Czego oczekuje branża IT, czego manager techniczny, a czego sam programista? Aby odpowiedzieć na te pytania, rekruter na bieżąco musi poszerzać swoją wiedzę, zwłaszcza tę związaną ze specyfiką pracy kandydatów i terminologią, stawać się partnerem biznesowym dla organizacji, a także wsparciem merytorycznym dla potencjalnych pracowników firmy.
Rozmawiamy z Agnieszką Pić, Team Leader Zespołu Rekrutacji w Infor, oraz Agatą Żelazną, EMEA Graduate Recruiter Lead w Infor, o tym, co należy zrobić, aby lepiej zrozumieć wymagania pracodawców IT i efektywniej przeprowadzać procesy rekrutacyjne.
W jaki sposób podchodzić do weryfikacji potrzeb kandydatów?
Agata Żelazna: Z poszanowaniem czasu, zarówno kandydata, jak i rekrutera. Dlatego na samym początku należy zweryfikować kluczowe informacje i potrzeby. To przede wszystkim informacje o formie zatrudnienia i oczekiwaniach finansowych. Forma rozliczenia z urzędem skarbowym jest o tyle istotna dla kandydatów, że w niektórych przypadkach jest możliwe uwzględnienie autorskich kosztów uzyskania przychodu, a część firm współpracuje tylko w oparciu o UoP lub tylko na zasadzie B2B. Dlatego już na samym początku, gdy wysyłamy zajawki na LinkedIn warto w pierwszej wiadomości określić te dane oraz dodać garść informacji o samym rodzaju projektu: czy jest to głównie projekt dotyczący utrzymywania już stworzonych produktów IT czy związany z pisaniem nowych funkcjonalności, czy będzie się dołączać do nowego zespołu czy do teamu, który już istnieje, czy sam projekt już się rozwija, czy jest to tzw. greenfield i jesteśmy dopiero na etapie dobierania narzędzi. Sama zajawka powinna być bardzo krótka i obejmować maksymalnie 3–4 linijki. To powinien być tzw. flash, który kandydat jest w stanie przeczytać na telefonie komórkowym w autobusie.
Powiązane kursy:
Agnieszka Pić: Bardzo ważna dla rekrutera jest współpraca z managerem rekrutującym i dokładne sprecyzowanie jego wymagań co do osoby, która do zespołu dołączy, i tego, jakie zadania na tę osobę czekają. Często bowiem zdarza się, że na pierwszy rzut oka może się wydawać, że potrzebujemy seniora, a po rozmowie okazuje się, że zadania, które czekają na kandydata są proste, powtarzalne i poradzi sobie z nimi osoba zaraz po studiach. A to istotna informacja z punktu widzenia budżetu i czasu oczekiwania na takiego pracownika. Dodatkowo, jeśli jest możliwość porozmawiania z kimś z zespołu, to z tego skorzystajmy. Warto zapytać o to, jak pracuje się w zespole, czy z jakich narzędzi się korzysta. To jeszcze bardziej pozwala uszczegółowić obowiązki, zadania i zakres prac.
Co kryje się pod pojęciem nowej jakości rekrutacji? Czy branża IT różni się etapami rekrutacji i komunikacją od innych branż?
Agnieszka: Nasza branża przeszła na spotkania zdalne bardzo łatwo. Szybko też standardem stały się rozmowy techniczne przez komputer z możliwością dzielenia się ekranem. Znikł również problem z dostępnością, bo zarówno manager, jak i kandydat pracują obecnie w większości przypadków z domu. To natomiast, co wyróżnia procesy rekrutacyjne w branży informatycznej, to szybkość ich przebiegu. Wszystko odbywa się podczas dwóch rozmów i zamyka się maksymalnie w 1,5 tygodnia. Mamy do czynienia z kandydatami, którzy są bardzo rozchwytywani i nikt nie będzie tak długo czekał na odpowiedź.
Standardowy proces rekrutacji wygląda następująco:
- screening z rekruterem;
- rozmowa techniczna;
- ewentualnie rozmowa z managerem wyższego szczebla, który też sprawdza miękkie umiejętności.
