Na odnajdywanie zagubionych dokumentów spędzamy średnio do 5 godzin tygodniowo, a kilka godzin czekamy na dostęp do plików i odzyskanie haseł do kont. W sumie ten zmarnowany czas kosztuje firmy ponad 1 bilion dolarów rocznie.
Rzeczy pochłaniające godziny pracy denerwują nie tylko pracodawców, ale także samych pracowników. Nikt nie chce brać udziału w niekończących się spotkaniach, gdy gonią terminy. A to nie jedyna sytuacja, która dezorientuje i odwraca uwagę od ważnych zadań.
Zebraliśmy 8 pożeraczy czasu, abyś mógł odnaleźć niepotrzebne zajęcia w swoim harmonogramie i wreszcie znaleźć czas na lunch.
#1. Zaginione dokumenty
Według raportu firmy badawczej Wakefield Research pracownicy spędzają aż 54% czasu pracy, poszukując dokumentów i plików zagubionych w bałaganie chmury, dysku Google lub laptopa. Jednocześnie 81% pracowników stwierdziło, że często nie mogą znaleźć potrzebnego dokumentu w najbardziej odpowiednim momencie – na przykład, gdy menedżer lub klient pilnie prosi o dostęp.
Ciągłe poszukiwanie utraconych plików odbija się zarówno na produktywności pracowników, jak i na przychodach firmy. Według statystyk firmy zatrudniające ponad 1000 pracowników tracą ponad 25 milionów dolarów rocznie, jeśli pracownicy o średniej rocznej pensji wynoszącej 80 000 dolarów spędzają 2,5 godziny tygodniowo na wyszukiwaniu plików.
Dlaczego pliki giną i jak zorganizować pracę z nimi
Pracowniczy trik: utwórz w przeglądarce folder służbowy (na przykład Ważne dokumenty) i dodaj do niego dokumenty, do których najczęściej wracasz w ciągu dnia pracy
#2. Regularne rozmowy ze współpracownikami
Według wyników ankiety przeprowadzonej wśród 2000 amerykańskich pracowników, 72% z nich stwierdziło, że to właśnie krótkie, nieformalne rozmowy sprawiają, że życie biurowe jest w miarę znośne.
Zalety small-talków: tworzenie komfortowej atmosfery w biurze, brak hierarchii podczas nieformalnego dialogu, możliwość oderwania się od obowiązków. Ponadto rozmowy przy ekspresie do kawy mogą rodzić świetne pomysły.
Jednak długie i zbyt częste krótkie rozmowy mogą zaszkodzić firmie tak samo, jak nieskończone poszukiwanie zagubionych plików. Pracownicy w USA spędzają na krótkich rozmowach do 2 godzin dziennie. W rezultacie straty finansowe dla firmy z powodu jednego takiego pracownika wynoszą około 12 tysięcy dolarów rocznie.
Jak znaleźć balans między rozmowami a pracą
Biorąc pod uwagę korzyści płynące z krótkich rozmów dla produktywności i budowania zaufania w firmie, nie warto całkowicie z nich rezygnować. Jednak zbyt długie pogawędki mogą zaszkodzić naszej produktywności. Na przykład, jeśli twoja rozmowa z kolegą o 200 ulubionych grach wideo na Steamie przeciągnęła się na 40 minut i zapomniałeś o spotkaniu z menedżerem.
Albo pracujesz w dużej firmie – w biurze z ponad 200 pracownikami rozmieszczonymi na kilku piętrach. Na każdym piętrze spotykasz kolegę i chętnie wymieniacie się nowinkami, chociaż masz już naglący deadline.
Podczas ważnych zadań zalecamy jednak nie rozpraszać się krótkimi rozmowami, a odpocząć przy nich później. Aby koledzy nie czuli się urażeni, możesz używać takich fraz:
- „Świetny pomysł, całkowicie się zgadzam. Teraz muszę zamknąć kilka ważnych spraw, więc może omówimy to potem?”
- „Też masz napięty poniedziałek? Myślę, że taki ciekawy temat warto odłożyć i omówić na spokojnie jutro.”
Nieformalne rozmowy z kolegami są zawsze przyjemne, dlatego możesz nawet planować je w swoim kalendarzu. Jeśli dzień zapowiada się bardzo intensywnie, możesz wcześniej zaplanować tylko jedną rozmowę przy ekspresie do kawy lub zostać w domu.
#3. Zbyt częste zgadzanie się na prośby kolegów o pomoc
Jako odpowiedzialna osoba nie widzisz problemu w pomaganiu kolegom. Jeśli jesteś menedżerem, czujesz jeszcze większe zobowiązania wobec zespołu, rozumiejąc, że musisz prowadzić, mentorować i inspirować.
