Metoda OKR: jak stosować ją w praktyce? | Szkoła biznesu Laba
should_authorize_via_email
email.input_code tel.input_code
email.code_actual_for tel.code_actual_for
apply_exit_text
session_ended
to_homepage
Blog

Wyszukiwarka

Spis treści:

Metoda OKR: jak stosować ją w praktyce?

Mirosław Suszek, dyrektor pionu opieki ambulatoryjnej w LUX MED, opowiada o tym, jak efektywnie określać cele w firmie i je realizować.

blog-cover-metoda-okr-629fc01b5b664408667797-min-649ae650222db114600926.jpg

Aby odnosić sukcesy, każda firma powinna w swoim zespole mieć ludzi posiadających  kompetencję stawiania celów i następnie ich skutecznej realizacji. Sprawdzonym sposobem jest metoda OKR – Objectives and Key Results (Cele i Kluczowe Rezultaty), która została opracowana w latach 70-tych w firmie Intel przez Andy’ego Grove’a. Mirosław Suszek, dyrektor pionu opieki ambulatoryjnej LUX MED przybliży nam, czym jest metoda OKR oraz wyjaśni, jak i dlaczego warto z niej korzystać. 

Chociaż za twórcę metody OKR uważa się Grove’a, to jej podstawą są prace Petera Druckera. Warto też w tym miejscu wymienić Johna Doerra, również pracownika firmy Intel, który skupił się na popularyzacji tej metody, a po odejściu z korporacji zaprezentował metodę OKR małemu wówczas start-upowi o nazwie Google. Metoda okazała się wielkim sukcesem i pomogła firmie urosnąć do rozmiarów giganta technologicznego. Zapoczątkowało to erę wykorzystywania OKR-ów w definiowaniu i realizowaniu celów w firmach.

Na czym polega metoda OKR? 

Wybór celów strategicznych nie jest łatwy. Nierzadko też, firmy stawiając zbyt dużo celów, nie są w stanie ich wszystkich zrealizować, z uwagi na ograniczone zasoby ludzkie, infrastrukturalne lub finansowe. Aby uniknąć tych błędów, stosuje się właśnie metodę OKR, która pomaga uzyskać koncentrację strategiczną na tym, co jest w danym czasie najważniejsze dla firmy. Okres czasowy w metodzie OKR jest nazywamy kadencjami, które powinny trwać od 3 do 6 miesięcy. Cele muszą więc zostać wybrane w taki sposób, aby można było je zrealizować w jednej kadencji, a to oznacza, że nie może być ich dużo.

Cel jest zawsze jakościowy. Niezmiernie ważnym jest to, aby opis celu był aspiracyjny – motywujący do działania i łatwy do zapamiętania. Natomiast sposób mierzenia czy cel został osiągnięty jest już w oparciu o wybrane mierniki liczbowe, tzw. Kluczowe Rezultaty. Dla jednego celu powinniśmy wypracować od 3 do 5 Kluczowych Rezultatów. Dlaczego? Często osiągnięcie jednego celu jakościowego związane jest z uzyskaniem poprawy wyników w różnych obszarach. Plus jak sama nazwa wskazuje, mierzymy zawsze rezultaty działań.

Jak definiowany jest więc sukces?

W metodzie OKR koncentrujemy się na efekcie, przy elastycznym podejściu w zakresie tego, jak osiągnąć oczekiwany efekt. Znając wartość obecną Kluczowego Rezultatu jako punkt startowy, określamy wartość oczekiwaną Kluczowego Rezultatu, która powinna być ambitna. Wysoki poziom ambitności powoduje uruchomienie dodatkowego potencjału wśród pracowników. Uwalnia kreatywne myślenie, jak osiągnąć skok strategiczny w danym obszarze. 

Największy sukces jest wtedy, gdy osiągnięte są oczekiwane wyniki dla wszystkich Kluczowych Rezultatów. Z drugiej strony, nawet jeśli zespoły nie są w stanie zrealizować każdego Kluczowego Rezultatu na 100%, ale uzyskają duży postęp w stosunku do sytuacji obecnej, to też przyjmujemy, że osiągnęliśmy sukces – to zmniejsza stres i daje poczucie bezpieczeństwa. 

Mamy zadanie: zmierzyć ambitny cel. Jak powinniśmy do tego podejść?

Większość firm ma z pewnością portal dedykowany swoim klientom.

Dla przykładu moglibyśmy więc postawić taki cel: „Wyniki sprzedaży poprzez Portal Klienta będą najlepsze w historii firmy”.

Cel jest ambitny i łatwy do zapamiętania. Pierwsze i kluczowe pytanie: dlaczego sprzedaż via portal jest ważna dla firmy? Cele zawsze wynikają ze strategii firmy, istotny jest kontekst – co firma chce osiągnąć w danym okresie i w jaki sposób portal ma w tym pomóc? Podsumowując, najpierw musimy mieć pewność, że cel jest właściwy, a potem dobrać dla niego odpowiednie mierniki – kluczowe rezultaty. 

