Jak dobierać narzędzia i kanały komunikacji w zarządzaniu projektem? Jak i do czego używać komunikatorów i baz danych? W naszym artykule podpowiemy dobre praktyki używania narzędzi komunikacyjnych oraz podzielimy się zasadami, które każdy kierownik projektu powinien wdrożyć w swojej organizacji. Stworzymy także skuteczny pakiet narzędzi do zarządzania projektem.
W firmach mamy obecnie do dyspozycji różnego rodzaju pakiety zintegrowane z narzędziami. Na potrzeby tego artykułu, narzędziami są dla nas wszystkie aplikacje, które ułatwiają nam pracę na projektach. Zdarza się, że mamy do czynienia z budowaniem pakietów z zupełnie niezależnych narzędzi, choć najczęściej posługujemy się już zintegrowanymi pakietami. Obie opcje mają swoje plusy i minusy. Pakiety zintegrowane są elastyczne i można je dostosowywać do własnych potrzeb. Narzędzia niezależne natomiast można integrować manualnie.
Korzystając ze wszystkich tych trzech aplikacji, należy zwrócić uwagę na to, że często przerzucamy sobie między tymi narzędziami różne informacje i dane – czy to na zasadzie przepisania treści, czy skopiowania grafiki. Może się wydawać, że przeniesienie okienka z jednej aplikacji do drugiej to kwestia sekund. Jednak narzędzia, z których korzystamy, znajdują się na jakimś serwerze czy w chmurze.
Powyżej mamy do czynienia z przykładami narzędzi, które rezydują w infrastrukturze dostawców usług chmury. Microsoft korzysta z Microsoft Azure, Gmail z Google Cloud, a Slack z AWS. Jeśli przenosimy informacje z jednej aplikacji do drugiej, nasze dane przemierzają dłuższą drogę niż mogłoby to się wydawać. Mogą wychodzić nie tylko poza granice organizacji, ale państwa, regionu czy kontynentu. Czy to ma znaczenie? Często tak i to bardzo duże.
Praca w środowiskach regulowanych powoduje, że np. dane klientów nie mogą przekroczyć granicy państwa. Czasami środowisko jest tak chronione, że klienci posiadają własną chmurę, co oznacza, że nie można w ogóle wyprowadzać danych z organizacji. Wtedy jasno mamy określone, do czego możemy używać dane narzędzie w projekcie, a do czego nie. Ważne więc, aby wiedzieć, jakie są zasady użytkowania danego rozwiązania, zwłaszcza jeśli korzystamy z tzw. narzędzi open source (dostępnych i bezpłatnych). Może się okazać, że korzystając z tych narzędzi, automatycznie dajemy dostęp do danych czy nawet w skrajnych przypadkach – do udostępniania ich publicznie. Budując pakiet narzędzi dla swojego projektu należy więc zwracać uwagę na to, w jakim zakresie możemy ich używać, czyli sprawdzić zasady bezpieczeństwa i prywatności.
Wybór narzędzi – na co zwrócić uwagę?
Naszym celem jest zbudowanie spójnego pakietu narzędzi, który będzie dla nas najbardziej optymalny. Czym warto się kierować w ich doborze?
- bezpieczeństwem i prywatnością;
- dostępnością niezbędnych funkcji;
- dostępnością narzędzia dla użytkowników;
- stopniem integracji z innymi narzędziami;
- preferencjami zespołu i interesariuszy.
Studium przypadku – krok po kroku
#1. Zaczynamy nowy projekt
Pierwsze spotkanie ze sponsorem projektu (przedstawiciel klienta), podczas którego zostaną przekazane informacje na temat wizji projektu.
Opcja 1: Możliwe, że będzie można stworzyć prosty prototyp już na miejscu. Ale może się też zdarzyć, że niezbędne będzie wsparcia instruktora, który przekażę więcej informacje. Można wtedy sięgnąć po dodatkowe narzędzia. Wchodzi w grę rozmowa telefoniczna lub video.
