Znalezienie właściwych osób na stanowiska w firmie to tylko początek drogi w procesie budowania zespołu. Odpowiedni start w pracy ma kluczowe znaczenie zarówno dla nowozatrudnionych, jak i dla organizacji. Dlatego tak ważne jest po pierwsze znalezienie czasu, a po drugie – odpowiednich narzędzi, które pomogą wprowadzić pracownika w nowe środowisko. Niezbędne jest więc sprawne przeprowadzenie procesu onboardingu.
Co to jest onboarding?
Według słownika najważniejszych pojęć z dziedziny HR stworzonego przez firmę Gartner onboarding to sposób, w jaki nowi pracownicy lub kontrahenci uczą się niezbędnych umiejętności, wiedzy, zachowań oraz poznają wizję, misję i wartości organizacji. Wszystko po to, aby stać się efektywnymi i zaangażowanymi członkami zespołu w firmie.
Proces może dotyczyć strony formalnej, czyli np. wypełnienia niezbędnych dokumentów lub bardziej praktycznych aspektów związanych z nowym stanowiskiem, np. szkoleń z narzędzi, a także wprowadzenia w życie społeczne organizacji po to, aby poznać kulturę firmy.
Istotnym jest, aby rozróżnić onboarding od orientacji. Onboarding pracownika jest zdecydowanie dłuższym procesem (może trwać nawet więcej niż miesiąc) i dotyczy szeroko rozumianego wprowadzenie w obowiązki. Spotkanie orientacyjne natomiast skupia się na zwiedzaniu biura, przedstawieniu współpracowników i zespołu, zapoznaniu się z polityką firmy oraz bezpieczeństwem w miejscu pracy.
Onboarding jest właściwie pierwszym dłuższym i kompleksowym doświadczeniem nowego pracownika z wizją i kulturą firmy i daje możliwość nawiązania emocjonalnej relacji. Dlatego tak ważne jest zapewnienie wszelkich narzędzi i zasobów, które są niezbędne, aby nowy pracownik jak najszybciej stał się pracownikiem efektywnym, przy jednoczesnym wywarciu dobrego wrażenia.
Jak wygląda proces onboardingu?
Aklimatyzacja nowych pracowników w kulturze firmy oraz zapewnienie im wiedzy i zasobów na start zależy od skutecznej strategii wdrażania. Ma ona kluczowe znaczenia w utrzymaniu pracowników, zmniejszeniu rotacji oraz maksymalizacji produktywności. Poznaj krok po kroku jak wygląda proces onboardingu, aby zapewnić nowym pracownikom start, na jaki zasługują.
#1. Preboarding
To etap, od którego zaczyna się onboarding pracownika, jeszcze przed pierwszym dniem w pracy. To coś w rodzaju sneak-peaka, który wzbudza ciekawość, zainteresowanie, ekscytację i sprawi, że nowy pracownik nie będzie mógł doczekać się startu. Skontaktuj się z nowym członkiem zespołu i daj znać, np. że reszta osób nie może się doczekać, aby go poznać.
Idealnie sprawdzą się w tym momencie gadżety firmowe, takie jak butelka na wodę, termos na ciepłe napoje, notes, kalendarz itp. Jeśli jest to możliwe, wyślij mu e-mail z harmonogramem onboardingu po to, aby wiedział, czego może się spodziewać podczas pierwszych dni w pracy, a także dokumenty do wglądu. Daj nowemu pracownikowi czas na spokojne wczytanie się w szczegóły. To też możliwość zadania pytań.
#2. Dokumenty i przestrzeń do pracy
Przywitaj nowego pracownika gotową przestrzenią do pracy oraz sprzętem (komputerem, telefonem, skonfigurowanym adresem e-mail). Wcześniej przygotowane stanowisko pokazuje, że już postrzegasz nowego pracownika jako część zespołu. Zadbaj o przygotowanie dokumentów na start. Wypełnij wszystko, co możesz jeszcze przed pojawieniem się nowego pracownika. Nie chcecie przecież tracić czasu na papierkową robotę. To też sygnał, że traktujesz nową osobę z szacunkiem. Niezbędne będzie przygotowanie np. formularzy dotyczących umowy, opieki zdrowotnej, sposobu płacenia wynagrodzenia, NDA.