Dlatego na pytanie „Masz chwilkę?” jesteś gotów odłożyć swoje zadanie i wysłuchać drugiej osoby. Jednak w rzeczywistości krótkie wyjaśnienie może przerodzić się w 20 minut szczegółowego tłumaczenia. Po tym możesz czuć irytację, bo zostałeś rozproszony i teraz trudno jest znowu skupić się na swoim zadaniu. A co, jeśli w Twoim zespole jest 10+ osób, które mają do ciebie wiele pytań w ciągu dnia?
#4. Niekończące się i wyczerpujące spotkania na Zoomie
Powszechne zmęczenie Zoomem stało się nowym antytrendem w globalnym środowisku pracy, który zaczął się rozprzestrzeniać podczas pandemii, kiedy wszyscy pracowali zdalnie. Oprócz tego, że spotkania mogą zajmować dużo czasu, powodują także psychiczne zmęczenie. W szczególności trudno jest nieustannie widzieć siebie w czasie rzeczywistym i utrzymywać intensywny kontakt wzrokowy z rozmówcą.
Lepszą praktyką jest, gdy spotkanie jest dobrze zarządzane, ma agendę, zaproszeni uczestnicy są rzeczywistymi interesariuszami, a project manager lub asystent AI prowadzi notatki ze spotkania. Jednak najczęściej spotykamy się z przeciwną sytuacją – i bardzo się denerwujemy, ponieważ nieefektywne spotkanie zabiera nasz czas na obiad.
Jak radzić sobie ze zmęczeniem Zoomem:
- Ustal jasny cel i agendę spotkania. Przed każdym spotkaniem określ jego cel i przygotuj agendę. Upewnij się, że każdy uczestnik wie, czego się spodziewać i jakie będą omawiane punkty.
- Ogranicz czas spotkań. Staraj się, aby spotkania trwały maksymalnie 30-45 minut. Jeśli potrzebujesz więcej czasu, rozważ podzielenie spotkania na dwie krótsze sesje.
- Zapraszaj tylko niezbędne osoby. Upewnij się, że na spotkaniu są tylko ci, którzy muszą w nim uczestniczyć. Unikaj zapraszania osób, które nie są bezpośrednio zaangażowane w omawiane tematy.
- Ustal zasady uczestnictwa. Zachęcaj uczestników do wyłączania kamery, gdy nie muszą aktywnie uczestniczyć, aby zmniejszyć zmęczenie wizualne. Możesz także ustalić krótkie przerwy, aby każdy miał chwilę na odpoczynek.
- Wykorzystuj narzędzia do notatek. Korzystaj z narzędzi do automatycznego zapisywania notatek ze spotkań, aby każdy uczestnik miał dostęp do najważniejszych punktów i zadań do wykonania po spotkaniu.
Jak przestać marnować czas na nieefektywne spotkania na Zoomie
- Priorytetyzuj tylko te spotkania, które naprawdę dotyczą ciebie i twoich projektów. Nie bój się powiedzieć project managerowi, że pewne spotkanie nie wymaga twojego udziału, a ty masz ważne zadania zaplanowane na ten czas. Zamiast tego, zaproponuj dołączenie do spotkania kolegom, którzy będą cię reprezentować – dla nich to okazja do zdobycia nowego doświadczenia.
- Wprowadzenie dnia bez spotkań na Zoomie. To dobry przykład dla firm, które chcą zachować równowagę psychiczną, elastyczność i koncentrację pracowników na bieżących zadaniach. Wśród międzynarodowych firm, które już wdrożyły taką inicjatywę, są Shopify, ESI Group i Accenture.
#5. Brak dostępu do plików, folderów i haseł
Wiele organizacji – zarówno dużych, jak i małych start-upów – opiera się na obszernym obiegu dokumentów w chmurze oraz na ekosystemie aplikacji webowych typu Asana, Notion, Slack, HubSpot i innych. Problemy z uzyskiwaniem dostępu pojawiają się zarówno u obecnych pracowników, jak i nowych kolegów.
Najczęstsza sytuacja: Należy wysłać klientowi kontrakt i fakturę w ciągu 2 godzin, trzeba spojrzeć na ostateczne obliczenia – i czekasz te 2 godziny, aż uzyskasz dostęp do pliku z kalkulacjami. W rezultacie okazuje się, że kalkulacja jest błędna, trzeba wszystko przerabiać, a czas już minął.
Nowi pracownicy mogą mieć podobną sytuację: osoba cały dzień czeka, aż otrzyma wszystkie dostępy do platform i narzędzi. Nawet po otrzymaniu wszystkich haseł, ludzie często ich nie zapisują i zapominają, a potem wielokrotnie zwracają się do swojego menedżera lub PM-a z prośbą o przywrócenie kont lub dostępów.
Ogólnie rzecz biorąc, według badań firmy zajmującej się cyberbezpieczeństwem Yubico: czas, który pracownicy spędzają na resetowanie i odzyskiwanie swoich haseł, kosztuje firmę około 5,2 mln dolarów rocznie (przy założeniu 15 tys. pracowników).
