Blog

7 kroków do wdrożenia MS Power BI w organizacji

Twoim przewodnikiem będzie Cezary Jagaś, E-commerce Data Lead w Publicis Le Pont.

blog-cover-power-bi-7-steps-63911acd2cabb411584663.png

Analiza danych i ich odpowiednia wizualizacja ułatwia podejmowanie słusznych decyzji biznesowych. Do stworzenia czytelnej opowieści opartej o dane służy narzędzie analityczne MS Power BI. Nim jednak skupimy się na przenoszeniu analityki biznesowej na wyższy poziom i przygotowywaniu raportów, warto poświęcić czas w organizacji na skrupulatny proces wdrożenia nowego systemu. 

Jesteśmy świadkami ogromnych zmian w analityce dedykowanej biznesowi. Dane przyrastają w ogromnym tempie. Według raportu IDC Worldwide Global DataSphere Forecast w 2025 roku na świecie będzie już 175 zettabajtów danych (jeden zettabajt to bilion gigabajtów). To dwa razy więcej niż dekadę temu. A między rokiem 2022–2025 nastąpi ich podwojenie. Taka ilość danych zaczyna nas już nie tylko przytłaczać, ale po prostu nie jesteśmy w stanie jej przeanalizować oraz wykorzystać. 

Obecnie analizujemy tylko 32% danych, które mogą działać na naszą korzyść. Oznacza to, że ok. 70% danych gdzieś nam ucieka. A na rynku wygrywa ten, kto umie zdobyć dodatkowy 1% danych i przeanalizować je tak, aby podjąć właściwą decyzję biznesową. Na sukces w tym temacie składa się wiele czynników. Pierwszym jest selekcja danych, drugim – umiejętna analiza. Człowiek musi wiedzieć, gdzie szukać, a sztuczna inteligencja powinna go uzupełniać w przetwarzaniu i analizowaniu danych.

Firma badawcza Gartner już od wielu lat wskazuje MS Power BI jako lidera i wizjonera na rynku. Pakiet Microsoftu oczywiście ma konkurencję: Google Data Studio i Amazon Quick Sense. Wszystkie trzy firmy starają się rozwijać narzędzia Business Intelligence, jednak każda robi to w taki sposób, aby dostosować je do swoich aplikacji. Amazon znany jest z rozwijania funkcjonalności rynku e-commerce, Google skupia się na analityce stron opartych o Analytics, a Microsoft – opiera swoją funkcjonalność o aplikacje biurowe. 

Power BI cieszy się ogromną popularnością, bo w łatwy i szybki sposób można go zintegrować z narzędziami MS: Teamsami, PowerPointem, Outlookiem czy innymi Power Apps. W dodatku to narzędzie bardzo intuicyjne. Każdy, kto wcześniej pracował w Excelu, bez problemu wdroży się w Power BI. Od razu też zauważy przewagę nowego narzędzia nad starymi arkuszami kalkulacyjnymi.

Przewaga MS Power BI nad MS Excel:

  1. MS Excel ma ograniczoną liczbę wierszy w arkuszu kalkulacyjnym. Natomiast w MS Power BI można analizować dowolną ilość danych. Do analizy dużych wolumenów wykorzystuje się narzędzia sztucznej inteligencji i maszynowego uczenia (dodatkowo płatne). W ten sposób dane zostaną w szybki sposób przetworzone. 
  2. Power BI to przede wszystkim architektura online. Mimo tego, że MS Excel jest dostępny na urządzeniach mobilnych, to dopiero Power BI daje możliwość analizowania wszystkich danych w czasie rzeczywistym i dostawania alertów, gdy jakiś KPI dla nas ważny ulega zmianie (np. spadek sprzedaży lub jej wzrost). 
  3. Społeczność użytkowników Power BI wymienia się najlepszymi praktykami, rozwiązaniami i wizualizacjami (gotowymi dashboardami) po to, aby inni mogli też z nich skorzystać. 

Wprowadzenie Power BI do organizacji jako narzędzia do raportowania, jest procesem całościowym, obejmującym wszystkie funkcje w firmie, a nie ogranicza się tylko do przeszkolenia działu analitycznego. Oznacza to zarówno zadbanie o wszelkie aspekty techniczne takiej implementacji, jak i zmianę sposobu myślenia w organizacji. Wdrożenie Power BI wiąże się z przygotowaniem każdego pracownika do zmiany (a nie tylko tych, którzy będą tworzyć nowe raporty). 

7 etapów wprowadzenia Power BI do organizacji

#1. Analiza + Wycena

To najważniejszy etap wdrożenia. Wszystkie kolejne są wynikową dobrze przygotowanej analizy potrzeb.

Musimy zadać sobie następujące pytania:

  • Po co chcemy wprowadzić MS Power BI do organizacji? 
  • Po co nam jest potrzebna taka zmiana? 
  • Jakie mamy zasoby? 
  • zasoby ludzkie: ilu mamy pracowników w dziale analitycznym; na jakim poziomie wiedzy analitycznej (teoretycznej i praktycznej) są nasi pracownicy; czy ktoś już umie korzystać z MS Power BI; na jakim poziomie zaawansowania pracownicy korzystają z MS Excel; kto będzie używał raportów; o jakie zabezpieczenia danych musimy zadbać; w jaki sposób powinniśmy skategoryzować grupy odbiorców i poziomy dostępu do danych? 
  • zasoby sprzętowe: warto sprawdzić sprzęt, jakim dysponuje się w pracy, bo MS Power BI ma swoje określone wymagania sprzętowe, a także serwery (czy są w organizacji, czy poza nią?)
  • Jak powinien wyglądać harmonogram wdrożenia, kiedy zakładamy, że nasze wdrożenie powinno mieć miejsce? 
  • Z jakimi zabezpieczeniami w firmie mamy do czynienia? Czy będziemy mieć dostęp do wszystkich danych? Czy są zabezpieczenia, które funkcjonują na poziomie globalnym?
    SAP, czyli system do zarządzania firmą w chmurze, wydaje się prostym w implementacji, ale wymaga nie tylko zaangażowania naszych działów analitycznych, ale także zespołów regionalnych i globalnych, które zarządzają tym rozproszonym systemem. Dlatego w analizie warto uwzględnić obszar, jakim są źródła danych. 