#3. Zespół
Pomyślne wdrożenie nowego pracownika do pracy to kolektywne działanie. Oznacza to, że onboarding powinien angażować różnych członków zespołu i firmy, a nie tylko jedną osobę wydelegowaną do tego zadania, np. kierownika ds. rekrutacji czy dział HR. Kluczowe w tej kwestii jest, aby inni pracownicy, zwłaszcza menedżerowie, przełożeni i liderzy wyższego szczebla rozumieli cały proces i byli jego częścią.
Można też poprosić resztę pracowników o podzielenie się opiniami na temat ich pierwszych dni w pracy, co okazało się pomocne, a co mogłoby wymagać jeszcze dopracowania. Właśnie wtedy nowi pracownicy poczują się bardziej komfortowo i będą mieć do czynienia z otwartym miejscem pracy. W końcu rozpoczęcie zadań na nowym stanowisku może być stresujące, zwłaszcza wtedy, kiedy nikt nie wie, kim jest nowy pracownik, ani jaka jest jego rola w zespole. Dobrą praktyką jest wysyłanie wiadomości e-mail i przedstawienie osoby oraz opowiedzenie, w jaki sposób ma się wpisać w dynamikę firmy.
#4. Kumpel z pracy
Przydziel kolegę lub koleżankę z zespołu, których zadaniem będą regularne spotkania i odpowiadanie na wszelkie pytania. Wybierz kogoś, kto jest zaangażowany, otwarty, pozytywny. Idealnym środowiskiem na dzielenie się wątpliwościami będzie ktoś, kto jest w zespole, ale nie jest to bezpośrednim managerem lub przełożonym nowej osoby. To zachęcić nowego pracownika do swobodnych interakcji. Partner z zespołu to osoba, która wprowadzi nową osobę w formalne lub nieformalne zasady (np. kto jest pierwszy w biurze zaparza kawę itp.)
#5. Spotkania z team leaderem
Onboarding pracowników nie kończy po wypełnieniu dokumentów, poznaniu zespołu i ukończeniu szkoleń. Jest to proces, który wymaga cotygodniowych, miesięcznych lub kwartalnych spotkań jeden na jeden z przełożonym. Poświęcony czas służy wsparciu, pomocy, zawiązaniu więzi i lepszemu poznaniu. To możliwość porozmawiania o celach krótko- i długoterminowych oraz planach zawodowych. To też zawsze dobry moment, aby dzielić się wizją i wartościami firmy. To pokaże, jakie są korzenie firmy oraz gdzie organizacja zmierza. Znajdź wartości, które będą wspólne zarówno dla firmy, jak i dla nowego pracownika. Zaproponuj większe zaangażowanie. Jeśli firma komunikuje działania CSR, a pracownik w wolnym czasie pracuje w wolontariacie, warto te elementy połączyć, aby scalić mocniej organizację i pracownika. W końcu zaproś także nowych pracowników na wspólny lunch. To pomoże nowo zatrudnionym pracownikom rozpocząć nawiązywanie kontaktów i budowanie relacji ze współpracownikami.
#6. Stopniowe wprowadzenie do pracy
Nikt nie chce zaczynać procesu onboardingu od zasypania obowiązkami w pracy. Należy złapać odpowiedni balans między wprowadzeniem a dawkowaniem zadań. Stopniowo zwiększaj poziom odpowiedzialności, aby był czas na rozwiązywanie problemów, tłumaczenie, analizę i wprowadzanie poprawek. Warto pamiętać, że definicja sukcesu może różnić się w zależności od organizacji. Dlatego bardzo istotne jest określenie sobie na samym początku celów, oczekiwań, priorytetów i posługiwanie się konkretnymi przykładami, a nie abstrakcyjnym wartościami (np. „najważniejsza jest dla nas jakość”).
Jak zaznajomić nowych pracowników z kulturą organizacji?
Raport firmy Gartner z 2021 roku identyfikuje trzy sposoby, w jakich liderzy HR mogą łączyć nowych pracowników z kulturą organizacyjną podczas onboardingu. Zwłaszcza w środowiskach pracy hybrydowej i rozproszonej, działy HR powinny na bieżąco aktualizować i ulepszać wszelkie inicjatywy, które pozwolą zadbać o sukces pracowników w nowej pracy, a tym samym zadbać o efektywność w organizacji.
