Nie ma się co oszukiwać – większość z nas prokrastynuje. A to nierzadko prowadzi do poczucia winy i bycia surowym krytykiem wobec własnego zachowania. Mimo to, wciąż wpadamy w syndrom odkładania pracy na później. Co może być tego przyczyną? Brak dyscypliny? Niechęć do robienia czegoś, co nie sprawia nam przyjemności? A może to kwestia nastawienia? Kiedy znajdziesz powód, dla którego prokrastynujesz, łatwiej ci będzie zastosować techniki, które pomogą zminimalizować tę mało chlubną przypadłość.
Nie daj się oszukać. Prokrastynacja ma wiele twarzy. Przed tobą napisanie tekstu eksperckiego, ale znajdujesz niezliczone powody, aby nie zaczynać pracy? To przykład książkowy. Jednak czy prokrastynacją można nazwać pracę? Nadajesz priorytet różnym rzeczom i odhaczasz zadania? Zaczynasz od np. odpowiedzi na e-maile czy wyczyszczenia skrzynki odbiorczej, ale pozostawiasz duże, złożone projekty na koniec dnia? Na pierwszy rzut oka przecież robisz coś związanego z pracą, możesz czuć, że to przecież coś ważnego i popychasz sprawy do przodu. Ale kluczem do zrozumienia prokrastynacji jest właśnie umiejętne unikanie zadań, które naprawdę mają znaczenie i są ważne.
Wchodząc głębiej w sposób działania mózgu, można stwierdzić, że odkładanie na później wcale nie jest niczym nadzwyczajnym. Ludzki mózg znacznie lepiej radzi sobie z przetwarzaniem konkretnych zadań niż tych bardziej abstrakcyjnych, a bezpośrednie tarapaty, w które wpadamy zaraz przed deadlinem są przecież znacznie bardziej namacalne w porównaniu z tym odległym konceptem korzyści związanych z wykonaniem zadania od razu. Ten krótkotrwały wysiłek (deadline już tuż tuż!) dominuje nad długotrwałymi plusami, co behawioryści nazywają tzw. teraźniejszym uprzedzeniem (present bias). Myśląc w ten sposób, należy oszukać umysł, aby korzyści płynące z działania były większe niż koszty. Nagroda za wykonanie męczącego lub nieprzyjemnego zadania powinna być korzystniejsza niż niepokój czy – jak niektórzy to określają – ból, związany z jego wykonaniem zaraz przed deadlinem.
5 typów prokrastynatorów
Psychologowie zmapowali cechy prokrastynatorów i podzielili je na pięć archetypów:
1. Hedonista – wybiera zrobienie czegoś, co sprawia przyjemność, zamiast skupić się na zadaniu, które musi odhaczyć z listy. Hedoniście często zdarza się wpadać w stresujące sytuacje, które pojawiają się zaraz przed deadlinem, zadanie wykonuje w pośpiechu, aby zmieścić się we wcześniej uzgodnionym terminie.
2. Optymista – osoba zbyt pewna siebie i swoich możliwości. Często nie jest świadoma konsekwencji prokrastynacji, na wszystko patrzy z optymizmem (jakoś to będzie, coś się magicznie rozwiąże, itp.).
3. Pracowita Pszczółka – wykorzystuje bycie ciągle zajętym jako pretekst do prokrastynacji. Ten typ celowo wypełnia sobie kalendarz różnymi zadaniami, aby sprawiać wrażenie osoby wysoko produktywnej, jednocześnie nie wykonując zadań, które wymagają natychmiastowej lub pilnej uwagi.
4. Perfekcjonista – to osoba, która przedkłada jakość i dążenie do doskonałości nad ukończenie projektu. Często też odsuwa start zadania, bo nie ma wystarczająco dużo czasu lub pewności, że wie, jak zrobić najlepszy projekt, aby spełnić swoje wysokie standardy.
5. Męczennik – unika zadań, bo ciągle się zamartwia, że spotka się z porażką lub negatywnymi komentarzami. Ten typ stara się uniknąć zawodu i nie wykonuje zadań ze strachu przed lękiem, co brzmi jak błędne koło.