Na tym etapie musimy zebrać wszystkie KPI, z jakich nasza firma korzysta. Niezbędnym jest jednak priorytetyzacja celów. W pierwszej kolejności skupiamy się na najważniejszych KPI i określamy, które dane chcemy analizować. Etap I kończy się wyceną (ile będzie nas kosztować rozwój kompetencji, zakup nowego sprzętu i godziny zaangażowania deweloperów?), która musi zostać zderzona z budżetem. Analiza da nam odpowiedź na pytanie, czy w ogóle wdrożenie MS Power BI w organizacji jest opłacalne. W efekcie będziemy mieć decyzję wdrożeniową.  

#2. Wstępna konfiguracja

Podczas tego etapu bardzo ogólnie zajmujemy się zagadnieniami dotyczącymi liczby użytkowników, ich rodzaju (to wynikowa analizy potrzeb), poziomami dostępu, funkcjami MS Power BI, które nas najbardziej interesują, oraz licencjami, które mamy zamiar kupić. 

Polecamy przeczytać:

blog-small-preview-power-bi-tricks-61defa32d52f5708981615.png

5 trików, które ułatwią pracę w Power BI

Czytaj

W pierwszej kolejności budujemy zespół, który będzie odpowiadał za wdrożenie. Warto też mieć w firmie tzw. ambasadorów wdrożenia. To osoby, które w pozytywny sposób będą wypowiadały się o zmianie i nowym narzędziu. Na tym etapie pojawia się też nowa rola: Power BI Deweloper. Nie bez powodu pojawia się ona w tym momencie – może najwyższa pora, aby przekształcić nasz dział analityczny w bardziej nowoczesny? Funkcja Power BI Dewelopera będzie pełniona przez osoby, które już w niedalekiej przyszłości będą odpowiedzialne za tworzenie raportów w organizacji.

Następnie pobieramy MS Power BI na wszystkich urządzeniach, zarządzamy ustawieniami, dajemy różne poziomy dostępów – najpierw wąskiej grupie, a potem szerszej. 

#3. Szkolenie zespołu analitycznego

W pierwszej kolejności szkolimy wąską grupę analityków w organizacji z tego, jak budować raporty i jak dzielić się nimi z całą organizacją. Szkolenia tego typu są organizowane przez firmy zewnętrzne, które skupiają się na technicznym aspekcie pracy analityków MS Power BI. 

#4. Przygotowanie raportów

Za ten etap odpowiadają osoby, które zostały właśnie przeszkolone z MS Power BI w firmie. Zajmować się będą budowaniem i przenoszeniem raportów z MS Excel do środowiska pracy Power BI. Wszystko odbywa się zgodnie z priorytetyzacją KPI raportów. To ma być ewolucja, a nie rewolucja. Warto więc najpierw zbudować jeden raport z najważniejszymi KPI i systematycznie go budować, a potem następny i kolejny. 

Polecamy przeczytać:

blog-small-preview-power-bi-visualization-62a0b66f79300859778306.png

Jak wizualizować dane w Power BI?

Czytaj

#5. Wdrożenie

To czas na uruchomienie platformy. Mamy już przeszkolonych pracowników i zbudowane raporty, więc możemy je udostępniać szerszej publiczności, czyli wszystkim użytkownikom wcześniej zdefiniowanym. Etap wdrożenia jest momentem, w którym cała organizacja zyskuje dostęp do raportów, co jest wyzwaniem dla firmy w kontekście zarządzania zmianą. Dlatego tu bardzo potrzebna jest pomoc różnych działów, które mają miękkie kompetencje, aby wspierać nowe działania. 

#6. Szkolenia pracowników

Po szkoleniach wąskiej grupy pracowników przechodzimy do szkolenia ludzi, którym są udostępniane raporty. Analitycy w firmie pokazują, w jaki sposób używać raportów, jak czytać dane, jakie wnioski można z nich wyciągać. Szkolenia szerokiej grupy pracowników charakteryzują się tym, że są znacznie mniej techniczne. Skupiają się na tym, w jaki sposób można poruszać się w nowym środowisku pracy – jak się zalogować, jak wyświetlać raporty, jak przełączać się między widokami w MS Power BI. 

#7.  Wsparcie wdrożenia

Po szkoleniach i budowaniu raportów zaczyna się normalna praca w nowym środowisku. Zawsze na początku pojawiają się pytania, wątpliwości, może się zdarzyć, że coś nie będzie działać tak, jak powinno. Warto więc zaplanować w harmonogramie przedział czasowy poświęcony na docierania się z nowym narzędziem. Dodatkowo, dobrze jest stworzyć dział Business Intelligence, tak, aby każdy w organizacji wiedział, do kogo może zgłosić się z konkretnym pytaniem. Po opanowaniu ostatniego etapu wprowadzenia Power BI do organizacji można zająć się jego rozwijaniem i skalowaniem.