Agata: Tworzymy również dla kandydatów tzw. best practices, czyli dokument z tipami, jak przygotować się do rozmowy. To zestaw podstawowych zasad, czasem nawet oczywistych, takich jak informacja o tym, że rozmowa będzie odbywać się z włączoną kamerą, więc warto zadbać o to, co znajduje się za nami. To zwrócenie uwagi na porządek, komfort rozmowy i odpowiedni wygląd. Oczywiście nie oczekujemy garnituru, ale piżama też nie jest najodpowiedniejsza. Zawieramy także informacje, czego będzie dotyczyć rozmowa, czyli np. o jakie technologie będzie pytał manager. Czasem także podsyłam zestaw zagadnień, który może pojawić się podczas rozmowy, tak aby kandydat miał możliwość się przygotować. Każdy manager oczywiście różnie prowadzi rozmowę. Natomiast naszym zadaniem jest pomóc kandydatom jak najlepiej podejść do takiego spotkania, które czasem przypominać będzie kolokwium, czasem skupi się na studium przypadku, a czasem – na rozwiązaniu bieżącego problemu.
W kontekście współczesnych kanałów docierania do odbiorców – jak aktywnie poszukiwać kandydatów?
Agata: Wszystko odbywa się głównie drogą elektroniczną – mailowo, ale też przez komunikatory na social media, przede wszystkim przez LinkedIna. Kandydaci w branży IT wręcz preferują taki rodzaj kontaktu i komunikacji w odróżnieniu od np. rozmowy telefonicznej. W ten sposób także kierowana jest informacja zwrotna. Jeśli jej nie będzie, to możemy sobie zaszkodzić jako firma. A biorąc pod uwagę, jak ten rynek jest wymagający, taka wiadomość pójdzie bardzo szybko w eter i istnieje ryzyko, że możemy stracić przyszłych potencjalnych kandydatów.
Czyli informacja zwrotna w branży IT to już standard?
Agnieszka: Tak i musi być konkretna. Powinna zawierać wyjaśnienie, dlaczego kandydat nie przeszedł rekrutacji i czego zabrakło. Jeśli przedmiotem dyskusji są kwestie techniczne, to kandydat powinien dostać konkretny feedback. To może być kwestia doświadczenia i znajomości języka programowania. To nie rekruter formuje informację zwrotną, a manager techniczny. My jako rekruterzy tylko redagujemy te wiadomości i je przekazujemy. Informacja zwrotna trafia do kandydata na każdym etapie, nawet tych początkowych, z tym że wtedy jest to bardzo krótka wiadomość np. oczekiwania finansowe są zbyt duże, nie jesteśmy w stanie ich spełnić, albo manager stwierdził, że brakuje w CV jakichś elementów, które są kluczowe na danej pozycji.
Od czego powinniśmy zacząć poszukiwania kandydata na stanowisko w branży IT?
Agata: Pierwszy etap to doprecyzowanie poziomu stanowiska z managerem – kluczowe jest, czy szukamy juniora czy seniora. Od tego będzie zależała bowiem cała strategia działań. Komunikaty rekrutacyjne do kandydatów na niższe stanowiska będziemy kierować częściej do portali ogłoszeniowych branżowych np. No Fluff Jobs czy Just Join IT. A gdy szukamy kandydatów od tzw. „regulara” w górę, to tylko i wyłącznie direct search. Wciąż także kanałem, którego najczęściej używamy, jest LinkedIn. To jednak nie jedyny kanał. Mamy jeszcze GitHub czy Stack Overflow, a nawet wyszukiwarkę Google. W tym ostatnim przykładzie dzięki metodzie x-ray (tak samo jak poprzez boolean search) wykorzystujemy technologię w zatrudnianiu pracowników. W ten sposób przeszukujemy zasoby dowolnej strony, bez wchodzenia w nią, co pozwala na efektywniejszą rekrutację.
Agnieszka: Sam search i używanie tych wszystkich narzędzi, o których wspomniała Agata, to jest ten moment, kiedy od rekrutera IT najbardziej wymagana jest znajomość technologii, z którymi pracują kandydaci. Przy tym, co my robimy, tworząc tzw. boolean stringi, czyli pisząc komendy wyszukujące do różnych portali, niezależnie czy to będzie x-ray search na Google czy wyszukiwania na GitHubie, czy na LinkedInie, trzeba wiedzieć, czego się szuka i rozumieć, z czym kandydat będzie pracował. Kardynalny grzech, czyli mylenie java z javascriptem spowoduje, że nie dotrzemy do tych kandydatów, do których powinniśmy trafić. Okazuje się, że sama rozmowa z potencjalnym kandydatem jest dużo łatwiejsza niż stworzenie takiej komendy, żeby algorytm nam wyszukał odpowiednich ludzi. Dlatego trzeba być w tym na tyle biegłym, aby wiedzieć, co jest back-endem, a co jest front-endem, który framework zazwyczaj jest używany przy danym języku programowania. Im lepiej jesteśmy w stanie określić, co człowiek, którego szukamy, będzie robił, tym bardziej precyzyjne powinno być to zapytanie do bazy danych. I lepiej będzie, jak nam wyskoczy 10 osób idealnie dopasowanych do naszego zapytania, niż abyśmy mieli się skontaktować z 30, z których 20 nie spełnia wymagań.