Jak optymalizować udzielanie dostępu pracownikom
Stworzenie elastycznego i efektywnego systemu dostępności plików i aplikacji dla wszystkich pracowników wymaga czasu, szczególnie w dużych firmach. Jednak jest to operacyjna praca, która musi być wykonana i w przyszłości pozytywnie wpłynie na ogólną produktywność wszystkich działów.
- Onboarding nowego pracownika: Powinien obejmować udzielanie dostępu do wszystkich niezbędnych plików i narzędzi. Najlepiej, aby za to zadanie odpowiadała jedna osoba – HR (który przeprowadza onboarding) lub PM projektu, do którego dołącza nowicjusz.
- Bezpieczne przechowywanie haseł: Eksperci ds. cyberbezpieczeństwa nie zalecają przechowywania haseł w chmurowym dokumencie, do którego może być swobodny dostęp. Istnieją dobre rozwiązania dla zespołów o różnych rozmiarach: usługi 1Password, LastPass lub RoboForm pozwalają użytkownikom przechowywać nieograniczoną liczbę haseł na swoim koncie, do którego dostęp jest zablokowany jednym master-hasłem. Firmy mogą wybrać odpowiedni dla siebie plan subskrypcji i uzyskać wymaganą liczbę licencji.
Powiązane kursy:
#6. Zasypywanie kolegów zadaniami i chaotyczne wyjaśnianie wszystkiego
Możliwe, że terminy są palące lub trzeba pilnie się odciążyć – i chaotycznie delegujesz zadania kolegom, nie wyjaśniając dokładnie istoty i szczegółów zadania. Ludzie zaczynają się mylić, ciągle wracają do Ciebie po dodatkowe wyjaśnienia, co jeszcze bardziej rozprasza i irytuje.
Jak prawidłowo delegować zadania
Zbierz potrzebne materiały, wyznacz odpowiedzialnych i dla każdego poświęć czas na wyjaśnienie zadania. Deleguj zadania, omawiając wszystkie szczegóły prosto i przystępnie – tak, abyś mógł spokojnie czekać na satyskacjonujący wynik.
#7. Brak odpoczynku podczas pracy
Aby znaleźć czas na obiad, warto pracować z przerwami na odpoczynek (szach i mat).
Spotkania odbywały się jedno po drugim, w końcu się skończyły, a teraz trzeba przejrzeć dokumentację projektową na 20 stron lub przeczytać artykuł na 18 tysięcy znaków. Nie da się delegować zadań, a oczy już wychodzą ci z orbit od nagłego przełączania się z jednej sprawy na drugą bez odpoczynku. Z powodu ogromnego obciążenia produktywność spada — i zadania zajmują więcej czasu niż zwykle.
Jak prawidłowo odpoczywać, pracując
Amerykański psycholog Alex Soojung-Kim Pang jest przekonany, że człowiek może osiągnąć więcej, robiąc mniej. Pisze o tym w swojej książce „Rest: Why You Get More Done When You Work Less".
Nawet gdy nie jesteśmy skoncentrowani na zadaniach, nasz mózg nadal wykonuje pewną pracę – analizuje, przetwarza nowe informacje, generuje pomysły. Najbardziej innowacyjne z nich często przychodzą nam do głowy właśnie podczas odpoczynku. Dlatego warto tworzyć momenty spokoju w ciągu dnia pracy.
Na przykład, możesz co tydzień rezerwować w kalendarzu okienko „focus time", a koledzy będą wiedzieć, że w tym czasie nie należy Cię niepokoić. Jeśli masz możliwość samodzielnego planowania obciążenia, planuj do 10 minut odpoczynku po każdym obszernym zadaniu.
Przydatnym sposobem jest również 30-minutowa drzemka między zadaniami. Ważne jest, aby podczas krótkiego leżenia z zamkniętymi oczami nie myśleć o niczym ważnym. Krótkotrwały odpoczynek pomaga odzyskać siły i odciążyć mózg.
#8. Perfekcjonizm
Co zaskakujące, perfekcjoniści mogą znacznie opóźniać terminy. Na przykład, udoskonalają prezentację do perfekcji, mimo że jest już właściwie gotowa.
Jak czerpać korzyści z bycia perfekcjonistą?
Pamiętaj, że możesz wykonać jedno zadanie na 100% lub trzy zadania na 90%. Nie warto rzucać się od razu na najciekawsze zadanie, aby doprowadzić je do perfekcji. Lepiej priorytetyzować wszystkie zadania na tydzień, zaplanować je i równomiernie rozłożyć swoją energię.
Perfekcjoniści zazwyczaj są również generatorami kreatywnych pomysłów, ponieważ dostrzegają potencjał do udoskonalenia każdego projektu. Kluczowe jest, aby nie podejmować się realizacji samodzielnie, ale zaangażować zespół i inspirować swoich kolegów.
Chcesz być na bieżąco?