Co sprawia, że prokrastynujemy?
W jaki sposób osiągnąć stan, w którym świadomie przyjrzymy się analizie korzyści i strat, sprawiając jednocześnie, że plusy z wykonania zadania zawczasu będą większe? Najprościej można to ująć następująco: nagroda za wykonanie męczącego zadania musi być większa niż niechęć z tym związana. A wchodząc głębiej – technika do walki z prokrastynacją zależy od powodu, dla którego zwlekamy z wykonaniem konkretnego zadania. Jakie są więc powody, dla których prokrastynujemy?
#1. Nawyki
Prokrastynacja kojarzy się z brakiem dyscypliny. Prokrastynator woli spędzać czas na czymś przyjemnym niż być zaangażowanym w ciężką pracę. Psychologowie wyjaśniają to w następujący sposób: to brak dobrych nawyków odpowiada za zwlekanie z działaniem. Wiele badań potwierdza, że to właśnie nawyki odpowiadają za doprowadzanie do końca zadań, które wymagają wysiłku, oraz za opieranie się rozproszeniu uwagi.
Zadanie: Jakie reguły, rytuały, nawyki pomagają ci odhaczyć z listy ważne zadanie?
Wskazówka: Konsekwentnie planuj swoją pracę. Skup się na projektach, które są najważniejsze w twojej działalności. To może być przygotowanie strategii biznesowej, przeprowadzenie analizy danych czy napisanie książki. To tzw. praca głęboka. Wykonuj ją regularnie i konsekwentnie każdego dnia w stałych odstępach czasu, aby wyrobić w sobie nawyk. Może to potrwać nawet kilka miesięcy.
Jeśli decydujesz się na pisanie artykułu, to zawsze poświęcaj temu zadaniu określoną liczbę godzin, zaczynając o stałej porze. A jak podejść do zadania, które wykonuje się po raz pierwszy? Przypomnij sobie jakieś wcześniejsze trudne zadanie, które udało ci się pomyślnie zakończyć. Zidentyfikuj kroki, które doprowadziły cię do sukcesu, i spróbuj zaimplementować je do nowego zadania.
#2. Emocje
Nie jest wielkim odkryciem, że unikamy zadań, które wywołują negatywne emocje. W psychologii unikanie jest postrzegane jako remedium na stres. Ale to tylko błędne koło, w które się wpada, próbując uniknąć nieprzyjemnych sytuacji. Ponadto, gdy czujesz przytłoczenie pracą, to bardzo prawdopodobne, że częściej będziesz zwlekać z wykonaniem różnych ważnych dla projektu zadań. W tym stanie nawet proste czynności, takie jak odpowiadanie na e-maile, mogą być przytłaczające i zajmować więcej czasu niż powinny.
Zadanie: Jak się czujesz? Jak oceniasz swoje zdrowie psychiczne? Jakie emocje budzą zadania, których unikasz?
Wskazówka: Zacznij przywiązywać większą wagę do swoich emocji, spróbuj je zidentyfikować i się im przyjrzyj. Oceniaj je w skali 1–10. Może się okazać, że przygotowanie prezentacji dla szefa wywołuje niepokój, niechęć i znudzenie. Następnie zastanów się, jak możesz zminimalizować te emocje.
Jeśli coś cię nudzi – zaplanuj nagrodę za wykonanie zadania, a jeśli potrzebujesz wsparcia – zaangażuj kolegów i koleżanki z zespołu. Jeśli jakieś zadanie wzbudza niepokój, zacznij od tych elementów, na których się najlepiej znasz. To jest tzw. terapia ekspozycyjna: stopniowo dochodzisz do tego, co cię najbardziej przeraża. Wszystko to, co wydaje ci się nie do przeskoczenia, a tym samym opóźnia zakończenie zadania, będzie w zasięgu ręki, gdy wykonasz najpierw te najprostsze kroki.