Wniosek: Wprowadzam to, co jest mi potrzebne w danym momencie w danej chwili.
Opcja 2: Gdy mamy do czynienia ze złożonym projektem np. kampanią marketingową. Tworzy się wtedy kartę projektu. W tym przypadku będzie potrzebny złożony pakiet narzędzi, aby można było komunikować się z dużą liczbą osób.
#2. Spotkanie z zespołem
Pierwsze spotkanie z zespołem jest bardzo ważne. Ustala ton pracy i pozwala na poznanie współpracowników.
Opcja 1: Możliwość spotykania się stacjonarnie, codziennie wszystkich członków zespołu.
Opcja 2: Nie ma możliwości spotykania się wszystkich członków zespołu. Niezbędne są spotkania zdalne - najlepiej w formie wideokonferencji (narzędzia: Cisco, Skype, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet).
Wskazówka: Planuj tak, aby móc pracować zdalnie.
Wideokonferencje powinny odbywać się z użyciem kamery, po to, aby można było zbudować relacje z zespołem. Pozwoli to na to, że mimo prowadzenia projektów zdalnie nawet przez 1-2 lata można osiągnąć zbudowanie bliższych relacji z zespołem.
Przydatne funkcje podczas wideokonferencji
- pomijanie poczekalni (jeśli spóźnię się na spotkanie lub nie będzie można w nim uczestniczyć to ono się i tak odbędzie beze mnie, bo inne osoby mogą wejść i je poprowadzić za mnie);
- powiadomienia o dołączeniu (ważne z punktu widzenia poufności informacji);
- blokowanie trwającego spotkania (wiedząc, że spotkanie się rozpoczęło i dołączyli do niego wszyscy zaproszeni można to spotkanie zablokować, żeby już nikt do niego nie miał możliwości dołączyć);
- kontrola audio i wideo (udostępnianie);
- udostępnianie ekranu (przy wspólnym analizowaniu zadań jest to element niezbędny).
#3. Utrzymywanie stałego kontaktu
Gdy projekt jest dynamiczny i szybko rozwija się w ciągu dnia pojawia się potrzeba utrzymywania ze sobą stałego kontaktu. Najlepiej sprawdzają się do tego narzędzia typu komunikatory (Slack, Google Chat, Microsoft Teams, Jira Software, Asana, Monday.com).
Przykład jak komunikacja nie powinna wyglądać:
Przykład jak komunikacja powinna wyglądać:
Wskazówka: Minimum wiadomości, minimum tekstu. Linki zamiast plików.
Przydatne funkcje w komunikatorach:
- oznaczenia statusu (czy jestem aktywny czy nie, czy jestem dostępny czy nie);
- konwersacje (rozmowy 1:1);
- tworzenie kanałów (można dodawać lub odejmować osoby z kanałów);
- wątki (większe rozmowy na kanałach);
- oznaczenia osób (osoba oznaczona dostaje powiadomienie).
#4. Angażowanie zewnętrznych interesariuszy
Wymaga to bardziej formalnej konwersacji. Najlepiej sprawdza się tu forma wiadomości e-mail (Gmail, Outlook, IBM Notes).
Przykład jak nie pisać maili:
Przykład jak pisać maile:
Wskazówka: Przygotuj odbiorcę na wiadomość. Minimum tekstu, minimum odbiorców. Linki zamiast plików.
Zastosowanie wiadomości e-mail w projektach:
- raporty ze spotkań (każde spotkanie kończy się podsumowaniem);
- formalne wnioski (np. potwierdzenie dat, zgłoszenie czegoś);
- eskalacje (gdy trzeba włączyć osoby decyzyjne, aby zwrócić się z prośbą o pomoc lub przedstawić historię projektu);
- ogłoszenia (komunikujemy coś na większą skalę).