Kontynuujemy nasz przykład:

  • Cel: Wyniki sprzedaży poprzez Portal Klienta będą najlepsze w historii firmy! 
  • Kadencja: 6 miesięcy

Kluczowe rezultaty:

  1. Liczba klientów odwiedzających portal wzrośnie z 200 tys. do 350 tys. miesięcznie
  2. Konwersja osób odwiedzających na kupujących wzrośnie z 15% do 18%
  3. Średnia wartość koszyka zakupów wzrośnie z 78 zł do 90 zł
  4. Przychody ze sprzedaży wzrosną z 2,34 mln do 5,67 mln zł

Widać, że firmie zależy aby poprawić wyniki Portalu w każdym z kluczowych aspektów:

  • Ad. 1: komunikacji marketingowej
  • Ad. 2: skutecznego procesu sprzedaży
  • Ad. 3: rozwoju dostępnych produktów
  • Ad. 4: wyników finansowych 

W momencie definiowania OKR-ów zespoły z reguły mają pomysły jak je zrealizować, ale mogą nie mieć jeszcze potwierdzonych, szczegółowych planów. Nie mówimy więc, co dokładnie ma zrobić zespół, aby osiągnąć KR. To jest rola zespołu. W tradycyjnej metodologii prawdopodobnie postawilibyśmy cel, wybralibyśmy wskaźniki oraz określilibyśmy projekty, dzięki którym osiągniemy cel. W metodzie OKR powstaje lista projektów, ale nie jest ona stała, co pozwala na elastyczne dostosowywanie się do zmian, bo kluczowy jest końcowy rezultat.

Przykład: Planowane zmiany w systemie IT okazały się zbyt kosztowne, co spowodowało konieczność szukania innych możliwości realizacji KR, np. poprzez uproszczenia ścieżki zakupowej lub dodanie innej metody płatności. 

W jaki sposób wybrać cele i rezultaty, skupiając się na ograniczonej ich liczbie?

Może to być proces top-down, czyli zarząd ma wizję, co powinna osiągnąć organizacja i to członkowie zarządu określają cele jakościowe. Dobór KR może już w tym przypadku odbywać się w zespołach. Możliwy jest też proces, w którym zespoły wypracowują cele i KR-y. Wciąż jednak zwykle zarząd będzie je akceptował, aby mieć pewność, że kierunek strategiczny jest utrzymany.  

Polecamy przeczytać:

rice-small-preview-6099c06a253e3391148720-min-643ea7bf627f0115374468.png

Kiedy wszystko się pali: ustalaj priorytety jak menedżerowie Intercomu

Czytaj

Jak podejść do monitorowania postępów?

Tak jak w przypadku każdego standardowego zadania, najlepiej, aby za każdy KR była odpowiedzialna konkretna osoba, zgodnie z regułą: jedno zadanie – jedna osoba odpowiedzialna za jego realizację. Podobnie za każdy cel powinien być odpowiedzialny jeden członek zarządu. W tak krótkich kadencjach, w jakich mamy do czynienia w metodzie OKR, raportowanie postępów prac powinno odbywać się odpowiednio często. Wszystko po to, aby na bieżąco reagować na pojawiające się problemy i zmiany w harmonogramach. 

Na co należy uważać, posługując się metodą OKR?

Czasami możliwe jest, aby zrealizować KR w sposób, który jednak nie będzie korzystny dla firmy. Chodzi mi o tak zwaną „grę na wskaźnik”. Możemy np. założyć KR: poprawa rotacji produktów w magazynie o 20%, gdzie rotacja oznacza liczbę dni składowania towaru w magazynie. Ktoś w zespole wpada na pomysł, że jak będzie się wysyłał towary do innych magazynów firmy, to wskaźnik, który należało poprawić – wzrośnie. Niestety, powstaną niepotrzebne koszty transportu. Dlatego warto pamiętać, że skupiamy się na realizacji KR, ale zawsze w sposób, który nie przynosi negatywnych konsekwencji. 

Jakie są wady i zalety metody OKR? Kiedy warto z niej skorzystać i czy pasuje ona do każdej firmy?

Metoda OKR bazuje na empowermencie i kreatywności zespołów. Myślę, że w firmach, w których mamy do czynienia z systemem nakazowo-rozdzielczym może się nie w pełni sprawdzić. 

Pamiętajmy też, że z reguły będziemy mieć do czynienia z różnego rodzaju ograniczeniami dostępności zasobów ludzkich czy finansowych. A pomysłów może być więcej niż możliwości ich realizacji, dlatego tak istotny jest proces priorytetyzacji.  

Polecamy przeczytać:

matryca-eisenhowera-small-preview-5fecb7f25b8ec485930608-min-643ea7d034fa1662597604.jpg

Pilne czy ważne? Jak ustalać priorytety w pracy i życiu prywatnym

Czytaj

Poza tym metoda OKR raczej nie pasuje do długoterminowych celów, takich jak na przykład zbudowanie nowej fabryki, gdzie może to być cel do realizacji w kilka lat. Tu standardowo skupiamy się na okresie w przedziale 3-6 miesięcy. Jeśli jednak przyjmiemy, że zbudowanie fabryki jest skokiem strategicznym, to można by podzielić ten cel na etapy, które będziemy realizować w krótkich kadencjach. Mówiąc inaczej, strategicznymi skokami osiągniemy finalny cel. 

Metoda OKR daje praktyczne wskazówki jak definiować cele i kluczowe rezultaty. Dzięki temu pomaga osiągać koncentrację strategiczną. Opisuje także, w jaki sposób wykonać priorytetyzację i jak monitorować realizację kluczowych rezultatów. Coraz więcej firm z niej korzysta, gdyż w krótkim czasie można skutecznie uzyskać wartościowe zmiany wspierające realizację strategii firmy. 

Dla osób, które chciałyby dowiedzieć się więcej o OKR, polecam stronę: https://okry.pl

Chcesz otrzymać podsumowanie artykułów?

Jeden list z najlepszymi materiałami miesięcznie. Subskrybuj, aby niczego nie przegapić.
Dziękujemy za subskrypcję!
Powiązany kurs:
«HR Manager»
Human Resources
prowadzi Sylwia Słotwińska-Karaś
17 lipca 28 sierpnia
Sylwia Słotwińska-Karaś