Ludzie z branży IT mogą dostawać kilka ofert pracy tygodniowo, więc jak wybić się w takiej branży?
Agata: Nie jest wcale łatwo przekonać kandydatów jakimiś konkretnymi benefitami. Liczą się przede wszystkim dwie kwestie:
- czy projekt jest ciekawy, czyli czy kandydat będzie mieć szansę się wykazać, czy nie będzie się nudził;
- kwestie finansowe, które też są związane z formą współpracy.
To właśnie tymi elementami możemy żonglować, aby móc zapunktować. Jeśli faktycznie wchodzimy w kwestie benefitów, to najlepiej działają te, które zorientowane są na work-life balance np. skrócenie tygodnia pracy, czyli pracujemy 4 dni lub 4,5 dnia, jak również kwestie związane z oferowaniem dodatkowych urlopów np. urlop tacierzyński.
Agnieszka: Pamiętajmy, że rozmawiamy z inżynierami, czyli osobami bardzo konkretnymi. Mało kto wchodzi w kwestie benefitów. Pojawiają się np. kandydaci, którzy mają napisany swój własny algorytm, który wybiera najlepszą ofertę pracy. Dlatego warto przyzwyczaić się do myślenia 0–1, opartego o konkrety. Dla kandydatów na zagranicznych, bardziej dojrzałych rynkach (chodzi tu o sytuację, kiedy nie rekrutujemy w Polsce, a np w UK, Szwecji czy USA), kwestie etyczne są bardzo ważne, czyli wartości firmy, co za nią stoi, kto jest właścicielem firmy i jaki ma wizerunek – te elementy mogą być przyczyną odrzucenia oferty lub powodem jej akceptacji. W Polsce jeszcze ten rynek jest za młody i bardziej traktujemy te kwestie jako różnice kulturowe niż jako trendy w rekrutacji.
Jakie KPI mają rekruterzy w branży IT?
Agata: KPI oczywiście zależą od firmy – czy w ogóle się pojawiają i ile wynoszą. Odchodzi się już natomiast od KPI związanych jedynie z jak największą liczbą zatrudnienia w jak najkrótszym czasie. Bardziej bierzemy tutaj pod uwagę dostarczanie odpowiedniej liczby profili, czyli każdy rekruter musi np. dostarczyć 4–5 wyselekcjonowanych kandydatów na jedno stanowisko. Rekruterzy oczywiście też są rozliczani z liczby zatrudnionych kandydatów, np. minimum 10 kandydatów na kwartał.
Agnieszka: KPI mogą stanowić relację zaprezentowanych kandydatów do zatrudnionych. Jeżeli mamy 3 zainteresowanych i manager wybierze 1, to mamy relację 1:3, co jest modelowym współczynnikiem. Jakościowe KPI mogą być sprawdzane np. poprzez przeanalizowanie, ilu kandydatów zostanie z organizacją po okresie próbnym lub po roku. To też będzie sprawdzeniem, czy np. kandydat był dopasowany do kultury organizacji, czyli że z nią został, bo się dobrze czuł.
Jakościowe KPI możemy też sprawdzać poprzez ankiety i kwestionariusze, które otrzymują managerowie po zakończonym procesie rekrutacji. Wtedy manager ocenia pracę rekrutera i na końcu takiej ankiety jest pytanie, czy manager chciałby dalej pracować z rekruterem, i to też stanowi ocenę. Również kandydat dostaje taką ankietę i dzieli się swoimi wrażeniami w procesie rekrutacji. Ocenia wtedy wszystkie osoby biorące udział w jej przebiegu. Finalną więc oceną pracy jest informacja, czy rekruter otrzyma rekomendację na przyszłość ze strony managera lub kandydata.
Jakie narzędzia przydają się Paniom w pracy?
Agata: ATS, czyli Application Tracking System, który służy do zarządzania rekrutacją poprzez gromadzenie kandydatów na stanowiska pracy, a także pomaga zarządzać całym procesem.
Agnieszka: Trello albo Jira, które bardzo pomagają w zarządzaniu projektami. Świetnie w tych narzędziach widać, który kandydat jest na jakim etapie, kiedy mamy mu wysłać feedback, możemy też dostać powiadomienie, że kandydat jest już trzy dni bez odpowiedzi i trzeba się do niego odezwać. Te narzędzia pozwalają także uniknąć bałaganu i np. kilkukrotnego kontaktu z tym samym kandydatem lub przerzucić jednego kandydata do innej rekrutacji, gdy spełnia wymagania.