#5. Generowanie danych
Projekt posuwa się do przodu i generujemy coraz więcej danych. Do składowania wszystkich informacji najlepiej używać baz danych (Onedrive, Google Drive, SharePoint, Dropbox, IMB Box).
Przykład jak nie tworzyć baz danych:
Przykład jak tworzyć bazy danych:
Wskazówki: Wprowadź strukturę i nazwy ułatwiające wyszukiwanie. Kontroluj dostęp.
Przydatne funkcje:
- tworzenie struktur (folderów i podfolderów);
- kontrola dostępu;
- edycja online;
- hiperlinki.
#6. Robimy postępy
Jak śledzimy postęp prac? Najlepiej sprawdzają się na tym etapie tablice kanban i plany (Trello, Microsoft Planner, Google Keyword Planner, Mural, Miro, Project, Monday.com, Asana, Jira Software, ClickUp).
Tablice kanban
Tablice kanban, które nie są wykorzystywane prawidłowo:
Prawidłowe wykorzystanie tablic kanban:
Wskazówki: Zapewnij zbalansowany przepływ. Trzymaj się priorytetów.
Przydatne funkcje:
- przypisywanie zadań;
- daty początkowe i końcowe zadań;
- listy podzadań (checklist);
- oznaczenia statusu;
- etykiety (które dotyczą np. tematów);
- wbudowany chat.
Plany
Wskazówki:
- Powiązania zadania = automatyzacja.
Zminimalizować manualne zadania – każda zmiana w danym zadaniu powoduję zmianę w zadaniu, które jest z nim powiązane. - Równomierna dekompozycja = dokładniejsza wartość wypracowana (EV).
Zadanie wyższego rzędu powinny być równomiernie zaplanowane z liczbą podzadań. - Regularna aktualizacja = brak dat przeszłych.
Plany nie służą tylko do sprawdzania postępu prac, ale także generowania raportów.
Przydatne funkcje w planach:
- powiązania zadań;
- automatyczna zmiana danych;
- wykres Gantta + ścieżka krytyczna;
- kolumny standardowe i dostosowane;
- własna kompozycja planów;
- generowanie raportów.
#7. Kontrola projektu
Kontrola postępu prac to bardzo ważne źródło informacji dla komunikacji pionowej (do góry). W jaki sposób więc monitorować zdrowie projektu? Z pomocą przychodzą narzędzia zintegrowane, takie jak metryki, raporty, rejestry (Microsoft Teams, Google Workspace, ClickUp, Monday.com, Asana, Jira Software).
Przydatne metryki:
- EVM – metoda wartości wypracowanej, czyli earned value (w waterfall);
- burn-up, burn-down chart (w agile).
Przydatne informacje w raportach:
- status % – coś, co mi pokaże status wykonania projektu wyrażony w procentach;
- status RAG (red, amber, green) – kolor czerwony oznacza, że coś wymaga wsparcia, żółty oznacza, że jest ryzyko, ale jeszcze możemy działać na poziomie projektu, a zielony – wszystko jest ok;
- ryzyka – rejestr ryzyk w formie macierzy;
- executive message – w raportach to pozycja tekstowa, gdzie umieszcza się najważniejsze informacje dla zarządu;
- highlights, lowlights, focus items – pozytywne i negatywne elementy, które działy się w projekcie oraz cele, na których będziemy się skupiać w najbliższym cyklu raportowania (najczęściej jest to tydzień).
Podsumowanie dobrych praktyk:
- Zapoznaj się z zasadami bezpieczeństwa, prywatności i użytkowania.
- Używaj tylko tego, co jest potrzebne (minimum narzędzi, funkcji i treści).
- Zintegruj narzędzia i zautomatyzuj procesy.
- Utrzymuj prostotę na każdym poziomie.
- Wprowadź kulturę użytkowania.
- Zostań ekspertem własnego systemu i mentorem dla wszystkich użytkowników.
- Zachowaj gotowość do pracy we wszystkich narzędziach, w tym tych, których jeszcze nie ma.