Według Lauren Smith, wiceprezes działu HR firmy Gartner, kluczowe jest przeprojektowanie procesu onboardingu w taki sposób, aby kłaść nacisk na budowanie relacji, a nie tylko na szybkie osiągnięcie produktywność pracownika, a także połączenie wartość organizacji z decyzjami, które mają miejsce w biurze i wsparcie rozwoju różnego rodzaju sieci wielofunkcyjnych.
Budowanie relacji zamiast zwiększenia produktywności
Wirtualny onboarding często powoduje odizolowanie nowych pracowników. Szkolenia na żywo zostały zastąpione nagraniami, spotkaniami w online, a rozmowy face-to-face stały się długimi formularzami oraz plikami PDF z najczęściej zadawanymi pytaniami. To rozwiązanie (chociaż sprawdzało się w pandemii) skupia się na byciu produktywnym, ale nie ma nic wspólnego z wchodzeniem w nową kulturę pracy i tworzenie relacji ze współpracownikami.
Należy stwarzać jak najwięcej możliwości na integrację pracowników oraz, gdy praca odbywa się tylko zdalnie – na wsparcie psychologiczne, podczas którego będzie prowadzona nauka higieny pracy. Według badań firmy Gartner, liderzy HR wskazują, że kiedy pracownicy rozumieją i czują się związani z kulturą organizacji, ich efektywność poprawia się nawet o 22%.
Przełożenie wartości na decyzje podejmowane w pracy
Pracodawcy często komunikują swoją misję, wizje i wartości za pośrednictwem różnych kanałów i demonstrują kulturę organizacji. Jednak większość pracowników nie ma pojęcia, jak przełożyć unikatowe wartości marki na to, co powinni robić w swojej pracy na co dzień. Jest to szczególnie trudne dla nowych pracowników, którzy jeszcze mają problem z wymienieniem wartości organizacji, a co dopiero wykorzystaniem ich w interakcjach.
Liderzy powinni demonstrować, jak wprowadzić wartości marki w życie, jak przełożyć je na codzienne zachowanie w miejscu pracy. W środowisku wirtualnym wiele organizacji wykorzystuje do tego animacje, które pokazują nowym pracownikom możliwości zastosowania wartości firmy w podejmowaniu decyzji. W tych symulacjach nowi pracownicy powinni pracować na rzeczywistych scenariuszach biznesowych, wspólnie omawiać odpowiedzi i otrzymywać konstruktywne informacje zwrotne na temat tego, czy posługują się we właściwy sposób kodeksem firmy.
Udostępnianie sieci międzyfunkcyjnej
Pracownicy są bardziej skłonni do pozostania w firmie, gdy czują się związani ze swoimi współpracownikami. Nagłe przejście do całkowicie zdalnego lub hybrydowego środowiska pracy sprawiło, że budowanie relacji ze współpracownikami stało się większym wyzwaniem.
Dlatego tak ważna jest postać mentora podczas onboardingu. Takie osoby mogą w naturalny sposób przekazać kulturę organizacji i udzielić wielu pomocnych wskazówek np. w jaki sposób działają poszczególne zespoły, jak wchodzą ze sobą w interakcje, budując pozytywne relacje z wieloma interesariuszami, a także jak interpretować kulturę organizacyjną w szerszym kontekście.
Checklista onboardingowa: przed startem, pierwszy tydzień, pierwszy miesiąc, pierwsze trzy miesiące
#1. Prestart
#1.1. Wyślij zestaw powitalny nowemu pracownikowi
Zestaw powinien zawierać:
- informacje dotyczące daty rozpoczęcia;
- wymagane formularze do wypełnienia;
- informacje o wizji i misji marki oraz strategii;
- ankietę dotyczącą doświadczenia nowego pracownika;
- podstawowe informacje logistyczne;
- ogólne informacje n/t stanowiska i zadań.
#1.2. Utrzymuj komunikację z nowym pracownikiem
Odpowiadaj na pytania mailowe przed rozpoczęciem onboardingu.
#1.3. Zapisz nowego pracownika na kursy i szkolenia
Kursy wprowadzą nowego pracownika w kulturę i procesy.