#3. Wzorce myślowe
Jeśli jednak czujesz, że nie brakuje ci dyscypliny w różnych sferach życia, ale wciąż masz problemy z prokrastynacją, winne mogą być określone wzorce myślowe. Niektóre czynniki poznawcze związane z prokrastynacją są dość uniwersalne – na przykład większość z nas nie docenia złożoności zadań, które mają wydłużone terminy realizacji, podczas gdy inne są bardzo osobiste.
Zadanie: Czy samo przystąpienie do zadania wydaje się trudniejsze niż przejście punkt po punkcie przez kroki do realizacji celu? Czy sprawia ci przyjemność zaangażowanie się w nowy projekt?
Wskazówka: Omiń blokady w swojej głowie. Może do tego posłużyć np. technika odwróconej burzy mózgów. Polega to na tym, aby zastanowić się, co musiałoby się stać, aby zadanie stało się niewiarygodnie trudne. A następnie pomyśl o przeciwieństwach, co sprawi, że poczujesz się mniej zablokowany.
Zadanie może wydać się nieosiągalne, jeśli wyobrazisz sobie, że musisz je wykonać perfekcyjnie, jak ktoś, kogo podziwiasz ze swojego zespołu. Odwrotna sytuacja będzie wtedy, kiedy zaakceptujesz, że możesz się pomylić, ale wykorzystasz swoje mocne strony i własny plan działania.
Inną techniką szybkiego przeformułowania jest zastanowienie się, w jaki sposób zadanie, które odkładasz jest podobne do czegoś, co wykonujesz łatwo i dobrze. Jeśli lubisz pisać posty na bloga, a masz do przygotowania przemówienie, zastanów się, czy możesz pracować nad tymi dwoma zadaniami w ten sam sposób. Kluczem jest zdefiniowanie podobieństw i postępowanie tak, jak w sytuacji, którą się dobrze zna i lubi.
Jak pokonać prokrastynację?
Poznaj pięć szybkich i sprawdzonych sposobów na to, jak zabrać się za zadania, z których startem się zazwyczaj ociągamy.
- Metoda małych kroków
Kluczem do pokonania prokrastynacji jest koncentracja. Często po prostu wymagamy od siebie zbyt wielu rzeczy do zrobienia i dlatego czujemy się tym przytłoczeni. Zacznij więc od wybrania tylko jednego zadania, które odłożysz na później i np. zrobisz je w kolejnym tygodniu. - Zacznij już dziś
Po zmniejszeniu listy zadań zabierz się za nie natychmiastowo. Jeśli masz problem z rozpoczęciem zadania, spróbuj pięciominutowego cudu. - Pięciominutowy cud
Cud polega na postawieniu sobie pytania: jakie działanie mogę podjąć w tej chwili, w ciągu 5 minut, które choćby w najmniejszym stopniu posuną moją sprawę do przodu? Jak już zidentyfikujesz zadanie, ustaw timer na 5 minut i zacznij działać. Badania pokazują, że jak już zaczniemy nad czymś pracować, to jest bardzo prawdopodobne, że skończymy. To tzw. efekt Zeigarnika, który mówi o tym, że niedokończone zadania potrafią mocno utkwić w głowie. Jak widać 5 minut może więc zrobić różnicę. - Godzina mocy
Polega na zrezygnowaniu ze wszystkich rozpraszaczy i skupieniu się na pracy. Możesz zacząć od przerw co 20 minut, następnie wydłużyć je do 30 minut i godziny. Nasz mózg przechodzi przez cykle wzmożonej pracy i potrzeby odpoczynku. Aby więc maksymalizować efektywność pracy, ważne jest szanowanie tego cykl i równoważenie pracy relaksem. - Załóż się!
Powiedz komuś, że pracujesz nad ważnym projektem i załóż się tą osobą, że np. w ciągu tygodnia wykonasz dane zadanie. Jeśli ci się to nie uda, zaproś koleżankę lub kolegę na kawę, lunch lub do kina. To może być całkiem efektywny motywator!
