimy” do następnego etapu porządkowania. Pamiętajmy o tym, że to, co mi nie jest potrzebne, może przydać się komuś innemu. Dlatego w biurze warto pielęgnować reguły wymiany. Krok pierwszy uważamy za zrealizowany, kiedy na stanowisku pracy pozostają wyłącznie rzeczy potrzebne do wykonywania zadań.
#2. Seiton – Straighten – Systematyka (poukładaj)
Wyznaczanie miejsc dla przedmiotów, które zostały po pierwszym kroku, oraz ich odpowiednie oznakowanie to istota drugiego etapu. Typem idealnym w tym przypadku są: uporządkowana skrzynka na narzędzia czy szuflady z organizerami, w których od razu widać, gdzie co jest, a także czego brakuje. Niezmiernie istotne jest, aby wyrobić w sobie zwyczaj odkładania rzeczy na swoje miejsce, a także skrupulatnie opisywać zasoby. W przestrzeni cyfrowej tworzymy zatem systematykę katalogów i nazw, tak aby później wszystkie pliki były łatwe do znalezienia, korzystania i odkładania na miejsce. Dzięki odpowiedniemu oznaczaniu widzimy, jakich narzędzi, segregatorów czy plików nam brakuje, i wtedy szybciej jesteśmy w stanie je uzupełnić. Krok drugi powinien zakończyć się jasnym i przejrzystym oznakowaniem miejsca pracy oraz powierzchni wspólnych.
#3. Seiso – Shine – Sprzątanie
Celem trzeciego etapu 5S jest zarówno utrzymanie stanowiska w czystości, jak również łatwość zauważenia wszelkiego rodzaju usterek, awarii, nieprawidłowości. Obecnie do tego etapu przywiązuje się jeszcze większą wagę, bo dotyczy również dezynfekcji stanowiska pracy – biurka, komputera, telefonu czy innych narzędzi. W trzecim kroku należy zająć się również naprawą sprzętów, zleceniem malowania ścian, zabezpieczeniem maszyn itp. Naszym zadaniem jest upewnienie się, że wszystko dobrze działa – np. czy krzesło przy biurku ustawione jest w odpowiedni sposób, czy komputer pracuje sprawnie i szybko. A jeśli nie, to podejmujemy działania, aby jak najszybciej przywrócić wszelkim sprzętom stan sprzyjający naszej produktywności. Na tym etapie również istotne jest przypisanie odpowiedzialności za obszary wspólne.
#4. Seiketsu – Standardize – Standaryzacja
To ustalanie zasad realizacji poprzednich etapów 5S. Zawiera się w nim opracowanie i wdrożenie standardów postępowania dotyczących utrzymywania porządku miejsca pracy wspólnych dla wszystkich uczestników. Może to np. oznaczać ustalenie, jak często powinno się oddawać komputer do serwisu, co jaki czas powinny się odbywać w firmie warsztaty 5S, czy nawet w jaki sposób pilnować nazewnictwa plików w projekcie. Zdarza się, że takie spotkania standaryzacyjne odbywają się w całym zespole lub są do tego delegowane odpowiednie osoby, które wykonują daną pracę. Ważne jest, aby wszystkie instrukcje i procedury postępowania były jasne i zrozumiałe oraz przyjęte przez wszystkich pracowników. Ważnym celem tego kroku jest zapewnienie, że 5S to nie „jednorazowa akcja” i że nie wrócimy szybko do stanu sprzed doskonalenia. Stąd nacisk na opisanie zasad i częstotliwości działań oraz metod ich sprawdzania.
#5. Shitsuke – Sustain – Samodyscyplina (utrzymanie w porządku)
Najtrudniejszy punkt, czyli utrzymanie tego, co się wypracowało. Aby to osiągnąć, niezbędne jest, żeby w działaniach 5S uczestniczyli wszyscy pracownicy oraz żeby metodologia 5S stała się częścią wykonywanej na co dzień pracy. Etap 5 wymaga konsekwencji, samodyscypliny, trzymania się wspólnie ustalonych zasad, ale też regularnego sprawdzania, czy nadal wszystko jest na swoim miejscu. Często zdarza się, że dokumentujemy nasze działania podczas etapów 5S, czyli np. robimy zdjęcie przed i po, aby pokazać różnicę. Jednak nie powinno to prowadzić do nadmiernej biurokracji czy czasochłonnych audytów 5S, w których działania skupiają się na wypełnianiu formularzy, tworzeniu zespołów sprawdzających i analizujących przebieg prac, czy nawet raportowaniu.
5S ma usprawniać pracę, więc najważniejsze w tej metodologii to zapamiętać, że esencją jest w tym przypadku prostota, jasność działań i funkcjonalność. Jeżeli 5S jest wykonywane regularnie, to z pewnością będzie to widać już na pierwszy rzut oka. Cykliczne sprawdzanie (audyt) stanu obecnego jest oczywiście konieczne dla utrzymania porządku na dłuższą metę, ale nie będzie czasochłonne, jeżeli w poprzednich krokach zastosujemy odpowiednie oznaczenia i metody wizualne.
Chcesz otrzymać podsumowanie artykułów?