#1.4. Przygotuj miejsce pracy i upewnij się, że wszystkie niezbędne zasoby są dostępne i działają
Zadbaj o sprzęt i technologię.
#1.5. Przekaż reszcie zespołu datę rozpoczęcia nowego zatrudnienia
Zachęć członków zespołu do nowego pracownika, upewnij się, aby dostał też powitanie od innych w branży.
#2. Pierwszy tydzień
#2.1. Zaakcentuj przybycie nowego pracownika
Pokaż nowozatrudnionemu, że jest już częścią zespołu np. planując wspólny lunch lub spotkanie po pracy.
#2.2. Poproś nowego pracownika o wypełnienie niezbędnych dokumentów
Przygotuj wcześniej wszystkie dokumenty związane z umową oraz świadczeniami zdrowotnymi.
#2.3. Reaguj na wszystkie wątpliwości, które ma na starcie nowy pracownik
Zaplanuj czas na cotygodniowe spotkania z nowym pracownikiem, aby przeanalizować i rozwiązać problemy. Spotkaj się np. w stołówce, kawiarni lub innej mniej formalnej przestrzeni, aby zbudować atmosferę komfortu.
#2.4. Przedstaw nowego pracownika członkom zespołu
Poproś członków zespołu, aby znaleźli czas na indywidualne rozmowy z nową osobą.
#2.5. Oprowadź nowego pracownika po biurze
Zwiedzanie powinno mieć na celu pokazanie wszystkich funkcyjnych części biura – gdzie jest drukarka, kawa, łazienka z prysznicem, stołówka, taras, wyjścia itp.
#2.6. Przeanalizuj z nowym pracownikiem cele oraz ramy czasowe onboardingu
Upewnij się, że nowy pracownik zna harmonogram wdrożenia i odpowiedzi na wszelkie pytania.
#2.7. Przejrzyj proces, kontakty i źródła informacji, z których nowy pracownik będzie korzystał na start
To wprowadzenie do pracy na danym stanowisku, ułatwienie procesów.
#2.8. Poznaj preferencje nowego pracownika
Umów się na spotkanie, aby poznać styl pracy nowego pracownika (preferencje komunikacyjne, mocne i słabe strony oraz cele zawodowe).
#2.9. Przekaż nowozatrudnionemu pierwsze zadania wyjaśnione w jasny sposób
Zacznij od prostych zadań, aby systematycznie wdrażać w pracę. Umów się na spotkanie kontrolne w pierwszym tygodniu, aby omówić kroki prowadzące do wykonania zadania.
#2.10. Przeanalizuj wspólnie z nowym pracownikiem cele
Przedstaw nowej osobie, jak wygląda proces analizy wyników. Pokaż przykładowy formularz oceny efektywności pracy.
#3. Pierwszy miesiąc
#3.1. Wyjaśnij nowej osobie, w jaki sposób codzienne zadania są powiązane z celami organizacji
Gdy nowy pracownik pozna już swoje obowiązki i strukturę organizacji, przeanalizuj z nim wpływ, jaki ma na rozwój firmy. Zrób to z punktu widzenia pracownika.
#3.2. Przydziel nowemu pracownikowi mentora z zespołu, który pomoże w aklimatyzacji
Wybrana osoba powinna posiadać szeroką wiedzę na temat organizacji i osiągać wysokie wyniki w pracy. Wesprzyj mentora planem onboardingowym oraz listą zagadnień do omówienia.
#3.3. Stwórz plan networkingowy pomiędzy nowym pracownikiem a odpowiednimi osobami w całej organizacji
Plan networkingowy powinien obejmować kadrę kierowniczą wyższego szczebla i innych współpracowników.
#4. Pierwsze trzy miesiące
#4.1. Przygotuj wczesną nieformalną ocenę wyników pracy
Nieformalna ocena powinna być zaplanowaną, ustrukturyzowaną rozmową pomiędzy nowym pracownikiem, a jego przełożonym na temat dotychczasowych wyników. To analiza mocnych i słabych stron i omówienie sposobów na poprawę efektywności. Ten element nie jest częścią oficjalnej analizy wyników. Ma pomóc osiągnąć jeszcze lepsze efekty w oficjalnej ewaluacji i stworzyć plan rozwoju dla nowego pracownika.
Chcesz otrzymać podsumowanie artykułów?
